GDPR-Vorlage für kleine Unternehmen

GDPR-Vorlage für kleine Unternehmen

Datenschutzgesetze, die von Unternehmen eine Datenschutzpolitik verlangen, gelten für Unternehmen jeder Größe. Daher sind Sie als kleines Unternehmen genauso für Datenschutzverletzungen oder den falschen Umgang mit Daten verantwortlich wie ein milliardenschwerer multinationaler Konzern. Außerdem haben Sie sicherlich Kunden, mit denen Sie korrespondieren. Die Menschen, mit denen Sie zu tun haben, haben also Namen und E-Mail-Adressen, und folglich verarbeiten Sie personenbezogene Daten und brauchen eine Datenschutzrichtlinie.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Datenschutzrichtlinie erstellen und veröffentlichen können.

GDPR-Vorlage für kleine Unternehmen

Unsere GDPR-Compliance-Software für KMU ermöglicht es Ihnen, eine Datenschutzrichtlinie für Ihre kleine Unternehmensseite zu erstellen. Befolgen Sie diese wenigen einfachen Schritte:

1. Wählen Sie Ihren Wirtschaftszweig

2. Bestätigen Sie Ihre Geschäftsprozesse

3. Erstellen Sie Ihre Datenschutzerklärungen

4. Mit unseren Updates bleiben Sie im grünen Bereich

GDPR-Vorlage für kleine Unternehmen

GDPR-Richtlinienvorlage für kleine Unternehmen – die Erstellung einer GDPR-Richtlinienvorlage für Ihr Unternehmen ist eine komplexe Aufgabe, daher sollten Sie unsere GDPR-Compliance-Software in Betracht ziehen, um es einfacher zu machen. In wenigen einfachen Schritten können Sie Ihre GDPR-Datenschutzvorlage auf Ihrer Website implementieren.

Unser Datenschutzrichtlinien-Generator macht es einfach, eine Datenschutzrichtlinie für Ihr kleines Unternehmen zu erstellen.

Warum brauchen Sie eine Datenschutzrichtlinie für Ihr Kleinunternehmen?

Auch kleine Unternehmen brauchen aus verschiedenen Gründen eine Datenschutzrichtlinie:

(1) Datenschutzrichtlinien sind gesetzlich vorgeschrieben und schützen Sie somit vor Haftungsansprüchen, und (2) sie ermöglichen es Ihnen, Ihre Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter darüber zu informieren, wie Sie deren persönliche Daten verwenden.

Daher sind Sie gesetzlich verpflichtet, eine Datenschutzrichtlinie zu erstellen.

Wenn Ihre Kunden Ihnen persönliche Informationen geben müssen, um Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zu kaufen, sind Sie außerdem gesetzlich verpflichtet, eine Datenschutzrichtlinie auf Ihrer Website zu veröffentlichen oder in Ihrem Büro oder Geschäft auszulegen.

Persönlich identifizierbare Informationen sind ein allgemeiner Begriff für alle Informationen, die dazu verwendet werden können, eine Person zu finden, zu kontaktieren oder zu identifizieren. Sie umfasst folgende Punkte, ist aber nicht auf diese beschränkt:

• Vollständige Namen
• Geburtsdaten
• Physische Adressen
• Jede Art von nationaler Identifikationsnummer
• IP-Adressen
• Rufnummer
• Bildschirmnamen oder Handles
• E-Mail Adresse
• Kreditkartennummern

Schutz vor Haftung durch eine Datenschutzrichtlinie

Sie müssen die Daten so behandeln, dass sie mit dem Datenschutz und den örtlichen Gesetzen in Einklang stehen. Das bedeutet, dass Sie die richtigen internen Prozesse, Verfahren und Richtlinien einführen müssen, damit Ihr Unternehmen den Schutz und die Sicherheit personenbezogener Daten gewährleistet. Außerdem sollten Sie wissen, dass ein Kunde, der der Meinung ist, dass Sie seine Privatsphäre nicht in einer Weise schützen, die mit den Gesetzen übereinstimmt, problemlos eine formelle Beschwerde bei den örtlichen Behörden einreichen kann. Außerdem sind diese Behörden gezwungen, die Angelegenheit zu untersuchen. Sie könnten also haftbar gemacht werden oder müssen die Forderung zumindest vor Gericht durchfechten, was teuer und zeitaufwändig sein kann.

Kleine Unternehmen haben am meisten zu verlieren, wenn sie die Erwartungen ihrer Kunden in Bezug auf den Datenschutz nicht erfüllen, da sie oft auf einen kleineren, regionalen Kundenstamm angewiesen sind.

Eine Datenschutzrichtlinie erklärt, wie Sie mit Informationen umgehen, und informiert sie darüber, was sie tun können und was nicht. Die Besucher Ihrer Website können dann in Kenntnis der Sachlage entscheiden, ob sie mit Ihnen ins Geschäft kommen wollen oder nicht. Gleichzeitig ist es unwahrscheinlicher, dass ein Kunde eine Klage gegen Sie anstrengt, wenn er Ihrer Datenschutzpolitik zugestimmt hat. Sie erteilen Ihnen daher die Erlaubnis, ihre personenbezogenen Daten gemäß den Angaben in Ihrer Datenschutzrichtlinie zu verarbeiten.

Wie Sie eine Datenschutzrichtlinie für Ihr kleines Unternehmen erstellen

Wenn Sie die folgenden grundlegenden Klauseln in Ihre Datenschutzrichtlinie aufnehmen, können Sie die geltenden Datenschutzgesetze einhalten. Sie müssen nicht nur eine vorschriftsmäßige Datenschutzrichtlinie verfassen, sondern diese auch Ihren Kunden zur Verfügung stellen und sicherstellen, dass diese den Bedingungen zustimmen.

Erforderliche Klauseln in einer Datenschutzrichtlinie:

Beginnen Sie bei der Erstellung Ihrer vollständigen GDPR-Vorlage für Kleinunternehmen mit diesen wichtigen Teilen.

Identifizierung Ihres Unternehmens und seiner Rolle

In jeder Datenschutzerklärung sollte zunächst dargelegt werden, wer das Unternehmen ist, das die Daten verarbeitet, und in welcher Funktion bzw. Rolle es dies tut.

Welche Art von Informationen Sie sammeln

Hier teilen Sie Ihren Kunden genau mit, welche Informationen Sie sammeln und warum.

Der „Was“-Teil ist also ziemlich einfach, z. B. ihre Namen, Adressen, E-Mail-Adressen und Zahlungsinformationen.

Die Frage nach dem Warum bedarf oft einiger Überlegungen und des Inputs von Experten. Die DSGVO verlangt von Ihnen, den Geschäftszweck jeder Datenverarbeitung zu beschreiben und sicherzustellen, dass Sie über eine dokumentierte Rechtsgrundlage dafür verfügen. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserer Wissensdatenbank.

Daher ist es in diesem Teil besser, zu spezifisch als zu vage zu sein. Beachten Sie auch, dass die Datenschutz-Grundverordnung von Ihnen verlangt, die Sprache und die Struktur einfach zu halten, damit sie leicht verständlich sind. Der beste Weg, den Kunden zu erklären, welche Art von Informationen Sie benötigen und von ihnen wollen, ist, die Dinge einfach zu halten.

Wie werden Daten gesammelt?

Sie sollten die Art und Weise, wie Sie Informationen sammeln, in derselben Klausel dokumentieren wie die Arten von Informationen, die Sie sammeln, oder Sie können sie in eine eigene Klausel aufnehmen.

Daher wird sich diese Klausel je nach Art des Unternehmens, das Sie betreiben, ändern. Achten Sie nur darauf, den Leuten mitzuteilen, woher Sie ihre Informationen erhalten, ob von ihnen selbst oder von einer dritten Partei.

Informationen, die Sie weitergeben oder offenlegen

Die meisten Unternehmen geben im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit Informationen weiter oder teilen sie mit anderen. Unternehmen leiten zum Beispiel Rechnungen mit Kundennamen an ihre Buchhaltung weiter. Unternehmen nutzen auch alle Arten von Cloud- oder SAAS-Tools, um ihr Geschäft zu betreiben. Zum Beispiel ein Cloud-CRM-Tool, das sie bei der Verwaltung ihrer Kundendaten und des Verkaufsprozesses unterstützt. Da sich das Cloud- oder SAAS-Tool nicht im Besitz des Unternehmens, sondern eines Dritten befindet, werden die Daten ganz oder teilweise mit diesem Dritten geteilt.

Informieren Sie daher Ihre Nutzer darüber, welche Drittanbieter Sie nutzen, damit sie eine fundierte Entscheidung über die Auswirkungen auf ihre Privatsphäre treffen können.

Ihre Kunden haben Rechte

Sicherlich hat die Datenschutz-Grundverordnung dafür gesorgt, dass die Verbraucher jetzt Rechte haben, wenn es um ihre Daten geht. Eines dieser Rechte besteht darin, dass sie ihre persönlichen Daten einsehen und ändern können. In Ihrer GDPR-Vorlage für Kleinunternehmen müssen Sie Ihre Kunden nicht nur über ihre Rechte informieren, sondern auch erklären, wie sie diese Rechte ausüben.

Maßnahmen zum Schutz und zur Sicherung von Daten

Die Kunden müssen sich darauf verlassen können, dass Sie ihre Daten sicher aufbewahren. Sie müssen nicht zu sehr ins Detail gehen, da dies potenziellen Hackern Informationen liefern könnte, aber Sie sollten die allgemeinen Schritte skizzieren, die Sie zur Gewährleistung der Sicherheit unternehmen.

Vergewissern Sie sich, dass das, was Sie sagen, dass Sie die Daten schützen wollen, auch tatsächlich getan wird.

Opt-out-Verfahren

In vielen Ländern gibt es Gesetze, die unerwünschte E-Mails oder Spam verbieten. Daher müssen Sie Ihren Kunden die Möglichkeit geben, sich von diesen Mitteilungen abzumelden. Wenn Sie das nicht tun, können Sie zivilrechtlich zur Verantwortung gezogen werden und müssen Geldstrafen zahlen.

Außerdem ist es einfach eine nette Sache, die man tun kann. Und wenn ein Kunde einmal etwas bei Ihnen gekauft hat und nicht mehr von Ihnen hören möchte, können Sie ihm die Möglichkeit geben, dies mitzuteilen, was Ihrem guten Ruf zugute kommt. Sie denken vielleicht, dass Werbeaktionen dazu dienen, Geld zu verdienen, aber wenn Sie nett zu Ihren Kunden sind, können Sie sich auch auf Ihrem Markt durchsetzen.

Außerdem sollte in Ihrer Datenschutzrichtlinie erklärt werden, wie Sie den Erhalt von Spam oder Werbebotschaften unterbinden können, wenn Sie dies nicht wünschen. Geben Sie Ihren Kunden eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse an, unter der sie Sie erreichen können, wenn sie nicht von Ihnen hören wollen.

Änderungen/Aktualisierungen der Richtlinie und Benachrichtigung über diese Änderungen

Da sich die Gesetze und Ihre Datenschutzpraktiken ändern, ist es wahrscheinlich, dass Sie Ihre Datenschutzrichtlinie ändern müssen. Schreiben Sie dies direkt in Ihre Datenschutzrichtlinie, damit Sie Ihre Kunden nicht überraschen.

Künftig ist es hilfreich, wenn Änderungen bekannt gegeben werden. Sie können dies tun, indem Sie ihnen eine E-Mail schicken, Werbebanner verwenden oder eine Ankündigung am Anfang Ihrer Datenschutzrichtlinie anbringen.

Zugängliche Datenschutzbestimmungen

Außerdem muss Ihre Datenschutzpolitik immer leicht zu finden sein. Eine gängige Methode, dies zu tun, besteht darin, zumindest in der Fußzeile der Website auf Ihre Datenschutzrichtlinie zu verweisen.

Sie können auch einen Link zu Ihrer Richtlinie auf Seiten setzen, auf denen sich Personen anmelden, zur Kasse gehen, sich für E-Mails registrieren und an anderen Stellen, an denen personenbezogene Daten gesammelt werden.

Zusammenfassung dessen, was eine Vorlage für eine Datenschutzrichtlinie für kleine Unternehmen enthalten sollte

Kleine Unternehmen haben mehr zu verlieren, wenn ihre Daten missbraucht werden oder wenn bei Kunden Missverständnisse auftreten. Eine gut formulierte Datenschutzrichtlinie ist ein guter Anfang, um die persönlichen Daten Ihrer Kunden zu schützen, und wird Ihnen helfen, die Informationen besser zu schützen.

Behalten Sie diese vier Aspekte im Hinterkopf, wenn Sie Ihre Datenschutzrichtlinie verfassen:

• Fragen Sie nicht nach mehr Details, als Sie brauchen. Fragen Sie nicht nach dem Geburtsdatum eines Kunden, wenn Sie es nicht benötigen, um ihm zu helfen. Weniger personenbezogene Daten bedeuten weniger Arbeit, um sie zu schützen und im Auge zu behalten.
• Fassen Sie sich kurz. Heutzutage werden die Menschen immer schlauer, wenn es darum geht, welche Informationen sie an Unternehmen weitergeben und wie diese verwendet werden. Wenn Sie eine Datenschutzrichtlinie verfassen, die unklar oder komplizierter als nötig ist, werden Ihre Kunden misstrauisch und sind weniger geneigt, mit Ihnen Geschäfte zu machen.
• Passen Sie es an Ihr Unternehmen an. Ein Fitnesscenter und eine Buchhaltungsfirma sammeln unterschiedliche Informationen. Stellen Sie sicher, dass Ihre GDPR-Richtlinienvorlage für kleine Unternehmen zu Ihrem Unternehmen und den von Ihnen erfassten Daten passt.
• Anwendung guter Informationspraktiken. Eine Datenschutzrichtlinie bietet Ihnen eine gute Grundlage und hilft Ihnen, engere Beziehungen zu Ihren Kunden aufzubauen. Dies hilft Ihnen jedoch überhaupt nicht, wenn Sie Ihre Systeme nicht vor Viren schützen und dafür sorgen, dass sie sicher sind.

Unsere GDPR-Compliance-Software für KMU kann jedes von der GDPR-Verordnung geforderte Dokument erstellen:

Ihre Datenschutzrichtlinie, die Sie auf Ihrer Website veröffentlichen sollten, eine Datenschutzrichtlinie für Ihre Mitarbeiter, die in einer separaten Datei enthalten sein sollte, eine Vereinbarung über die gemeinsame Nutzung von Daten und ein GDPR-Register.