Struktur in Ihren Datenschutzansatz bringen
Datenschutz-Compliance ist mehr als das Abarbeiten einer Checkliste. Es braucht einen strukturellen Ansatz: Wer ist verantwortlich, welche Prozesse gibt es, wie reagieren Sie auf Vorfälle und wie halten Sie alles aktuell? Ein Datenschutz-Governance-Rahmen beantwortet diese Fragen.
Das klingt vielleicht nach etwas für Großunternehmen, aber auch für KMU ist ein einfacher Rahmen wertvoll. Es muss kein umfangreiches Dokument sein - es muss lediglich klar machen, wie Ihre Organisation mit personenbezogenen Daten umgeht.
Die vier Säulen
1. Verantwortlichkeiten
Wer ist in Ihrer Organisation für den Datenschutz verantwortlich?
- Gesamtverantwortung - in der Regel der Geschäftsführer oder Inhaber. Er trägt die formale Verantwortung für die DSGVO-Compliance
- Operative Verantwortung - die Person, die das Thema im Alltag betreut. In GDPRWise ist dies der DSGVO-Koordinator
- Mitarbeiter - jeder, der mit personenbezogenen Daten arbeitet, hat eine Rolle. Er muss wissen, was erlaubt ist und was nicht
- Externe Parteien - Lieferanten und Partner, mit denen Sie Daten teilen, müssen ebenfalls die Regeln einhalten
2. Richtliniendokumente
Die Dokumente, die festhalten, wie Ihre Organisation mit personenbezogenen Daten umgeht:
- Datenschutzerklärung - informiert Betroffene darüber, wie Sie deren Daten verarbeiten
- Interne Datenschutzrichtlinie - beschreibt die Regeln für Mitarbeiter
- Verfahren bei Datenschutzverletzungen - beschreibt, was Sie bei einem Sicherheitsvorfall tun
- Aufbewahrungsrichtlinie - legt fest, wie lange Sie welche Daten speichern
- Verarbeitungsverzeichnis - dokumentiert alle Ihre Verarbeitungstätigkeiten
GDPRWise generiert die meisten dieser Dokumente automatisch auf Basis Ihrer Dossiers.
3. Prozesse
Die Verfahren, die Sie in bestimmten Situationen befolgen:
- Auskunftsersuchen - wie reagieren Sie, wenn jemand seine Daten einsehen oder löschen lassen möchte?
- Datenschutzverletzungen - wie erkennen, bewerten und melden Sie eine Verletzung?
- Neue Verarbeitungen - wie prüfen Sie, ob ein neues Tool oder ein neuer Prozess DSGVO-konform ist?
- Beschwerden - wie gehen Sie mit Datenschutzbeschwerden um?
4. Review und Verbesserung
Datenschutz ist kein einmaliges Projekt:
- Jährliches Review - prüfen Sie mindestens einmal jährlich, ob Ihre Richtlinien und Dossiers noch aktuell sind
- Bei Änderungen - aktualisieren Sie Ihre Dokumentation bei neuen Tools, Prozessen oder Personalwechseln
- Nach Vorfällen - evaluieren Sie nach jedem Vorfall, ob Ihre Prozesse verbessert werden müssen
- Regulatorische Änderungen - verfolgen Sie Änderungen in der Datenschutzgesetzgebung. GDPRWise informiert Sie darüber
Wie fangen Sie an?
Wenn Sie GDPRWise bereits nutzen, haben Sie einen großen Teil des Rahmens schon aufgebaut:
- Ihre Dossiers bilden die Grundlage Ihres Verarbeitungsverzeichnisses
- Ihre Dokumente (Datenschutzerklärung, AVV) werden automatisch generiert
- Ihr DSGVO-Koordinator ist Ihr operativer Verantwortlicher
- Der Compliance-Score zeigt Ihnen, wo Sie stehen und was noch zu tun ist
Was Sie ergänzen, ist eine Vereinbarung über regelmäßige Reviews und ein Verfahren für Vorfälle und Anfragen. Das muss kein umfangreiches Dokument sein - eine Seite mit klaren Vereinbarungen ist ein guter Anfang.
GDPRWise liefert Ihnen die Bausteine für einen Datenschutz-Governance-Rahmen: Dossiers, Dokumente, Rollenverteilung und Compliance-Monitoring.