Die Herausforderung der Dokumentation
Die DSGVO (international als GDPR bekannt) ist im Kern eine Dokumentationspflicht. Sie müssen nachweisen, dass Sie personenbezogene Daten korrekt verarbeiten. Nicht nur behaupten, sondern belegen. Mit Dokumenten, Verzeichnissen, Richtlinien und Verfahren, die eine Aufsichtsbehörde jederzeit einsehen kann.
Für große Unternehmen mit eigenen Rechtsabteilungen ist das machbar. Für kleine und mittelständische Unternehmen ist es das größte Hindernis auf dem Weg zur Compliance. Sie wissen, dass Sie ein Verarbeitungsverzeichnis brauchen. Sie wissen, dass Ihre Datenschutzerklärung aktualisiert werden muss. Sie wissen, dass Sie Ihre Cookie-Situation dokumentieren sollten. Aber all das zusammenzustellen, im richtigen Format, mit allen erforderlichen Feldern? Genau daran scheitern die meisten KMU.
GDPRWise löst dieses Problem, indem es Ihre komplette DSGVO-Dokumentation aus einem einzigen Ausgangspunkt generiert: Ihrem Website-Scan.
Alles an einem Ort
Ihr GDPRWise-Dossier ist kein einzelnes Dokument. Es ist eine strukturierte Sammlung von allem, was Sie zum Nachweis Ihrer Compliance benötigen. Hier erfahren Sie, was es enthält und warum jeder Bestandteil wichtig ist.
Verarbeitungsverzeichnis (VVT)
Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ist das Fundament Ihrer DSGVO-Dokumentation. Es listet jede Tätigkeit auf, bei der personenbezogene Daten verarbeitet werden, von Website-Analysen bis zur Lohnbuchhaltung.
GDPRWise generiert Ihr Verzeichnis automatisch. Der Scan erkennt websitebasierte Verarbeitungen. Die Branchengrundlage fügt branchenübliche Tätigkeiten hinzu. Die geführte Verfeinerung ergänzt interne und Offline-Verarbeitungen. Jeder Eintrag umfasst Zweck, Rechtsgrundlage, Datenkategorien, Empfänger, Aufbewahrungsfristen und Sicherheitsmaßnahmen.
Das Ergebnis ist ein Verzeichnis, das die Anforderungen von Artikel 30 DSGVO erfüllt und exportbereit ist.
Datenschutzerklärung für Kunden
Ihre Datenschutzerklärung informiert Besucher und Kunden darüber, welche Daten Sie erheben, warum, und welche Rechte sie haben. GDPRWise generiert diese basierend auf Ihren tatsächlichen Verarbeitungstätigkeiten, nicht aus einer generischen Vorlage.
Da die Erklärung aus Scan-Ergebnissen und Ihren Antworten aufgebaut wird, beschreibt sie genau, was auf Ihrer Website passiert. Wenn Ihre Website Google Analytics nutzt, steht das in der Erklärung. Wenn Ihr Kontaktformular Telefonnummern erfasst, wird das erwähnt. Keine Lücken, keine Fiktion.
Datenschutzrichtlinie für Mitarbeiter
Die meisten Unternehmen übersehen diesen Punkt komplett. Die DSGVO verlangt, dass Sie Ihre Mitarbeiter darüber informieren, wie Sie deren personenbezogene Daten verarbeiten. Lohnabrechnung, Personalakten, Krankmeldungen, Videoüberwachung, GPS-Tracking, IT-Monitoring - all das erfordert Transparenz.
GDPRWise generiert eine eigene Datenschutzrichtlinie für Mitarbeiter basierend auf Ihren Angaben zu HR-Praktiken. Dieses Dokument ist bereit zur Aufnahme als Anlage zu Arbeitsverträgen. Es ist eine der einzigartigen Funktionen von GDPRWise: Nur sehr wenige Tools auf dem Markt generieren eine mitarbeiterbezogene Datenschutzerklärung.
Cookie-Bericht
Der Cookie-Bericht liefert eine detaillierte Bestandsaufnahme aller Cookies und Tracker auf Ihrer Website. Für jedes Cookie sehen Sie den Namen, die Herkunft, die Kategorie (funktional, analytisch, Marketing), die Lebensdauer und ob eine Einwilligung erforderlich ist.
Dieser Bericht bildet die Grundlage für Ihre Cookie-Banner-Konfiguration und Ihre Cookie-Richtlinie. Sie wissen genau, was offengelegt werden muss und was bis zur Einwilligung blockiert werden sollte.
Maßnahmenplan
Nicht alles lässt sich automatisieren. Einige Punkte erfordern Ihr Handeln: einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit einem Dienstleister abschließen, eine Aufbewahrungsfrist für eine bestimmte Datenkategorie festlegen, Ihren Cookie-Banner anpassen oder Ihr Team über das Datenpannen-Verfahren informieren.
Der Maßnahmenplan erfasst diese Punkte, priorisiert nach Auswirkung. Jede Maßnahme enthält eine Beschreibung, die Prioritätsstufe und eine Anleitung zur Umsetzung. Sie können Maßnahmen an Kollegen zuweisen und die Erledigung in der Plattform verfolgen.
Datenpannen-Verfahren
Ihr Dossier enthält einen Bereich für Datenpannen-Management mit einem Datenpannen-Register, Meldevorlagen und Kommunikationsvorlagen für betroffene Personen. Diese sind auf Ihre Branche und Ihre spezifischen Verarbeitungstätigkeiten zugeschnitten.
Wenn eine Datenpanne auftritt, beginnen Sie nicht bei Null. Sie öffnen GDPRWise, protokollieren den Vorfall und folgen dem geführten Verfahren. Alles wird im Format dokumentiert, das die Aufsichtsbehörde erwartet.
Compliance-Score
Der Compliance-Score ist eine Prozentzahl, die zeigt, wie weit Sie sind. Er basiert auf der Vollständigkeit Ihres Verzeichnisses, dem Status Ihrer Datenschutzerklärungen, Ihrer Cookie-Situation und der Anzahl erledigter Maßnahmen.
Der Score ist keine rechtliche Garantie, sondern ein praktischer Indikator. Er hilft Ihnen, Prioritäten zu setzen und den Fortschritt im Laufe der Zeit zu verfolgen.
Wie das Drei-Schichten-Modell Vollständigkeit sicherstellt
Der Grund, warum GDPRWise all diese Dokumentation zuverlässig generieren kann, ist das Drei-Schichten-Modell.
Branchengrundlage liefert die Basis. Jede Branche hat Standard-Verarbeitungstätigkeiten, typische Tools und gängige Datenflüsse. GDPRWise pflegt vorgefertigte Grundlagen für Dutzende von Branchen und gibt Ihnen einen soliden Ausgangspunkt, unabhängig von Ihrem technischen Wissen.
KI-Scan-Ergebnisse fügen die Details hinzu. Der Scan erkennt genau, was auf Ihrer Website passiert: welche Skripte geladen werden, welche Cookies gesetzt werden, welche Formulare Daten erfassen. Diese Ergebnisse werden in Verzeichniseinträge, Erklärungsabschnitte und Cookie-Bericht-Zeilen übersetzt. Vom Scan bestätigte Punkte werden als “Erkannt” gekennzeichnet, damit Sie wissen, dass sie verifiziert sind.
Geführte Verfeinerung vervollständigt das Bild. Gezielte Fragen behandeln Verarbeitungen außerhalb Ihrer Website: Mitarbeiterdaten, Kundenakten, Datenweitergabe an Partner, physische Sicherheit. Auf Ihren Antworten basierende Punkte werden als “Prüfung erforderlich” gekennzeichnet, bis Sie sie bestätigen.
Zusammen stellen diese drei Schichten Vollständigkeit sicher. Nichts wird übersehen.
Exportieren, teilen und vorlegen
Jeder Bestandteil Ihres Dossiers kann einzeln oder als komplettes Paket exportiert werden.
PDF-Export erzeugt professionell formatierte Dokumente mit klarem Layout, deutlichen Überschriften und strukturierten Tabellen. Bereit zur Vorlage bei einem Prüfer der Aufsichtsbehörde, zur Aufnahme in ein Audit-Paket oder zum Versand an Ihren Rechtsanwalt.
Excel-Export liefert bearbeitbare Tabellen für den internen Gebrauch. Ihr Steuerberater kann das Verarbeitungsverzeichnis prüfen. Ihr IT-Team kann den Cookie-Bericht kontrollieren. Ihr Personalverantwortlicher kann die Mitarbeiter-Datenschutzrichtlinie überprüfen.
Dokumentation aktuell halten
Das größte Risiko bei der DSGVO-Dokumentation ist nicht die Erstellung, sondern das Veralten. Ein Verarbeitungsverzeichnis von 2023, das die 2025 hinzugefügten Tools nicht erwähnt, ist schlimmer als gar kein Verzeichnis. Es suggeriert, dass Sie Ihre Compliance nicht überwachen.
GDPRWise adressiert dies auf zwei Ebenen:
Basis-Paket. Sie können Ihre Website jederzeit erneut scannen und Ihr Dossier aktualisieren. Wenn der Scan Änderungen erkennt, werden diese als Vorschläge hervorgehoben, die Sie annehmen oder ablehnen können.
Peace of Mind-Abonnement. GDPRWise überwacht Ihre Website kontinuierlich. Wenn ein neues Skript erscheint, sich ein Cookie ändert oder ein Formular hinzugefügt wird, erhalten Sie eine Benachrichtigung. Die Plattform zeigt genau, was sich geändert hat und welche Dokumentation aktualisiert werden muss. Sie prüfen, genehmigen, und Ihr Dossier ist wieder aktuell.
Peace of Mind verfolgt auch regulatorische Änderungen, damit Ihre Dokumentation aktuelle Anforderungen widerspiegelt.
Von verstreuten Dateien zu einer einzigen Quelle der Wahrheit
Die meisten KMU haben ihre DSGVO-Dokumentation über verschiedene Orte verstreut. Eine Datenschutzerklärung, die ein Anwalt vor zwei Jahren erstellt hat. Ein Verarbeitungsverzeichnis, das in Excel begonnen, aber nie fertiggestellt wurde. Ein Cookie-Banner, das ohne ordentliche Dokumentation installiert wurde.
GDPRWise bringt all das in ein strukturiertes, gepflegtes und exportierbares Dossier zusammen. Sie wissen, wo alles ist. Sie wissen, dass es aktuell ist. Und Sie können es jedem nachweisen, der danach fragt.
Ein Scan, gezielte Fragen, und Ihre komplette DSGVO-Dokumentation ist fertig. Verarbeitungsverzeichnis, Datenschutzerklärungen, Cookie-Bericht, Maßnahmenplan und Datenpannen-Verfahren - alles an einem Ort.