GDPR & Papierdokumente
Datensicherheit für Papierdokumente, Aufzeichnungen und Akten | GDPR Verordnung und Anforderungen
In einer zunehmend digitalen Welt kann man leicht annehmen, dass die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO) nur für elektronisch gespeicherte Daten gilt. Der Geltungsbereich der DSGVO geht jedoch über den digitalen Bereich hinaus und umfasst auch den Umgang mit personenbezogenen Daten in ihrer physischen Form, einschließlich Papierdokumenten.
Bei den ausgedruckten Daten, z. B. E-Mails, Kundendateien, Berichten, Dokumenten usw., sollte man darauf achten, dass:
- Nur die zuständigen Mitarbeiter haben die Möglichkeit, Artikel zu drucken.
- Nach dem Druck werden die Artikel nicht auf dem Drucker belassen, sondern korrigiert abgelegt.
- Jeder Ordner, jede Mappe wird in dem dafür vorgesehenen Aktenschrank aufbewahrt, und diese Schränke sind abschließbar und zugangskontrolliert.
- Jeder Raum, in dem sich Dateien mit personenbezogenen Daten befinden, sollte verschlossen und der Zugang kontrolliert sein.
- Bei der Entsorgung personenbezogener Daten sollte man sie an Ort und Stelle mit einem Aktenvernichter vernichten oder zertifizierte professionelle Dienste damit beauftragen, dies auf vorschriftsmäßige Weise zu tun.
Die Datensicherheit für Papierdokumente ist ein wichtiger Bestandteil der GDPR-Verordnung.
Herausforderungen und Vorteile:
Die Verwaltung von Papierdokumenten in Übereinstimmung mit der Datenschutz-Grundverordnung kann zwar eine Herausforderung sein, ist aber ein notwendiger Schritt zum Schutz personenbezogener Daten. Die Nichteinhaltung kann zu Geldstrafen und Rufschädigung führen. Auf der anderen Seite kann die Einhaltung der DSGVO für Papierdokumente die Aufzeichnungsprozesse rationalisieren, die Datengenauigkeit verbessern und die allgemeine Datensicherheit erhöhen.
Schlussfolgerung: Anpassung an den ganzheitlichen Ansatz der GDPR
Der umfassende Ansatz der DSGVO zum Datenschutz erstreckt sich auf alle Formen personenbezogener Daten, auch auf Papierdokumente. Unternehmen sollten sich der Herausforderung stellen, ihre Verfahren an diese Anforderungen anzupassen, unabhängig davon, ob die Daten digital oder auf Papier vorliegen. Damit halten sie nicht nur das Gesetz ein, sondern zeigen auch ihr Engagement für den Schutz der Privatsphäre des Einzelnen in der heutigen datenzentrierten Welt.
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