Un poste implique des produits chimiques dangereux, un travail physique lourd ou d’autres risques pour la santé. Vous devez vous assurer que la personne peut travailler en sécurité, sans transformer l’entretien de recrutement en examen médical. La solution consiste à évaluer le travail, à suivre la procédure de santé au travail appropriée et à ne transmettre à chacun que les informations nécessaires pour agir.
Commencez par le poste et ses risques
Travailler dans le secteur chimique ne rend pas chaque poste inadapté à une personne enceinte. Évaluez les tâches, substances, expositions et conditions de travail réelles. Un poste administratif et un poste de production peuvent présenter des risques très différents.
Identifiez les risques et les mesures de prévention avant le début du travail exposé. N’attendez pas qu’un candidat signale un problème de santé pour vérifier si une tâche est sûre.
Expliquez clairement les tâches et les dangers pertinents. Lorsque la loi exige ou autorise une évaluation de santé au travail pour le poste, expliquez aussi cette procédure. La prévention générale reste nécessaire même en l’absence de problème de santé individuel connu.
Protéger la grossesse n’autorise pas à exclure les candidates
La bonne question est de savoir comment éviter une exposition nocive. Interdire à une travailleuse enceinte certaines tâches dangereuses n’équivaut pas automatiquement à interdire son embauche.
Dans Mahlburg, C-207/98, la Cour de justice a jugé qu’un employeur ne pouvait refuser un recrutement à durée indéterminée à une candidate enceinte au motif qu’une interdiction légale de travail liée à la grossesse l’empêchait d’exercer les fonctions au départ. Les règles protectrices ne doivent pas compromettre l’accès à l’emploi.
N’instaurez pas de question de grossesse systématique, de test de grossesse ou de déclaration d’absence de maladie comme filtre de sélection. Vérifiez les règles locales concernant les questions spécifiquement pertinentes : leur pertinence seule ne fournit pas de fondement au titre du RGPD et ne rend pas une décision discriminatoire licite.
De même, protéger les données de santé ne signifie pas ignorer un problème de sécurité signalé. Organisez rapidement l’évaluation et les mesures de protection appropriées.
Le RGPD autorise les traitements de santé nécessaires sous des conditions strictes
Les informations sur la grossesse, les constatations médicales et certaines conclusions sur l’aptitude sont des données de santé. Leur traitement nécessite normalement à la fois une base légale au titre de l’article 6 du RGPD et une exception à l’interdiction prévue à l’article 9.
Selon l’activité et la législation applicable, les dispositions pertinentes peuvent notamment comprendre :
- L’article 6(1)(c), lorsque le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale précise.
- L’article 9(2)(b), pour les obligations et droits nécessaires en matière d’emploi ou de protection sociale, dans la mesure où la loi ou une convention collective applicable l’autorise avec des garanties.
- L’article 9(2)(h), pour la médecine du travail ou l’évaluation de la capacité de travail, sous réserve de ses conditions légales et des garanties de secret professionnel de l’article 9(3).
L’employeur et le prestataire de santé au travail doivent chacun établir le fondement de leur propre traitement. L’autorisation du prestataire d’évaluer la santé ne donne pas aux RH le droit d’obtenir le dossier clinique.
Un intérêt légitime général à la sécurité ne suffit pas, à lui seul, à satisfaire l’article 9. Une case de consentement ne doit pas non plus contourner les restrictions sur le dépistage médical ou la discrimination. Le consentement doit être réellement libre, ce qui est difficile lorsqu’un candidat pense qu’un refus lui coûtera le poste.
Séparez le recrutement de l’évaluation médicale
Les recruteurs peuvent expliquer les tâches essentielles et discuter de l’expérience et des qualifications pertinentes. Ils doivent prévoir un moyen adapté de demander des aménagements, sans obliger les candidats à expliquer leur diagnostic au jury de sélection.
Lorsqu’une évaluation de santé est requise ou autorisée, faites appel à un professionnel de santé au travail qualifié, soumis aux règles de confidentialité applicables. Transmettez-lui une description précise du poste et de ses risques. Les questions médicales pertinentes pourront alors être abordées dans le cadre approprié.
Vérifiez les règles locales sur les postes concernés, la portée de l’évaluation, son calendrier et la notification. Ne supposez pas que chaque candidat doit subir un examen ou qu’une condition médicale ajoutée à une offre le rend licite. Toute validation requise doit être obtenue avant le début de l’exposition concernée.
Cela prolonge la règle générale consistant à ne collecter que des données appropriées sur les candidats.
Quelles informations l’employeur doit-il recevoir ?
Recevez normalement la conclusion légalement autorisée et les informations nécessaires à sa mise en oeuvre, telles que :
- La possibilité pour la personne d’effectuer le travail concerné, avec les restrictions nécessaires.
- Les aménagements des tâches, de l’exposition, de l’équipement ou du temps de travail.
- La durée pertinente ou la date de réexamen.
Les diagnostics, résultats détaillés de tests et notes cliniques restent normalement auprès du professionnel de santé. Le guide de la CNIL destiné aux services de santé au travail explique l’importance de la confidentialité et du contrôle de l’accès aux dossiers médicaux.
Une mention telle qu’une restriction d’exposition peut déjà révéler une information de santé. Protégez-la en conséquence. Un responsable hiérarchique peut avoir besoin de savoir quelle tâche ne peut pas être confiée, tandis que des membres désignés des RH gèrent l’administration nécessaire.
Un employeur peut avoir légalement besoin d’une notification limitée de grossesse pour activer la protection de la maternité ou organiser un congé. Ne promettez pas que les RH ne pourront jamais être informées d’une grossesse ; expliquez qui doit le savoir, pourquoi et par quel circuit confidentiel.
Que faire si l’évaluation révèle un risque ?
Suivez la procédure de protection applicable. Le cadre européen relatif aux travailleuses enceintes prévoit d’abord d’aménager les conditions ou horaires pour éviter le risque, puis, si nécessaire, de proposer un autre poste adapté et enfin une dispense de travail à titre protecteur si aucune de ces solutions n’est possible, selon la transposition nationale. Certaines expositions sont expressément interdites.
Par exemple, un poste de production implique une substance identifiée comme présentant un risque pour la grossesse. L’évaluation et la notification pertinentes conduisent à une restriction temporaire d’exposition. L’employeur examine les aménagements sûrs ou un autre poste et, si cela est impossible, applique les règles de dispense de travail ou de suspension à titre protecteur. Le responsable met en oeuvre la restriction sans recevoir de détails cliniques inutiles.
Cet exemple ne signifie pas que chaque restriction médicale entraîne les mêmes conséquences en droit du travail. Distinguez la protection temporaire de la grossesse des autres conclusions sur l’aptitude. Examinez les exigences applicables en matière d’aménagement, de consultation et de réexamen avant de prendre une décision concernant l’emploi.
Rendez la procédure opérationnelle
- Évaluez le poste : documentez les dangers, les mesures préventives et toute exigence légale de suivi de santé.
- Expliquez la procédure : informez les candidats des tâches pertinentes, des évaluations, du traitement des données et du contact confidentiel.
- Séparez les accès : gardez les informations cliniques hors du système ordinaire de suivi des candidatures et des notes de sélection.
- Appliquez la conclusion : mettez en place les restrictions et aménagements avant l’exposition ; ne considérez pas l’évaluation comme une autorisation de discriminer.
- Gérez les révélations avec soin : si une personne communique spontanément des détails médicaux, évitez leur diffusion, orientez-la vers le bon professionnel et ne conservez que ce qui est légalement nécessaire.
- Limitez les enregistrements : consignez l’action, les accès autorisés et la date de réexamen ; appliquez des durées de conservation justifiées aux documents de l’employeur. Les dossiers médicaux et registres légaux d’exposition peuvent relever d’autres exigences.
Alignez l’information des candidats, la politique de confidentialité du personnel et la politique de conservation sur cette procédure. Revoyez les accès lorsque le candidat devient salarié.
Sources et mise en oeuvre locale
Cet article explique le RGPD et les principes européens. Vérifiez avec votre service de santé au travail les règles locales relatives à l’emploi, à l’égalité de traitement, à la santé au travail et à la protection de la maternité avant de concevoir une procédure de dépistage.
- Articles 5, 6, 7 et 9 du RGPD, reproduction officielle par la CNIL.
- Résumé de Mahlburg, C-207/98, par la Cour de justice.
- Présentation de la directive sur les travailleuses enceintes par EU-OSHA.
- Guide de la CNIL pour les services de santé au travail.
Utilisez GDPRWise pour documenter vos traitements liés au recrutement et au personnel et préparer les informations de confidentialité nécessaires à votre équipe.