Een van de belangrijkste GDPR-vereisten is dat u degenen met wie u communiceert proactief informeert over uw privacy aanpak. U doet dit door een privacybeleid te documenteren en te publiceren en in al uw communicatie naar dat beleid te verwijzen. Wij adviseren om een standaard voettekst toe te voegen aan uw e-mails waarin u verwijst naar uw privacybeleid. Hieronder vindt u een sjabloon dat u kunt aanpassen:

——
Deze email wordt je gestuurd door [mijn bedrijfsnaam]. Het is mogelijk dat we persoonsgegevens over jou bijhouden. Lees onze privacy policy [voeg hyperlink naar je privacy policy toe ] om te vernemen hoe wij omgaan met gegevens en wat je rechten zijn. Deze email en alle documenten die samen ermee zijn overgemaakt, zijn vertrouwelijk en enkel bestemd voor de persoon of organisatie aan wie de email geadresseerd is. Als jij niet de geadresseerde of de werknemer of aangestelde bent die de email aan de bestemmeling moet bezorgen, wijzen we je erop dat de loutere ontvangst van de mail je niet het recht geeft om de inhoud ervan geheel of gedeeltelijk te lezen, af te drukken, te kopiëren of op enige manier te verspreiden. Als je de mail per vergissing ontvangt vragen we je ons hiervan via een antwoordmail op de hoogte te brengen en de email en eventuele kopieën te vernietigen.