Modèle de politique GDPR pour les petites entreprises
Les lois sur la protection de la vie privée qui obligent les entreprises à se doter de politiques de confidentialité s’appliquent aux entreprises de toutes tailles. En tant que petite entreprise, vous êtes tout aussi responsable de toute violation de données ou de toute mauvaise manipulation des données qu’une multinationale de plusieurs milliards de dollars. Vous avez sûrement des clients, avec lesquels vous correspondez, alors voilà : Les personnes avec lesquelles vous traitez ont des noms et des adresses électroniques et, par conséquent, vous traitez des données personnelles et vous devez avoir une politique de confidentialité.
Cet article explique comment créer et publier une politique de confidentialité.
Modèle de politique GDPR pour les petites entreprises
Notre logiciel de conformité au GDPR pour les PME vous permettra de générer une politique de confidentialité pour le site de votre petite entreprise. Suivez ces quelques étapes faciles :
1. Sélectionnez votre secteur d’activité
2. Confirmez vos processus d’affaires
3. Créez vos politiques de confidentialité
4. Nos mises à jour vous permettent de rester dans le vert
Modèle de politique GDPR pour les petites entreprises – rédiger un modèle de politique GDPR pour votre entreprise est une tâche complexe, envisagez donc d’utiliser notre logiciel de conformité GDPR, pour vous faciliter la tâche. En quelques étapes simples, obtenez votre modèle de politique de confidentialité GDPR prêt à être mis en œuvre sur votre site.
Notre générateur de politique de confidentialité permet de créer facilement une politique de confidentialité pour votre petite entreprise.
Pourquoi avez-vous besoin d’une politique de confidentialité pour votre petite entreprise ?
Même les petites entreprises ont besoin d’une politique de confidentialité pour un certain nombre de raisons :
(1) Les politiques de confidentialité sont requises par la loi et vous protègent donc de toute responsabilité et (2) elles vous permettent d’informer vos clients, vos fournisseurs et votre personnel sur la manière dont vous utilisez leurs informations personnelles.
La loi vous oblige à avoir une politique de confidentialité.
Si vos clients doivent vous communiquer des informations personnelles pour acheter votre produit ou service, vous êtes tenu par la loi de publier une politique de confidentialité sur votre site web ou d’en avoir une dans vos bureaux ou votre magasin.
Les informations personnellement identifiables sont un terme général pour toute information qui peut être utilisée pour trouver, contacter ou identifier une personne. Il comprend les éléments suivants, mais ne s’y limite pas :
- Noms complets
- Dates de naissance
- Adresses physiques
- Tout type de numéro d’identification national
- Adresses IP
- Numéro de téléphone
- Noms d’écran ou pseudos
- Adresse électronique
- Numéros de cartes de crédit
Protection de la responsabilité par une politique de confidentialité
Vous devez traiter les données dans le respect de la vie privée et des lois locales. Cela signifie que vous devez mettre en œuvre les bons processus, procédures et politiques internes afin que votre entreprise garantisse la confidentialité et la sécurité des données personnelles. Sachez que, si un client pense que vous ne protégez pas sa vie privée d’une manière conforme à la législation, il peut facilement déposer une plainte officielle auprès des autorités locales. Ces autorités sont obligées d’enquêter sur cette question. Vous pourriez être tenu responsable, ou du moins devoir vous battre en justice, ce qui pourrait être coûteux et prendre beaucoup de temps.
Les petites entreprises sont celles qui ont le plus à perdre lorsqu’elles ne répondent pas aux attentes de leurs clients en matière de protection de la vie privée, car elles dépendent souvent d’une clientèle plus petite et plus régionale.
Une politique de confidentialité explique comment vous allez traiter les informations et informe les utilisateurs de ce qu’ils peuvent et ne peuvent pas faire. Les visiteurs de votre site web peuvent ensuite décider en toute connaissance de cause s’ils veulent ou non faire affaire avec vous. En même temps, un client a moins de chances d’intenter un procès contre vous s’il a accepté votre politique de protection de la vie privée et s’il vous donne en conséquence la permission de traiter ses données personnelles conformément aux déclarations de votre politique de protection de la vie privée.
Comment créer une politique de confidentialité pour votre petite entreprise
L’ajout des clauses de base suivantes à votre politique de confidentialité vous aidera à respecter les lois actuelles sur la protection de la vie privée. Outre la rédaction d’une politique de confidentialité conforme aux règles, vous devez également la mettre à la disposition de vos clients et vous assurer qu’ils en acceptent les conditions.
Clauses obligatoires dans une politique de confidentialité
Lorsque vous rédigez votre modèle complet de politique GDPR pour les petites entreprises, commencez par ces parties importantes.
Identification de votre entreprise et de son rôle
Toute politique de confidentialité doit commencer par indiquer qui est la société qui traite les données et en quelle qualité / rôle elle le fait.
Le type d’informations que vous recueillez
C’est ici que vous indiquerez aux clients exactement quelles informations vous collectez et pourquoi.
La partie « quoi » est assez simple : noms, adresses, adresses électroniques et informations de paiement.
La partie « pourquoi » nécessite souvent une réflexion et l’avis d’un expert. Le GDPR exige que vous décriviez la finalité commerciale de tout traitement de données et que vous vous assuriez que vous disposez d’une base juridique documentée pour ce traitement. Consultez notre base de connaissances pour plus d’informations sur ce sujet.
Dans cette partie, il est préférable d’être trop précis que d’être vague. Notez que le GDPR exige que le langage et la structure soient simples afin d’être facilement compris. La meilleure façon d’expliquer aux clients le type d’informations dont vous avez besoin et que vous attendez d’eux est de rester simple.
Comment les données sont recueillies
Vous devez documenter la manière dont vous recueillez les informations dans la même clause que les types d’informations que vous recueillez, ou vous pouvez la placer dans sa propre clause.
Cette clause changera en fonction du type d’entreprise que vous avez. Assurez-vous simplement de dire aux gens comment vous obtenez leurs informations, que ce soit de leur part ou de la part d’un tiers.
Informations que vous partagez ou divulguez
La plupart des entreprises partagent, ou transmettent, certaines informations dans le cadre de leurs activités commerciales. Par exemple, les entreprises transmettent à leur comptable les factures sur lesquelles figurent les noms des clients. Les entreprises utilisent également toutes sortes d’outils en nuage ou SAAS pour les aider à gérer leurs affaires. Par exemple, un outil CRM en nuage pour les aider à gérer les données de leurs clients et le processus de vente. Étant donné que l’outil en nuage ou SAAS n’appartient pas à l’entreprise mais à un tiers, les données sont entièrement ou partiellement partagées avec ce tiers.
Veillez à informer vos utilisateurs des tiers auxquels vous faites appel, afin qu’ils puissent prendre une décision éclairée quant à l’impact sur leur vie privée.
Vos clients ont des droits
Le GDPR a fait en sorte que les consommateurs aient désormais des droits lorsqu’il s’agit de leurs données. L’un de ces droits est de pouvoir consulter et modifier ses informations personnelles. Dans le modèle de politique GDPR de votre petite entreprise, vous devez non seulement informer les clients de leurs droits, mais aussi expliquer comment ils peuvent faire valoir ces droits. Consultez notre base de connaissances pour plus d’informations sur ce sujet.
Mesures de protection et de sécurisation des données
Les clients doivent être rassurés sur la manière dont vous assurez la sécurité de leurs informations. Il n’est pas nécessaire d’entrer dans les détails, car cela pourrait fournir des informations à des pirates potentiels, mais vous devez décrire les mesures générales que vous prenez pour assurer la sécurité.
Assurez-vous que ce que vous dites que vous faites pour protéger les données est bien ce que vous faites.
Procédures d’exclusion
De nombreux pays ont des lois qui restreignent l’envoi de courriers électroniques non sollicités ou spam. Vous devez donner aux clients la possibilité de refuser ces communications. Si vous ne le faites pas, vous pourriez être tenu pour civilement responsable et devoir payer des amendes.
De plus, c’est juste une chose agréable à faire. Si un client a acheté quelque chose chez vous une fois et qu’il ne veut plus entendre parler de vous, le fait de lui donner un moyen de le dire contribue à votre bonne volonté. Vous pensez peut-être que les promotions sont un moyen de gagner de l’argent, mais être gentil avec les clients vous aide aussi à prendre de l’avance sur votre marché.
Votre politique de confidentialité doit expliquer comment cesser de recevoir des spams ou des promotions si vous ne le souhaitez pas. Donnez aux clients un numéro de téléphone ou une adresse électronique qu’ils peuvent utiliser pour vous contacter, s’ils ne veulent pas avoir de nouvelles de vous.
Modifications/mises à jour de la politique et notification de ces modifications
Au fur et à mesure que les lois et vos pratiques en matière de confidentialité évoluent, il est probable que vous devrez modifier votre politique de confidentialité. Notez-le dans votre politique de confidentialité afin de ne pas prendre les clients par surprise.
L’obligation de notifier les changements est utile. Vous pouvez le faire en leur envoyant un courriel, en utilisant des bannières publicitaires ou en plaçant une annonce en haut de votre politique de confidentialité.
Politique de confidentialité accessible
Votre politique de confidentialité doit toujours être facile à trouver. Un moyen courant de le faire est de créer un lien vers votre politique de confidentialité, au moins dans le pied de page du site web.
Vous pouvez également placer un lien vers votre politique sur les pages où les gens s’inscrivent, passent à la caisse, s’inscrivent pour recevoir des courriels, et à d’autres endroits où des informations personnelles sont recueillies.
Résumé des éléments à inclure dans un modèle de politique de confidentialité pour les petites entreprises
Les petites entreprises ont plus à perdre en cas de violation de leurs données ou de malentendus avec les clients. Une politique de confidentialité bien rédigée est un bon moyen de commencer à protéger les informations personnelles de vos clients, et vous aidera à mieux protéger les informations.
Gardez ces quatre aspects à l’esprit lorsque vous rédigez votre politique de confidentialité :
- Ne demandez pas plus de détails que nécessaire. Ne demandez pas la date de naissance d’un client si vous n’en avez pas besoin pour l’aider. Moins d’informations personnelles signifie moins de travail pour en assurer la sécurité et en garder la trace.
- Soyez bref. Aujourd’hui, les gens sont de plus en plus attentifs aux informations qu’ils donnent aux entreprises et à la manière dont elles sont utilisées. Si vous rédigez une politique de confidentialité peu claire ou plus compliquée qu’elle ne doit l’être, ils seront méfiants et moins enclins à faire affaire avec vous.
- Adaptez-le à votre activité. Différents types d’informations sont recueillis par un centre de fitness et un cabinet comptable. Assurez-vous que votre modèle de politique GDPR pour petites entreprises est adapté à votre activité et aux informations que vous collectez.
- Mettre en œuvre de bonnes pratiques d’information. Une politique de confidentialité vous donne une bonne base et vous aide à établir des relations plus solides avec vos clients. Toutefois, cela ne vous sera d’aucune utilité si vous ne protégez pas vos systèmes des virus et ne vous assurez pas qu’ils sont sécurisés.
Notre logiciel de conformité au GDPR pour les PME peut générer tout document requis par le règlement GDPR :
Votre politique de confidentialité que vous devez mettre sur votre site web, la politique de confidentialité pour vos employés qui doit être dans un fichier séparé, un accord de partage des données et un registre GDPR.
