Reisepässe und Personalausweise von Hotelgästen: Do's und Don'ts unter der DSGVO

Den Ausweis eines Gastes zu scannen ist etwas anderes, als einen ausgefüllten Meldeschein zu scannen. Dieser Artikel erklärt, wie Sie die benötigten Gastdaten erheben, ohne unnötige Kopien von Reisepässen oder Personalausweisen aufzubewahren.

Das Problem: Hotels sammeln zu viele Daten

Beim Check-in kann ein Hotel darum bitten, einen Reisepass oder Personalausweis vorzuzeigen, und bestimmte Angaben erfassen. Wer das gesamte Dokument scannt, erfasst aber auch Informationen, die das Hotel möglicherweise nicht braucht, etwa ein Foto oder andere Kennnummern. Die Ausweise aller Gäste routinemäßig zu kopieren, muss daher sorgfältig begründet werden.

Ein Meldeschein ist ein anderes Dokument: Er enthält Angaben, die das Hotel selbst erhebt, manchmal mit der Unterschrift des Gastes. Dass Sie diesen Meldeschein digitalisieren, bedeutet nicht, dass Sie auch den Reisepass des Gastes scannen sollten.

Was sagt das Gesetz?

Die DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten angemessen und erheblich sowie auf das für den jeweiligen Zweck notwendige Maß beschränkt sind. Ein Hotel braucht außerdem eine geeignete Rechtsgrundlage, muss Gäste über die Verwendung ihrer Daten informieren, diese sichern und begründete Aufbewahrungsfristen festlegen.

Lokale oder branchenspezifische Gesetze können bestimmte Gästeregistrierungen oder Prüfschritte vorschreiben. Prüfen Sie die Anforderungen, die am Standort Ihres Hotels gelten: welche Gäste und Felder betroffen sind, ob eine Meldepflicht besteht und wie lange jeder vorgeschriebene Datensatz aufzubewahren ist. Eine gesetzliche Pflicht, eine Angabe zu erfassen, bedeutet für sich genommen nicht, dass ein vollständiges Ausweisdokument kopiert werden muss.

Durchsetzung: Bußgelder für Hotels

Datenschutzbehörden können unnötige Ausweiskopien, zu lange Aufbewahrung und unzureichende Sicherheit prüfen. Entscheidend ist, ob das Hotel erklären kann, warum jede Angabe benötigt wird, wer darauf zugreifen kann und wann sie gelöscht wird. Gehen Sie nicht davon aus, dass mehr Daten zu erheben sicherer ist, nur weil bestimmte Gastdaten erfasst werden müssen.

Do’s und Don’ts für Hoteliers

Was Sie tun SOLLTEN

• Prüfen Sie die geltenden lokalen Melde- und Aufbewahrungsvorschriften, bevor Sie Ihren Check-in-Prozess gestalten.
• Erfassen Sie nur die Daten, die für Ihre festgelegten Zwecke erforderlich sind; unterscheiden Sie gesetzlich vorgeschriebene Datensätze von Angaben, die Sie für die Buchung oder die Leistung benötigen.
• Sehen Sie Ausweisdokumente ein, wenn es angebracht ist, ohne automatisch eine Kopie anzufertigen.
• Erklären Sie Gästen, was Sie erheben, warum, mit wem Sie es teilen und wie lange Sie es aufbewahren.
• Beschränken Sie den Zugriff auf Gastdaten, schützen Sie Geräte und Speicher, und schulen Sie Ihr Rezeptionspersonal.
• Legen Sie Aufbewahrungsfristen für die verschiedenen Arten von Gastdaten fest und überprüfen Sie diese regelmäßig.

Was Sie NICHT tun sollten

• Routinemäßig Reisepässe oder Personalausweise scannen, nur weil Sie die Identität eines Gastes prüfen oder einige Angaben erfassen müssen.
• Fotos, Ausweisnummern oder andere Kennungen aufbewahren, ohne zu prüfen, ob sie in Ihrer Situation erforderlich und zulässig sind.
• Scans oder Meldescheine in breit zugänglichen Ordnern oder auf ungeschützten Geräten speichern.
• Eine gesetzliche Mindestaufbewahrungsfrist als automatische Frist für die Löschung aller anderen Gastdaten behandeln, oder alles unbegrenzt aufbewahren.
• Gastdaten für Marketing nutzen, ohne geeignete Rechtsgrundlage und ohne die erforderlichen Informationen oder Wahlmöglichkeiten.

Nach Land: Was ist vorgeschrieben?

Es gibt keine verlässliche, einheitliche Liste der Pflichtfelder für Gäste und keine Aufbewahrungsfrist, die in allen Ländern gilt. Die Regeln können sich auch je nach Gästegruppe, Zweck und Art der Unterkunft unterscheiden. Prüfen Sie die aktuellen lokalen und branchenspezifischen Anforderungen, bevor Sie entscheiden, was Ihr Hotel erheben, melden oder aufbewahren muss. Dokumentieren Sie das Ergebnis in Ihrem Check-in-Verfahren und Ihrem Löschkonzept, und überprüfen Sie es, wenn sich die Regeln ändern.

Was sollten Sie als Hotelier tun?

1. Überprüfen Sie Ihr Check-in-Verfahren. Erfassen Sie jedes Feld und jeden Pass- oder Ausweisscan, den Sie derzeit erheben, und warum.
2. Prüfen Sie die lokalen Anforderungen. Klären Sie, was das für Ihr Hotel geltende Recht für die betreffenden Gäste und Datensätze verlangt.
3. Passen Sie den Meldeschein an. Streichen Sie Felder, die Sie nicht begründen können; kopieren Sie Ausweisdokumente nicht automatisch.
4. Digitalisieren Sie sorgfältig, wenn es sinnvoll ist. Ein Meldeschein auf Papier darf in der Regel gescannt, auf Vollständigkeit geprüft und in einem gesicherten elektronischen System gespeichert werden. Eine Ablage nach Abreisedatum erleichtert das Wiederfinden und die rechtzeitige Überprüfung. Vernichten Sie das Papieroriginal erst sicher, nachdem Sie geprüft haben, dass kein gesonderter gesetzlicher, vertraglicher oder beweisrechtlicher Grund es erfordert.
5. Sichern Sie das Gästeverzeichnis. Geben Sie nur Mitarbeitenden Zugriff, die ihn brauchen, und schützen Sie lokale Geräte, gemeinsamen Speicher und Backups.
6. Informieren Sie Gäste und wenden Sie Aufbewahrungsfristen an. Erläutern Sie die Verarbeitung und nutzen Sie dokumentierte Fristen für jeden Zweck, unter Beachtung der geltenden gesetzlichen Anforderungen. Löschen oder anonymisieren Sie Daten, wenn sie nicht mehr benötigt werden.