Immobilienunternehmen und GDPR

Unsere Kunden aus der Immobilienbranche fragen uns oft, wie lange sie Informationen nach Abschluss eines Geschäfts aufbewahren können.

Zunächst einmal ist es großartig zu sehen, dass auch kleine Unternehmen beginnen, diese Art von Fragen zu stellen, gut gemacht!

Je länger Sie Daten aufbewahren, desto größer ist das Risiko, dass sie offengelegt werden. Daher besagt die DSGVO, dass personenbezogene Daten nur für einen angemessenen Zeitraum aufbewahrt werden sollten und niemals länger als für den ursprünglichen Zweck erforderlich.

Immobilienunternehmen und GDPR, Überlegungen

Wenn also eine Immobilie verkauft oder vermietet wurde, erlischt der ursprüngliche Zweck, zu dem Sie die Daten erfasst und veröffentlicht haben. Die von Ihnen aufgegebene Anzeige enthält Fotos und die Adresse der Immobilie. Dabei handelt es sich um personenbezogene Daten, die daher im Einklang mit der DSGVO mit großer Sorgfalt zu behandeln sind.

Nach Abschluss des Geschäfts erlischt der ursprüngliche Zweck, und die Anzeige kann nur für einen angemessenen Zeitraum in ihrer ursprünglichen Form bestehen bleiben. Nachdem die Urkunde vollzogen ist, haben Sie also 3 Möglichkeiten:

  1. Erstens: Entfernen Sie die Anzeige, was aus Sicht des Datenschutzes die beste Option ist.
  2. Anonymisieren Sie die Anzeige, d.h. entfernen Sie personenbezogene Daten. Das bedeutet, dass Sie nur 1 Foto behalten, das mit einem Banner „VERKAUFT“ überlagert ist, und die individuelle Adresse entfernen, um nur die Region, den Bezirk oder die Stadt zu behalten. Da es schwierig ist, das Foto vollständig zu anonymisieren, sollten Sie die Anzeige nach einem angemessenen Zeitraum (z. B. 3 Monate) einfach entfernen.
  3. Bitten Sie schließlich sowohl den Verkäufer/Eigentümer als auch den Käufer/Eigentümer um die Erlaubnis, die Anzeige für einen angemessenen Zeitraum aufzubewahren.

Beachten Sie, dass Sie nicht nur für Ihre Anzeigen eine angemessene Aufbewahrungsfrist durchsetzen sollten, sondern auch für die Daten, die Sie in Ihren Geschäftsverwaltungssystemen aufbewahren, ähnliche Grundsätze anwenden sollten. So wurde beispielsweise ein deutsches Unternehmen bereits 2019 zu einer Geldstrafe von 14,5 Millionen Euro verurteilt, weil es Daten auf unbestimmte Zeit gespeichert hatte.

 

Wir gehen davon aus, dass Sie bereits über eine Datenschutzrichtlinie und ein GDPR-Register verfügen. Falls nicht, sollten Sie sich unsere GDPRWise-App ansehen, mit der Sie Ihre GDPR im Handumdrehen in Ordnung bringen können.

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