Warum ist eine Datenschutzerklärung Pflicht?
Die DSGVO verlangt, dass Sie betroffene Personen darüber informieren, wie Sie deren personenbezogene Daten verarbeiten. Die Datenschutzerklärung ist das Mittel dafür.
Es geht nicht um ein juristisches Dokument, das niemand liest. Es geht darum, klar und ehrlich zu kommunizieren über:
- Welche Daten Sie erheben
- Warum Sie sie erheben
- Was Sie damit machen
- Wie lange Sie sie aufbewahren
- Welche Rechte Betroffene haben
Was muss sie enthalten?
Die DSGVO (Artikel 13 und 14) schreibt genau vor, welche Informationen Sie bereitstellen müssen. Nachfolgend die Pflichtbestandteile:
1. Wer sind Sie?
Name und Kontaktdaten Ihrer Organisation (der Verantwortliche). Falls Sie einen Datenschutzbeauftragten (DSB) haben, auch dessen Kontaktdaten.
2. Welche Daten erheben Sie?
Seien Sie konkret. Nicht “persönliche Informationen”, sondern:
- Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (über Kontaktformular)
- IP-Adresse, Browsertyp, besuchte Seiten (über Analytics)
- Zahlungsdaten (über den Bestellprozess)
- Mitarbeiterdaten (über HR-Prozesse)
3. Wofür verwenden Sie die Daten?
Pro Datenkategorie den Zweck angeben. Beispiele:
- “Um Ihre Anfrage über das Kontaktformular zu beantworten”
- “Um Ihre Bestellung zu bearbeiten und zu versenden”
- “Um unsere Website anhand von Nutzungsstatistiken zu verbessern”
- “Um unseren Newsletter zu versenden (nur mit Ihrer Einwilligung)“
4. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten Sie?
Die DSGVO kennt sechs Rechtsgrundlagen. Die am häufigsten genutzten für KMU:
- Einwilligung (z.B. Newsletter, Marketing-Cookies)
- Vertragsdurchführung (z.B. Bestellabwicklung)
- Gesetzliche Verpflichtung (z.B. buchhalterische Aufbewahrungspflicht)
- Berechtigtes Interesse (z.B. Sicherheit, Analytics)
5. Mit wem teilen Sie die Daten?
Alle Parteien, die Zugang zu den Daten haben:
- Ihr Steuerberater
- Ihr E-Mail-Marketing-Tool (Mailchimp, ActiveCampaign)
- Ihr Hosting-Anbieter
- Google Analytics (falls genutzt)
- Zahlungsanbieter (Mollie, Stripe)
Geben Sie an, ob Daten außerhalb der EU verarbeitet werden.
6. Wie lange bewahren Sie die Daten auf?
Pro Datentyp die Aufbewahrungsdauer:
- Kundendaten: Dauer der Geschäftsbeziehung + 2 Jahre
- Rechnungsdaten: 7 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht)
- Kontaktformular: 2 Jahre nach letztem Kontakt
- Analytics-Daten: maximal 26 Monate
7. Welche Rechte haben Betroffene?
Verweisen Sie auf die Rechte unter der DSGVO:
- Recht auf Auskunft
- Recht auf Berichtigung
- Recht auf Löschung
- Recht auf Einschränkung
- Recht auf Datenübertragbarkeit
- Widerspruchsrecht
Geben Sie an, wie Betroffene diese Rechte ausüben können (E-Mail-Adresse, Kontaktformular) und dass sie eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einreichen können.
8. Cookies
Wenn Ihre Website Cookies setzt, beschreiben Sie welche Cookies, zu welchem Zweck und wie Besucher ihre Einwilligung widerrufen können. Dies kann in der Datenschutzerklärung selbst oder in einer separaten Cookie-Richtlinie erfolgen.
Häufige Fehler
- Aus dem Internet kopiert ohne Anpassung an die eigene Situation - eine generische Erklärung, die nicht zum Unternehmen passt, ist schlimmer als keine Erklärung
- Juristischer Fachjargon, den niemand versteht - schreiben Sie in der Sprache Ihrer Zielgruppe
- Veraltet, weil Sie ein neues Tool eingeführt, aber die Erklärung nicht aktualisiert haben
- Schwer auffindbar auf Ihrer Website - platzieren Sie einen Link im Footer jeder Seite
- Keine separate Erklärung für Mitarbeiter - Ihre Beschäftigten haben dasselbe Recht auf Information wie Ihre Kunden
Checkliste
- Ihre Erklärung nennt Ihren Firmennamen und Kontaktdaten
- Sie beschreiben konkret, welche Daten Sie erheben und wofür
- Sie nennen die Rechtsgrundlage pro Verarbeitung
- Sie listen alle Parteien auf, mit denen Sie Daten teilen
- Sie beschreiben die Aufbewahrungsfristen
- Sie informieren Betroffene über ihre Rechte
- Sie geben an, wie Betroffene Kontakt aufnehmen können
- Sie erwähnen das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde
- Die Erklärung ist in klarer, verständlicher Sprache verfasst
- Die Erklärung ist leicht auf Ihrer Website auffindbar (Link im Footer)
GDPRWise scannt Ihre Website, erkennt welche Daten Sie verarbeiten und mit wem Sie sie teilen, und generiert automatisch eine Datenschutzerklärung, die zu Ihrer Situation passt.