Le candidat signe le contrat. Le recrutement est terminé. Il est tentant de déplacer tout le dossier de candidature dans le dossier du personnel et de l’y laisser.
Sous le RGPD, recruter quelqu’un ne rend pas automatiquement chaque donnée de recrutement nécessaire pour la suite de son emploi.
Recrutement et emploi sont des finalités différentes
Pendant le recrutement, vous traitez des informations pour évaluer s’il faut embaucher une personne.
Une fois qu’elle devient salariée, vos finalités changent.
Vous avez alors besoin d’informations pour des sujets comme :
- La paie
- L’administration du personnel
- Les avantages
- La planification du travail
- La gestion de la performance
- La formation
- Les obligations légales et réglementaires
- La sécurité sur le lieu de travail
Une partie des informations de recrutement reste pertinente. Une autre non. Les traiter comme des traitements distincts dans votre registre rend cette distinction plus facile à tenir.
Qu’est-ce qui peut rejoindre le dossier du personnel ?
Selon le poste et le droit applicable, cela peut inclure :
- Les données d’identification et coordonnées
- Les qualifications pertinentes pour le poste
- Le parcours professionnel lorsqu’il reste nécessaire
- Les informations utilisées pour préparer le contrat
- Les preuves de titres professionnels requis
- La correspondance de recrutement pertinente
Le fait qu’une information ait été collectée licitement pendant le recrutement ne justifie pas automatiquement une conservation permanente.
Que faut-il revoir ?
Demandez-vous si vous avez encore besoin :
- Des notes informelles des personnes ayant mené les entretiens
- D’anciens classements de candidats
- De projets d’évaluation écartés
- D’informations relatives à d’autres postes
- De copies superflues du CV
- D’informations issues de recherches en ligne
- De données de tests ayant rempli leur office
Une partie de ces éléments peut devoir être conservée pour une durée définie, par exemple au regard d’éventuelles contestations. Cela ne veut pas dire qu’elle a sa place dans le dossier permanent, et votre politique de conservation doit indiquer où elle réside et pour combien de temps.
Mettez à jour l’information vie privée
Les candidats ont reçu une information sur le traitement lié au recrutement.
Les salariés ont besoin d’une information sur les traitements qui interviennent pendant l’emploi.
Cela peut couvrir la paie, la gestion des absences, les systèmes informatiques, le contrôle d’accès, la gestion de la performance, la formation, les avantages et d’autres processus RH, ce à quoi sert une politique de confidentialité pour le personnel.
Ne présumez pas que la notice candidats couvre tout ce qui se passe après l’embauche.
Mettez à jour les droits d’accès
Les dossiers de recrutement peuvent être accessibles à des personnes ayant mené les entretiens ou à des cabinets externes qui n’en ont plus besoin une fois la procédure terminée.
Revoyez les droits lorsque le candidat est recruté.
Le principe reste le même : les données personnelles ne doivent être accessibles qu’aux personnes qui en ont besoin pour leur fonction.
Gardez la transition maîtrisée
Une étape d’intégration utile consiste à :
- Identifier les données de recrutement encore nécessaires.
- Les transférer ou les conserver pour la finalité appropriée.
- Appliquer la bonne durée de conservation.
- Supprimer les copies superflues.
- Mettre à jour les droits dans les systèmes.
- Remettre l’information vie privée au salarié.
GDPRWise aide les organisations à distinguer les traitements de recrutement de ceux du personnel, facilitant la gestion des données tout au long du parcours du salarié.
GDPRWise sépare recrutement et traitements du personnel dans votre registre, pour que chaque dossier reçoive la finalité et la durée qui lui reviennent.