Sécurité des Documents Papier

Le RGPD s’applique aussi aux données personnelles conservées dans des dossiers papier structurés. Cet article explique comment protéger les documents physiques, y compris lorsque vous remplacez les exemplaires papier par des fichiers électroniques.

N’oubliez pas vos dossiers papier

Une armoire contenant des dossiers clients ou du personnel peut faire partie de votre traitement de données personnelles. Un papier laissé sur un bureau ouvert peut être lu ou emporté, tout comme un fichier numérique non protégé peut être ouvert ou copié. Recensez et protégez les deux.

Quels documents papier contiennent des données personnelles ?

Par exemple :

• Dossiers du personnel, contrats de travail, fiches de paie et entretiens d’évaluation
• Dossiers clients, fiches d’enregistrement, contrats et correspondance
• Factures, relevés bancaires et documents fiscaux permettant d’identifier des personnes
• Réclamations, correspondance juridique et dossiers
• Dossiers médicaux et autres documents contenant des données de santé

Le contenu d’un document et la manière dont il est utilisé sont déterminants. Les documents papier organisés de manière à pouvoir retrouver des informations sur des personnes relèvent du RGPD.

Mesures de sécurité pratiques

Stockage

• Conservez les documents dans des armoires ou salles verrouillables, selon la sensibilité et le volume des dossiers.
• Limitez l’accès aux personnes qui ont besoin des informations pour leur travail.
• Organisez et étiquetez les dossiers pour que le personnel autorisé puisse retrouver, réexaminer et éliminer les documents sans les laisser exposés.

Politique de bureau propre

• Ne laissez pas de données personnelles sans surveillance dans des espaces publics ou partagés.
• Rangez les dossiers lorsque vous quittez votre poste de travail.
• Tenez le courrier entrant contenant des données personnelles à l’écart d’un accueil ouvert.

Destruction

• Déchiquetez ou éliminez de manière sécurisée les documents dont vous n’avez plus besoin, en tenant compte des règles de conservation locales ou sectorielles applicables.
• Utilisez un destructeur à coupe croisée adapté ou, pour les volumes plus importants, un prestataire de destruction fiable ; conservez une preuve de destruction si nécessaire.
• Incluez les doubles, brouillons et notes dans le processus de destruction.
• Si vous numérisez un original papier, vérifiez d’abord que le scan est complet, lisible, correctement stocké et accessible au personnel autorisé. Le RGPD n’exige en général pas de conserver les deux versions. Vous pouvez normalement détruire l’original papier de manière sécurisée si aucune raison légale, contractuelle ou probatoire applicable ne l’impose. Protégez le scan et ne le conservez que pendant sa durée de conservation justifiée.

Transport

• Utilisez un emballage scellé et un mode d’envoi adapté à la sensibilité du contenu. Pour les documents importants contenant des données personnelles, utilisez un envoi recommandé avec suivi ou un coursier de confiance.
• Ne laissez pas de dossiers sans surveillance dans un véhicule ou un lieu public.
• Vérifiez que le destinataire prévu peut recevoir le contenu en toute sécurité.

Documentez

Consignez où sont conservés les dossiers papier et scannés, qui y a accès, comment ils sont transmis ou détruits et quelles durées de conservation s’appliquent. Vérifiez les règles locales ou sectorielles avant de fixer ces durées. Si vous convertissez une archive papier en format numérique, documentez comment vous vérifiez la qualité des scans, sécurisez les nouveaux fichiers et éliminez les originaux.