Vergessen Sie Ihre Papierakten nicht
Viele Unternehmen konzentrieren sich bei der DSGVO-Compliance auf ihre digitalen Systeme, vergessen aber, dass das Gesetz auch für Papierdokumente gilt.
Welche Papierdokumente enthalten personenbezogene Daten?
- Personalakten - Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Krankmeldungen
- Kundendaten - Angebote, Verträge, Korrespondenz, Bestellformulare
- Finanzdokumente - Rechnungen mit Adressdaten, Kontoauszüge
- Juristische Dokumente - Gerichtsunterlagen, Beschwerden
- Medizinische Daten - Patientenakten, Rezepte
Praktische Sicherheitsmaßnahmen
Aufbewahrung
- Bewahren Sie Dokumente in abschließbaren Schränken oder Räumen auf
- Beschränken Sie den Zugang auf Mitarbeiter, die die Daten benötigen
Clean-Desk-Policy
- Lassen Sie keine Dokumente mit personenbezogenen Daten unbeaufsichtigt auf Ihrem Schreibtisch
Vernichtung
- Verwenden Sie einen Aktenvernichter (Kreuzschnitt DIN P-4 oder höher)
- Für große Mengen: beauftragen Sie ein zertifiziertes Vernichtungsunternehmen
Transport
- Transportieren Sie Dokumente in verschlossenen Taschen oder Mappen
- Senden Sie sensible Dokumente per Einschreiben oder Kurier
Dokumentieren Sie
Halten Sie fest, wo Papierdokumente aufbewahrt werden, wer Zugang hat, wie und wann sie vernichtet werden.
auto_awesome Dokumentieren Sie Ihre Sicherheitsmaßnahmen
GDPRWise hilft Ihnen, alle Sicherheitsmaßnahmen festzuhalten, auch für physische Dokumente und Akten.