KI-Kompetenz für Ihre Mitarbeitenden: Was die KI-Verordnung verlangt und wie GDPRWise hilft

Wenn Ihr Team KI-Tools bei der Arbeit nutzt, von ChatGPT bis zur Copilot-Schaltfläche in Ihrer Bürosoftware, verlangt die europäische KI-Verordnung Maßnahmen, die die KI-Kompetenz der Mitarbeitenden unterstützen. Für ein kleines Unternehmen bedeutet das kein Schulungsprogramm. Es bedeutet klare Regeln dazu, welche Tools und Daten erlaubt sind, und eine kurze, praktische Schulung für alle, die sie nutzen. GDPRWise bietet dafür einen kostenlosen Kurs an, und die offizielle Prüfung in der App.

Was die KI-Verordnung verlangt: Artikel 4 zur KI-Kompetenz

Artikel 4 der KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689) regelt die KI-Kompetenz. Er gilt seit dem 2. Februar 2025, und der digitale Omnibus zur KI (Verordnung (EU) 2026/1744) hat ihn im Juli 2026 neu gefasst. Der aktuelle Text sieht vor, dass Anbieter und Betreiber von KI-Systemen Maßnahmen ergreifen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb von KI-Systemen befasst sind.

Drei Punkte sind für ein kleines Unternehmen wichtig:

• Sie sind Betreiber. Wer ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich verwendet, ist Betreiber (Artikel 3 Nummer 4). Eine Bäckerei, deren Personal Produkttexte mit ChatGPT schreibt, ist einer. Nur die rein persönliche, nicht berufliche Nutzung ist ausgenommen.
• Die Maßnahmen müssen zu Ihrer Situation passen. Der Artikel verlangt, dass Sie die technischen Kenntnisse, die Erfahrung, die Ausbildung und Schulung Ihrer Mitarbeitenden berücksichtigen, ebenso den Kontext, in dem die KI eingesetzt wird, und die Personen, bei denen sie eingesetzt wird. Ein Team, das E-Mails mit KI entwirft, braucht weniger als ein Team, das KI zur Vorauswahl von Bewerbungen nutzt.
• Sie müssen kein Ergebnis garantieren. Seit der Änderung von 2026 stellt der Text klar, dass Sie kein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz für einzelne Personen garantieren müssen. Die Pflicht ist eine echte Anstrengung, und Sie sollten zeigen können, was Sie getan haben.

Die Europäische Kommission und die Mitgliedstaaten sollen Unternehmen dabei unterstützen, mit besonderem Augenmerk auf kleine und mittlere Unternehmen, unter anderem durch praktische Beispiele, die die Kommission veröffentlicht.

Warum auch die DSGVO zählt

Die KI-Verordnung ersetzt die DSGVO nicht. Sobald eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter personenbezogene Daten in ein KI-Tool eingibt, gilt die DSGVO vollständig: Sie brauchen eine Rechtsgrundlage, einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter, wenn dieser die Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet (Artikel 28), und angemessene Sicherheitsmaßnahmen (Artikel 32). Artikel 32 Absatz 4 verlangt außerdem, dass Personen, die Ihnen unterstellt sind, personenbezogene Daten nur auf Ihre Anweisung verarbeiten.

In der Praxis liegt das größte Risiko nicht in der KI selbst, sondern in dem, was Mitarbeitende eingeben: eine Kundenliste in einem kostenlosen Privatkonto, ein Lebenslauf in einem Tool ohne Auftragsverarbeitungsvertrag. Deshalb gehören KI-Kompetenz und DSGVO-Bewusstsein zusammen. Unser Artikel zu KI-Tools und der DSGVO erklärt die Datenschutzfragen im Detail.

Wie angemessene KI-Kompetenz für ein kleines Team aussieht

Für die meisten kleinen Unternehmen reichen vier Elemente:

1. Klare Regeln. Eine KI-Richtlinie, die festlegt, welche Tools erlaubt sind, mit welchem Kontotyp und welchen Daten. Ohne Regeln hat eine Schulung nichts, worauf sie verweisen kann.
2. Eine kurze Schulung für alle, die KI nutzen. Praktisch, mit vertrauten Situationen: was Sie eingeben dürfen, wie Sie das Ergebnis prüfen, wann Sie einem Kunden sagen, dass KI beteiligt war.
3. Mehr Tiefe, wo das Risiko höher ist. Mitarbeitende, die KI für Entscheidungen über Menschen nutzen, etwa im Recruiting, brauchen mehr als die Grundlagen.
4. Ein Nachweis. Wer die Schulung wann absolviert hat und welche Fassung der Richtlinie bestätigt wurde.

Der kostenlose Kurs KI sicher nutzen

GDPRWise bietet den Kurs KI sicher nutzen kostenlos an. Er läuft im Browser, braucht kein Konto und dauert etwa 30 Minuten. Er ist auf Deutsch, Englisch, Niederländisch und Französisch verfügbar. Die sieben Module behandeln:

• Willkommen: KI am Arbeitsplatz - wofür KI-Tools gut sind und was sichere Nutzung in Ihrer Organisation bedeutet.
• Was passiert mit dem, was Sie eingeben? - wohin Ihre Texte und Dateien gehen, und der Unterschied zwischen einem kostenlosen oder privaten Konto und einem Geschäftskonto.
• Was dürfen Sie eingeben? - grüne, orange und rote Daten, und wo sich personenbezogene Daten in alltäglichen Dokumenten verstecken.
• Das Ergebnis prüfen - Sie zeichnen ab, nicht die KI: Fehler, Voreingenommenheit und echte menschliche Kontrolle.
• Offen mit KI umgehen - wann Sie sagen, dass KI geholfen hat, und wie Sie mit dem Aufzeichnen und Transkribieren von Besprechungen umgehen.
• KI gegen Sie eingesetzt - gefälschte Stimmen, Deepfake-Videoanrufe und gefälschte KI-Apps, und warum Sie über einen zweiten Kanal prüfen.
• Wenn etwas schiefgeht, und neue Tools - was Sie tun, wenn Sie etwas eingegeben haben, das nicht hineingehört, warum jede Stunde zählt, und wie Sie vor der Nutzung eines neuen Tools nachfragen.

Der Kurs endet mit einem kostenlosen Übungsquiz, damit alle prüfen können, was sie gelernt haben.

Die offizielle Prüfung und die Teilnahmebestätigung in der App

Die offizielle Prüfung ist Teil der Schulungsfunktion in der GDPRWise-App, die in den kostenpflichtigen Plänen enthalten ist. Mitarbeitende legen die Prüfung in der App ab und bestätigen dabei die KI-Richtlinie Ihrer Organisation. Wer sie abschließt, erhält eine Teilnahmebestätigung auf den eigenen Namen.

Der kostenlose Kurs und die App haben unterschiedliche Aufgaben:

• Das Übungsquiz auf der Website hat fünf Fragen zur Selbstkontrolle. Es wird nichts gespeichert, und es gibt keine Teilnahmebestätigung.
• Die offizielle Prüfung in der App hat 20 Fragen aus einem eigenen Fragenpool, der nicht auf der Website steht, eine Bestehensgrenze von 70 % und die Bestätigung Ihrer KI-Richtlinie. Wer sie besteht, erhält eine Teilnahmebestätigung, die Sie als Nachweis aufbewahren können.

In der App weist die Kontoinhaberin oder der Kontoinhaber die Schulung den Mitarbeitenden zu und sieht für jede Person Fortschritt, Abschluss und Ergebnis. Das ist der Nachweis aus Punkt 4 oben, ohne separate Liste.

Das schließt an den Rest Ihrer KI-Compliance in GDPRWise an. Zuerst legen Sie Ihre KI-Richtlinie fest: Sie erfassen die KI-Tools, die Ihre Mitarbeitenden nutzen, verknüpfen deren Anbieter und legen pro Tool eine Regel fest. Unsere Anleitung zur Richtlinie zur zulässigen Nutzung von KI begleitet Sie dabei. Der nächste Compliance-Punkt in der App, die KI-Schulung für Mitarbeitende, deckt dann die Schulung selbst ab.

Die Teilnahmebestätigung zeigt die Teilnahme und die Bestätigung Ihrer Richtlinie. Sie ist keine berufliche Zertifizierung, und der Kurs allein macht Ihre KI-Nutzung nicht konform. Er ist eine gut dokumentierte Maßnahme neben den oben beschriebenen.

In fünf Schritten starten

1. Erfassen Sie die KI-Tools, die Ihr Team nutzt, auch KI-Funktionen in vorhandener Software.
2. Legen Sie Ihre KI-Richtlinie fest: welche Tools erlaubt sind, mit welchem Konto und welchen Daten.
3. Bitten Sie alle, die KI nutzen, den kostenlosen Kurs zu absolvieren. Neue Kolleginnen und Kollegen absolvieren ihn zum Start.
4. Lassen Sie die offizielle Prüfung in der App ablegen und die Richtlinie bestätigen, damit Sie einen Nachweis haben.
5. Wiederholen Sie das jährlich und immer dann, wenn Sie ein neues Tool zulassen oder die Richtlinie ändern.