Uw bedrijf werkt dagelijks samen met anderen: leveranciers, aannemers, boekhouder, advocaten, IT-ondersteuning etc. en daarbij deelt u gegevens. Je hebt er tot nu toe misschien niet echt bij stil gestaan, maar je deelt naar alle waarschijnlijk persoonlijke informatie met die partijen.

Wanneer u bijvoorbeeld klantfacturen en bankafschriften deelt met uw boekhouder, deelt u de persoonlijke informatie die op die facturen en afschriften is vastgelegd. Evenzo heeft uw IT-partner misschien wel toegang tot uw systemen, website en databases en de persoonlijke gegevens daarin vervat.

Een derde categorie zijn de online tools en diensten die u gebruikt. Veelvoorkomende voorbeelden zijn een online boekingssysteem, een online klantenbeheersysteem, een online factureringssysteem of een online tool voor het volgen van websitebezoekers zoals Google Analytics. Aangezien die tools de persoonlijke gegevens van uw klanten (en andere partijen) bevatten, deelt u die gegevens in feite met die online diensten.

Een vierde category zijn je sociale-mediapartners. Deze dient u ook op te nemen als derde partijen daar je daar ook persoonsgegevens mee deelt. We hebben een speciaal help-item over sociale media en die vindt je hier.

Dit is allemaal volkomen normaal, u hoeft er alleen voor te zorgen dat deze interacties in uw privacybeleid worden vermeld en dat u een akkoord hebt met die derde partijen dat zij de persoonlijke gegevens die u met hen deelt met de juiste zorg zullen behandelen.

Dit is waar uw GDPRWise Third Party Dossier van toepassing is. Hiermee kunt u:

  1. Een lijst maken van die processen waarbij u gegevens met anderen deelt, zodat ze worden opgenomen wanneer u uw privacyverklaring genereert.
  2. Een voorstel tot data-sharing-overeenkomst e-mailen naar de derde partij als u nog geen zo’n overeenkomst heeft.

Bekijk de processen die we voorstellen in de sectie Overweeg-toe-te-voegen en voeg de processen toe die relevant zijn voor uw bedrijf.

Controleer bij het toevoegen van een proces de data items om er zeker van te zijn dat ze netjes aansluiten bij de data items die u gebruikt en voeg vervolgens in een laatste stap de bedrijfsgegevens van de derde partij toe. Als u de details niet bij de hand heeft, voegt u gewoon wat basisinformatie toe, en selecteert u de CHECKBOX om iets te verzenden en kan u later de gegevens verfijnen.