Wenn Sie Ihre Kunden-, Mitarbeiter- und Drittparteiendossiers auf GDPRWise durchgesehen haben, empfehlen wir Ihnen die folgenden Schritte, um Ihre harte Arbeit sinnvoll zu nutzen!

  • Lassen Sie den Inhalt Ihrer Unterlagen von einem Kollegen überprüfen, um sicherzustellen, dass sie den Umgang Ihres Unternehmens mit personenbezogenen Daten korrekt wiedergeben.
  • Die Datenschutz-Grundverordnung schreibt vor, dass datenschutzbezogene Anfragen über einen datenschutzspezifischen Kommunikationskanal erfolgen müssen. Daher ist es am besten, einen Alias für die Mailbox privacy@yourcompany zu erstellen. Sobald der Alias eingerichtet ist, teilen Sie dies GDPRWise mit, indem Sie den Alias auf dem Bildschirm Mein Unternehmen > Details im Abschnitt Datenschutzpostfach eintragen. Dadurch wird sichergestellt, dass diese Datenschutz-E-Mail-Adresse in die von GDPRWise erstellte Datenschutzrichtlinie aufgenommen wird und nicht die E-Mail-Adresse Ihres Datenschutzkoordinators.

Sie sind nun bereit, Ihre GDPR-Dokumente zu erstellen:

  1. Generieren Sie Ihre Datenschutzrichtlinie aus dem Bildschirm GDPR-Dokumente und laden Sie die RAW-HTML-Version herunter, damit sie in das CMS Ihrer Website integriert werden kann. Bitte belassen Sie den Verweis auf GDPRWise in der Fußzeile, damit Ihre Kunden sehen können, dass Sie von Profis unterstützt wurden.
  2. Stellen Sie sicher, dass Sie in ALLEN Ihren Mitteilungen auf Ihre Datenschutzrichtlinien verweisen:
    • Auf Ihrer Website sollte Ihre Datenschutzrichtlinie auf allen Seiten verfügbar sein, am besten in der Fußzeile.
    • Ihre E-Mails sollten immer eine Fußzeile haben, die auf Ihre Datenschutzrichtlinie verweist. Sie können diese E-Mail-Fußzeilenvorlage als Ausgangspunkt verwenden
    • Ihr Newsletter muss auf Ihre Datenschutzrichtlinien verweisen und zusätzlich eine Abmeldeoption enthalten.
    • Ihre Social-Media-Seiten sollten auf Ihre Datenschutzrichtlinie verweisen, z. B. im Abschnitt „Über“.
    • Marketingmaterialien in digitaler und gedruckter Form sollten ebenfalls auf Ihre Datenschutzrichtlinie verweisen.
  3. Wenn Sie Allgemeine Geschäftsbedingungen haben, verweisen Sie bitte auf Ihre Datenschutzpolitik, da der Schutz der Privatsphäre der Personen, mit denen Sie interagieren, ein zentraler Aspekt Ihrer Tätigkeit ist.
  4. Es ist ratsam, alle Ihre Kunden durch ein Mailing darüber zu informieren, dass Ihre Datenschutzpolitik aktualisiert wurde. Auf diese Weise kann niemand im Nachhinein behaupten, er habe nichts davon gewusst. Dies ist auch ein guter Moment, um zu betonen, dass Sie ein datenschutzbewusstes Unternehmen sind. Da Sie nur bestehende Kunden per E-Mail anschreiben, müssen Sie nicht um Zustimmung für dieses Mailing bitten.
  5. Wenn Ihr Personaldossier über Prozesse verfügt, generieren Sie Ihre Datenschutzrichtlinie für das Personal über den Bildschirm GDPR-Dokumente und laden Sie die PDF-Version herunter. Leiten Sie dies an alle Ihre Mitarbeiter weiter, um sie darüber zu informieren, dass sich Ihre Datenschutzpolitik in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten geändert hat. Wir empfehlen Ihnen, die PDF-Datei künftig als Anhang zu Ihren Personalverträgen beizufügen.
  6. Laden Sie Ihr GDPR-Register vom Bildschirm GDPR-Dokumente herunter und bewahren Sie es an einem sicheren Ort auf. Sie werden dieses Dokument benötigen, wenn die Aufsichtsbehörde es anfordert
  7. Sie sollten auch diejenigen Kollegen schulen, die mit Kunden oder Mitarbeitern zu tun haben. Auf unserem YouTube-Kanal finden Sie unsere Schulungsvideos. Wenn Sie Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an uns, um weitere Informationen zu erhalten.
  8. Im Hinblick auf die Sicherheit ist es ratsam, eine regelmäßige Überprüfung vorzunehmen. Unsere Wissensdatenbank gibt Ihnen dazu Ratschläge: Datensicherheit – was zu beachten ist.
  9. Ihre „betroffenen Personen“ haben Rechte, z. B. das Recht auf Auskunft, so dass Ihr Unternehmen über die entsprechenden Verfahren verfügen sollte. Die zuvor eingerichtete Privacy Mailbox kann als Anlaufstelle für diese Anfragen dienen. Auf jede eingegangene Anfrage sollten Sie umgehend antworten und nach den festgelegten Regeln vorgehen. Bitte konsultieren Sie unsere Wissensdatenbank zum Thema “ Data Subject Requests“.