Vastgoedbedrijven en GDPR

Onze klanten in de vastgoedsector vragen ons vaak hoe lang ze informatie kunnen bewaren nadat een deal is gesloten.

Allereerst is het geweldig om te zien dat ook kleine bedrijven dit soort vragen beginnen te stellen, goed gedaan!

Hoe langer u gegevens bewaart, hoe langer het risico bestaat dat ze worden blootgesteld. Daarom stelt de GDPR-regelgeving dat persoonlijke gegevens slechts gedurende een redelijke periode mogen worden bewaard en nooit langer dan nodig is voor het oorspronkelijke doel.

Vastgoedbedrijven en GDPR, overwegingen

Dus wanneer een woning is verkocht of verhuurd, vervalt het oorspronkelijke doel waarvoor je de gegevens hebt vastgelegd en gepubliceerd. De advertentie die u heeft geplaatst bevat foto’s en het adres van de woning. Dat zijn persoonlijke gegevens en daar moet dus zorgvuldig mee worden omgegaan, in overeenstemming met de GDPR-verordening.

Nadat de overeenkomst is gesloten, vervalt het oorspronkelijke doel en kan de advertentie slechts gedurende een redelijke termijn in haar oorspronkelijke vorm blijven bestaan. Na het passeren van de akte heb je dus 3 opties:

  1. Ten eerste kun je de advertentie verwijderen, wat de beste optie is vanuit het oogpunt van privacy.
  2. De advertentie anonimiseren, d.w.z. persoonlijke gegevens verwijderen. Dit betekent dat u slechts 1 foto behoudt, met daaroverheen een banner “VERKOCHT” en het individuele adres verwijdert om alleen de regio, wijk of stad te behouden. Aangezien het moeilijk is de foto volledig te anonimiseren, moet u die advertentie na een redelijke termijn (bv. 3 maanden) gewoon verwijderen.
  3. Vraag ten slotte toestemming aan zowel de verkoper/eigenaar als de koper/partner om de advertentie gedurende een redelijke periode te bewaren.

Let wel dat u niet alleen een redelijke bewaartermijn moet hanteren voor uw advertenties, maar ook voor de gegevens die u bewaart in uw bedrijfsbeheersystemen. Zo heeft een Duits bedrijf in 2019 al een boete van 14,5 miljoen euro gekregen voor het onbeperkt bewaren van gegevens.

 

Wij vertrouwen erop dat u al een privacybeleid en GDPR-register heeft. Zo niet, bekijk dan onze GDPRWise app waarmee je je GDPR in een mum van tijd op orde hebt.

Probeer ook eens onze
Gratis GDPR-beleidscontrole
om te controleren of uw beleid voldoet aan de GDPR-richtlijnen.