Datensicherheit für Papierdokumente

Die DSGVO gilt auch für personenbezogene Daten in geordneten Papierakten. Dieser Artikel erklärt, wie Sie physische Dokumente schützen, auch wenn Sie Papierexemplare durch elektronische Aufzeichnungen ersetzen.

Vergessen Sie Ihre Papierakten nicht

Ein Aktenschrank mit Kunden- oder Personalakten kann Teil Ihrer Verarbeitung personenbezogener Daten sein. Papier auf einem offenen Schreibtisch kann eingesehen oder mitgenommen werden, genauso wie eine ungeschützte digitale Datei geöffnet oder kopiert werden kann. Erfassen und schützen Sie beides.

Welche Papierdokumente enthalten personenbezogene Daten?

Beispiele sind:

• Personalakten, Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Mitarbeitergespräche
• Kundenakten, Meldescheine, Verträge und Korrespondenz
• Rechnungen, Kontoauszüge und Steuerunterlagen, in denen Personen identifizierbar sind
• Beschwerden, juristische Korrespondenz und Fallakten
• Krankenakten und andere Dokumente mit Gesundheitsdaten

Entscheidend sind der Inhalt eines Dokuments und wie es verwendet wird. Papierunterlagen, die so geordnet sind, dass sich Informationen über Personen auffinden lassen, fallen unter die DSGVO.

Praktische Sicherheitsmaßnahmen

Aufbewahrung

• Bewahren Sie Dokumente in abschließbaren Schränken oder Räumen auf, abgestimmt auf die Sensibilität und Menge der Unterlagen.
• Beschränken Sie den Zugriff auf Personen, die die Informationen für ihre Arbeit benötigen.
• Ordnen und beschriften Sie Akten so, dass befugte Mitarbeitende Unterlagen finden, prüfen und entsorgen können, ohne sie offen liegen zu lassen.

Clean-Desk-Policy

• Lassen Sie personenbezogene Daten in öffentlichen oder gemeinsam genutzten Bereichen nicht unbeaufsichtigt.
• Räumen Sie Akten weg, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen.
• Halten Sie eingehende Post mit personenbezogenen Daten von einem offenen Empfangstresen fern.

Vernichtung

• Schreddern oder entsorgen Sie Dokumente sicher, wenn sie nicht mehr benötigt werden, unter Berücksichtigung geltender lokaler oder branchenspezifischer Aufbewahrungsvorschriften.
• Verwenden Sie einen geeigneten Aktenvernichter mit Partikelschnitt oder bei größeren Mengen einen seriösen Entsorgungsdienstleister; bewahren Sie bei Bedarf einen Vernichtungsnachweis auf.
• Beziehen Sie Doppel, Entwürfe und Notizen in die Vernichtung ein.
• Wenn Sie ein Papieroriginal digitalisieren, prüfen Sie zuerst, ob der Scan vollständig, lesbar, ordnungsgemäß gespeichert und für befugte Mitarbeitende zugänglich ist. Die DSGVO verlangt in der Regel nicht, beide Versionen aufzubewahren. Sie können das Papieroriginal normalerweise sicher vernichten, wenn kein geltender gesetzlicher, vertraglicher oder beweisrechtlicher Grund es erfordert. Schützen Sie den Scan und bewahren Sie ihn nur für die begründete Aufbewahrungsfrist auf.

Transport

• Verwenden Sie eine versiegelte Verpackung und eine Versandart, die der Sensibilität des Materials entspricht. Versenden Sie wichtige Dokumente mit personenbezogenen Daten per Einschreiben mit Sendungsverfolgung oder über einen vertrauenswürdigen Kurier.
• Lassen Sie Akten nicht unbeaufsichtigt in Fahrzeugen oder an öffentlichen Orten.
• Vergewissern Sie sich, dass der vorgesehene Empfänger das Material sicher entgegennehmen kann.

Dokumentieren Sie

Halten Sie fest, wo Papier- und gescannte Akten aufbewahrt werden, wer darauf zugreifen kann, wie sie übermittelt oder vernichtet werden und welche Aufbewahrungsfristen gelten. Prüfen Sie lokale oder branchenspezifische Vorschriften, bevor Sie diese Fristen festlegen. Wenn Sie ein Papierarchiv digitalisieren, dokumentieren Sie, wie Sie die Scanqualität prüfen, die neuen Dateien sichern und die Originale entsorgen.