DSGVO für Einzelunternehmer und Freiberufler in Belgien: der kostenlose Weg

Für die kleinsten Unternehmen mit dem kleinsten Budget

Wenn Sie ein Einzelunternehmen führen, freiberuflich tätig sind oder ein Kleinstunternehmen mit einer Handvoll Menschen haben, klingt DSGVO-Compliance schnell nach einem Problem für grössere Firmen. Das ist es nicht. Die Verordnung macht keine Ausnahme für die Grösse, und die meisten Solo-Unternehmer verarbeiten mehr personenbezogene Daten, als sie denken: einen Kundenstamm, Rechnungen, einen Newsletter, eine Website mit Kontaktformular.

Die gute Nachricht ist, dass Sie dafür keinen Berater für 2.000 EUR brauchen, und nicht einmal ein bezahltes Abonnement. Für die kleinsten Unternehmen gibt es einen kostenlosen Weg. Dieser Artikel zeigt, wie er aussieht, Schritt für Schritt, und was das Minimum ist, das Sie wirklich brauchen.

Warum klein nicht befreit bedeutet

Ein hartnäckiges Missverständnis: “Ich bin zu klein, die GBA schaut wirklich nicht auf mich.” Die belgische Datenschutzbehörde (GBA, auf Französisch APD) hat in den letzten Jahren Bussgelder gegen Einzelunternehmer, lokale Geschäfte und kleine Dienstleister verhängt. Zudem beginnt die Durchsetzung oft nicht mit einer Inspektion, sondern mit einer Beschwerde: ein Kunde, der fragt, welche Daten Sie über ihn haben, oder ein ehemaliger Mitarbeiter, der ein Zeichen setzen will.

Das Minimum, das jedes belgische Kleinstunternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet, in Ordnung haben muss:

• Ein Verarbeitungsverzeichnis, das beschreibt, welche Daten Sie verarbeiten, warum und wie lange Sie sie aufbewahren
• Eine Datenschutzerklärung auf Ihrer Website, die Kunden über ihre Rechte informiert
• Eine Cookie-Übersicht, wenn Ihre Website Cookies oder Tracker verwendet

Das wirkt überschaubar, und für ein kleines Unternehmen ist es das auch, sofern Sie nicht mit einer leeren Seite beginnen müssen.

Der kostenlose Weg, Schritt für Schritt

So werden Sie als Solo-Unternehmer oder Kleinst-KMU konform, ohne einen Euro auszugeben:

Schritt 1: scannen Sie Ihre Website (2 Minuten)

Geben Sie Ihre Website-URL beim Kostenlosen Scan ein. Der Scanner erkennt automatisch Ihre Cookies, Tracking-Skripte, Formulare und Drittanbieterdienste und erkennt Ihre Branche. Sie müssen nichts von Hand nachschlagen.

Schritt 2: lassen Sie die Branchenbasis die schwere Arbeit erledigen

Basierend auf Ihrer erkannten Branche lädt GDPRWise ein vorgefertigtes Dossier mit den Verarbeitungstätigkeiten, die für Ihren Unternehmenstyp typisch sind. Ein freiberuflicher Grafikdesigner, ein selbstständiger Buchhalter und ein Webshop-Einzelunternehmer starten jeweils mit einer anderen, passenden Basis statt mit einem leeren Dokument.

Schritt 3: beantworten Sie ein paar gezielte Fragen

Die Plattform stellt Ihnen eine kurze Reihe von Fragen in einfacher Sprache. Arbeiten Sie allein oder haben Sie einen einzigen Mitarbeiter? Nutzen Sie ein Newsletter-Tool? Verarbeiten Sie Zahlungen über einen externen Anbieter? Für ein kleines Unternehmen ist das in einer halben bis einer Stunde erledigt.

Schritt 4: laden Sie Ihr Dossier herunter

Sie erhalten ein vollständiges Dossier: Verarbeitungsverzeichnis, Datenschutzerklärung, Cookie-Bericht, eine Mitarbeiter-Datenschutzrichtlinie, wenn Sie jemanden beschäftigen, und eine Massnahmenliste. Kein Konto und keine Kreditkarte nötig, inklusive 2 Wochen kostenloser Testphase.

Schritt 5: veröffentlichen und fertig

Stellen Sie Ihre Datenschutzerklärung auf Ihre Website, richten Sie Ihr Cookie-Banner auf Basis des Cookie-Berichts ein und arbeiten Sie die Massnahmenliste ab. Für ein stabiles Kleinstunternehmen sind Sie damit in Ordnung.

Wann kostenlos genügt - und wann nicht

Der kostenlose Weg reicht für die meisten Solo-Unternehmer und Kleinst-KMU aus, weil ihre Verarbeitungstätigkeiten überschaubar und stabil sind. Sie besitzen Ihr Dossier und können es manuell aktualisieren, wann immer sich etwas ändert.

Bezahlen lohnt sich erst in bestimmten Fällen:

• Ihre Website ändert sich regelmässig. Neue Seiten, neue Plugins oder ein neues Marketing-Skript können neue Cookies einführen. Peace of Mind (EUR 29 pro Monat) scannt automatisch erneut und warnt Sie.
• Sie arbeiten mit vielen Drittanbieter-Tools. Je mehr externe Dienste, desto grösser die Chance, dass sich etwas ändert, ohne dass Sie es bemerken.
• Sie möchten einfach nicht mehr daran denken. Manche Unternehmer zahlen gern einen kleinen Betrag für die Gewissheit, dass ihre Dokumentation ohne manuelle Arbeit aktuell bleibt.

Solange Ihre Situation stabil ist, gibt es keinen Grund zu zahlen. Wächst Ihr Unternehmen oder wird es beweglicher, ist der Schritt zu einem Abonnement klein und die Kosten sind gering. Für einen vollständigen Kostenvergleich aller Wege siehe was DSGVO-Compliance für ein belgisches KMU kostet.

Mehrsprachig, auch für den Solo-Unternehmer

Auch als Einzelunternehmer bedienen Sie in Belgien möglicherweise Kunden in mehreren Sprachen. GDPRWise unterstützt Niederländisch, Französisch, Deutsch und Englisch, damit Sie Ihre Datenschutzerklärung in der Sprache erstellen können, die Ihre Kunden erwarten, alles aus demselben kostenlosen Dossier.