N’oubliez pas vos dossiers papier
Beaucoup d’entreprises concentrent leur conformité RGPD sur les systèmes numériques, mais oublient que la loi s’applique aussi aux documents papier.
Quels documents papier contiennent des données personnelles ?
- Dossiers du personnel - contrats de travail, fiches de paie, certificats médicaux
- Données clients - devis, contrats, correspondance, bons de commande
- Documents financiers - factures avec coordonnées, relevés bancaires
- Documents juridiques - pièces de procédure, plaintes
- Données médicales - dossiers patients, prescriptions
Mesures de sécurité pratiques
Stockage
- Conservez les documents dans des armoires ou salles verrouillées
- Limitez l’accès aux employés qui en ont besoin
Politique de bureau propre
- Ne laissez pas de documents avec des données personnelles sans surveillance sur votre bureau
Destruction
- Utilisez un destructeur de documents (coupe croisée DIN P-4 ou supérieur)
- Pour de grands volumes, faites appel à une entreprise de destruction certifiée
Transport
- Transportez les documents dans des sacs ou dossiers fermés
- Envoyez les documents sensibles en recommandé ou par coursier
Documentez
Enregistrez où sont conservés les documents, qui y a accès, comment et quand ils sont détruits.
auto_awesome Documentez vos mesures de sécurité
GDPRWise vous aide à enregistrer toutes les mesures de sécurité, y compris pour les documents physiques.