Qu’est-ce qu’un registre des applications ?
Un registre des applications est un inventaire de tous les systèmes, logiciels et outils qui traitent des données personnelles dans votre organisation - du CRM au logiciel de comptabilité, en passant par la messagerie et le stockage cloud.
La différence avec le registre des traitements : le registre des traitements décrit les activités (ce que vous faites avec les données et pourquoi). Le registre des applications décrit les moyens (quels systèmes vous utilisez). Ensemble, ils forment un tableau complet.
Pourquoi en avez-vous besoin ?
1. Il soutient votre registre des traitements
Votre registre des traitements doit mentionner les systèmes impliqués. Sans registre des applications, vous devinez à chaque mise à jour.
2. Il est essentiel en cas de violation
Lors d’une violation de données, vous devez rapidement déterminer quels systèmes sont touchés. Vous disposez de 72 heures pour notifier l’autorité de contrôle.
3. Il rend les accords de sous-traitance gérables
Votre registre montre d’un coup d’œil où vous avez déjà un DPA et où il en manque un.
Que documenter par système
| Champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Nom | Nom du système | HubSpot CRM |
| Fournisseur | Nom de l’entreprise | HubSpot Inc. |
| Catégorie | Type de système | CRM |
| Types de données | Quelles données sont traitées | Nom, email, téléphone, historique |
| Personnes concernées | À qui appartiennent les données | Clients, prospects |
| Localisation | Où les données sont stockées | UE (Francfort) |
| DPA | Accord de sous-traitance en place | Oui, signé le 15-03-2024 |
| Responsable interne | Qui gère ce système | Équipe marketing |
Exemple pratique
| Système | Fournisseur | Types de données | Localisation | DPA |
|---|---|---|---|---|
| Google Workspace | Google LLC | Email, documents, agenda | UE | Oui |
| Exact Online | Exact | Factures, données clients, données bancaires | NL | Oui |
| Mailchimp | Intuit Inc. | Email, nom, données comportementales | US (SCC) | Oui |
| Slack | Salesforce | Messages, fichiers | US (SCC) | Non - action requise |
L’entrée Slack révèle immédiatement un accord manquant. C’est précisément la valeur du registre.
Comment commencer
- Inventoriez tous les systèmes. Parcourez chaque département et demandez quels outils sont utilisés
- Vérifiez vos factures. Votre comptabilité montre les logiciels pour lesquels vous payez
- Scannez votre site web. GDPRWise détecte automatiquement les services externes utilisés
- Documentez chaque système. Remplissez les champs décrits ci-dessus
- Vérifiez les accords de sous-traitance. Contrôlez si un DPA existe pour chaque système
Scannez votre site web et GDPRWise cartographie automatiquement les services externes qui traitent des donnees personnelles.