Wanneer u uw klant-, personeels- en derdendossiers op GDPRWise hebt ingevuld, raden wij u de onderstaande stappen aan om de vruchten van uw harde werk te plukken!

  1. Laat een collega de inhoud van uw dossiers nalopen om er zeker van te zijn dat ze nauwkeurig weergeven hoe uw bedrijf met persoonsgegevens omgaat.
  2. GDPR vereist dat privacy-gerelateerde vragen via een privacy-specifiek communicatiekanaal gaan. Je kan dus best een privacy@uwbedrijf mailbox alias aan te maken. Zodra de alias is aangemaakt, laat dit dan weten aan GDPRWise door de alias vast te leggen op het Mijn Bedrijf > Details scherm in de Privacy mailbox sectie. Dit zal ervoor zorgen dat dit privacy e-mailadres wordt opgenomen in het privacyverklaring dat GDPRWise genereert in plaats van het e-mailadres van uw privacy coördinator.

U bent nu klaar om uw GDPR documenten te genereren:

  1. Genereer uw Privacy Verklaring Klanten vanop het GDPR Documenten scherm en download de RAW HTML versie zodat deze in het CMS van uw website kan worden opgenomen. Laat de footer verwijzen naar GDPRWise zodat uw klanten kunnen zien dat u bent bijgestaan door professionals.
  2. Zorg ervoor dat u in Al uw communicaties verwijst naar uw privacyverklaring:
    • Op uw website moet uw privacy policy beschikbaar zijn op alle pagina’s, dus best om ernaar te verwijzen onderin de pagina.
    • Uw e-mails moeten altijd een voettekst hebben die verwijst naar uw privacybeleid. U kunt dit e-mail footer sjabloon gebruiken als uitgangspunt
    • Uw nieuwsbrief moet verwijzen naar uw privacybeleid (en natuurlijk ook een opt-out optie aanbieden)
    • Uw social media pagina’s moeten verwijzen naar uw privacybeleid, bijv. in de sectie ‘Over Ons’
    • Marketingmateriaal in digitale en gedrukte vorm moet ook verwijzen naar uw privacybeleid
  3. Als je Algemene Voorwaarden hebt, verwijs dan naar je privacybeleid, aangezien het beschermen van de privacy van degenen met wie je omgaat een essentieel aspect is van de manier waarop je opereert.
  4. Het is raadzaam om al uw klanten via een mailing te informeren dat uw privacybeleid is aangepast. Zo kan niemand achteraf beweren dat ze niet de hoogte waren. Het is tevens een goed moment om te benadrukken dat u een privacy-bewuste onderneming bent. Voor deze mailing hoeft u geen toestemming te vragen, daar u alleen bestaande klanten mailt.
  5. Als uw personeelsdossier processen bevat, genereer dan uw Privacy Verklaring Personeel vanop het GDPR Documenten scherm en download de pdf versie. Stuur dit door naar elk van uw medewerkers om hen te informeren dat uw privacybeleid met betrekking tot hun persoonsgegevens is veranderd. Wij adviseren u om voortaan de pdf als bijlage bij uw personeelscontracten te voegen.
  6. Download uw GDPR-register van het GDPR documenten scherm en bewaar deze veilig. U zult dit document nodig hebben wanneer de toezichthouder hierom zou vragen
  7. Als dit nog niet het geval is, moet u ook de collega’s die met klanten of personeel te maken hebben opleiden. Bezoek ons YouTube kanaal voor onze training videos. Mocht je vragen hebben, neem contact op voor meer informatie.
  8. Met betrekking tot security is het raadzaam om regelmatig een review te doen. Onze kennisbank geeft u advies hierover: Data Security – what to consider.
  9. Uw “betrokkenen” hebben rechten, bijv. het recht op toegang, dus uw bedrijf moet de gepaste processen hebben om hieraan te voldoen. Uw eerder opgerichte privacy-mailbox kan fungeren als aanspreekpunt voor deze verzoeken. Op elk ontvangen verzoek moet u te reageren en handelen volgens de vastgestelde regels. Raadpleeg onze kennisbank op het Data Subject Requests onderwerp.