Eine Stelle umfasst gefährliche Chemikalien, schwere körperliche Arbeit oder andere Gesundheitsrisiken. Sie müssen sicherstellen, dass die Person sicher arbeiten kann, sollten das Bewerbungsgespräch aber nicht zu einer medizinischen Untersuchung machen. Die Lösung besteht darin, die Arbeit zu beurteilen, das passende arbeitsmedizinische Verfahren zu nutzen und jeder Person nur die Informationen zu geben, die sie zum Handeln benötigt.
Beginnen Sie bei der Stelle und ihren Risiken
Eine Tätigkeit in der Chemiebranche macht nicht jede Stelle für eine schwangere Person ungeeignet. Beurteilen Sie die konkreten Aufgaben, Stoffe, Expositionen und Arbeitsbedingungen. Eine Bürotätigkeit und eine Tätigkeit in der Produktion können sehr unterschiedliche Risiken aufweisen.
Ermitteln Sie Risiken und Schutzmaßnahmen, bevor jemand eine Tätigkeit mit Exposition aufnimmt. Warten Sie nicht, bis eine bewerbende Person eine Erkrankung mitteilt, um die Sicherheit einer Aufgabe zu prüfen.
Erklären Sie die relevanten Aufgaben und Gefahren klar. Erläutern Sie auch das arbeitsmedizinische Verfahren, wenn das Gesetz es für die Stelle verlangt oder erlaubt. Allgemeine Prävention bleibt notwendig, auch wenn kein individuelles Gesundheitsproblem bekannt ist.
Schwangerschaftsschutz erlaubt keinen Ausschluss von Bewerberinnen
Die richtige Frage lautet, wie schädliche Exposition vermieden werden kann. Ein Verbot bestimmter gefährlicher Tätigkeiten für schwangere Beschäftigte ist nicht automatisch ein Verbot ihrer Einstellung.
In Mahlburg, C-207/98, entschied der Gerichtshof, dass ein Arbeitgeber einer schwangeren Bewerberin eine unbefristete Einstellung nicht deshalb verweigern durfte, weil ein gesetzliches Beschäftigungsverbot wegen Schwangerschaft sie zunächst an der Ausübung der Tätigkeiten hinderte. Schutzvorschriften dürfen den Zugang zur Beschäftigung nicht untergraben.
Führen Sie keine pauschale Schwangerschaftsfrage, keinen Schwangerschaftstest und keine Erklärung zur Krankheitsfreiheit als Auswahlfilter ein. Prüfen Sie die örtlichen Regeln zu eng begrenzten relevanten Fragen: Ihre Relevanz allein begründet weder eine Rechtsgrundlage nach der DSGVO noch die Rechtmäßigkeit einer diskriminierenden Entscheidung.
Ebenso bedeutet der Schutz von Gesundheitsdaten nicht, dass Sie ein mitgeteiltes Sicherheitsproblem ignorieren müssen. Veranlassen Sie zügig die passende Beurteilung und Schutzmaßnahmen.
Die DSGVO erlaubt notwendige Gesundheitsdatenverarbeitung unter strengen Bedingungen
Angaben zur Schwangerschaft, medizinische Befunde und manche Eignungsaussagen sind Gesundheitsdaten. Ihre Verarbeitung erfordert normalerweise sowohl eine Rechtsgrundlage nach Artikel 6 DSGVO als auch eine Ausnahme vom Verbot in Artikel 9.
Je nach Tätigkeit und geltendem Recht können insbesondere folgende Bestimmungen relevant sein:
- Artikel 6(1)(c), wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer konkreten rechtlichen Verpflichtung notwendig ist.
- Artikel 9(2)(b), für notwendige arbeitsrechtliche oder sozialschutzbezogene Pflichten und Rechte, soweit das Gesetz oder ein anwendbarer Kollektivvertrag dies mit Schutzgarantien erlaubt.
- Artikel 9(2)(h), für Arbeitsmedizin oder die Beurteilung der Arbeitsfähigkeit, unter seinen gesetzlichen Bedingungen und den Garantien des Berufsgeheimnisses aus Artikel 9(3).
Arbeitgeber und arbeitsmedizinischer Dienst müssen jeweils die Grundlage ihrer eigenen Verarbeitung bestimmen. Die Befugnis des Dienstes zur Gesundheitsbeurteilung gibt der Personalabteilung kein Recht auf die klinische Akte.
Ein allgemeines berechtigtes Interesse an Sicherheit erfüllt für sich genommen nicht die Anforderungen des Artikels 9. Auch darf ein Einwilligungskästchen keine Beschränkungen medizinischer Untersuchungen oder Diskriminierungsverbote umgehen. Einwilligung muss tatsächlich freiwillig sein. Das ist schwierig, wenn eine bewerbende Person glaubt, eine Ablehnung koste sie die Stelle.
Trennen Sie Personalauswahl und medizinische Beurteilung
Recruiter können die wesentlichen Aufgaben erläutern und relevante Erfahrungen und Qualifikationen besprechen. Sie sollten einen geeigneten Weg für Anpassungswünsche anbieten, ohne Bewerber zu verpflichten, dem Auswahlgremium ihre Diagnose zu erklären.
Ist eine Gesundheitsbeurteilung vorgeschrieben oder erlaubt, setzen Sie qualifiziertes arbeitsmedizinisches Fachpersonal ein, das den geltenden Vertraulichkeitsregeln unterliegt. Geben Sie ihm eine genaue Beschreibung der Stelle und ihrer Risiken. Relevante medizinische Fragen können dann im richtigen Rahmen geklärt werden.
Prüfen Sie die örtlichen Regeln zu den betroffenen Stellen, zum Umfang, zum Zeitpunkt und zur Mitteilung. Gehen Sie nicht davon aus, dass jede Bewerbung eine Untersuchung erfordert oder dass eine medizinische Bedingung im Stellenangebot die Untersuchung rechtmäßig macht. Eine erforderliche Freigabe muss vor Beginn der betreffenden Exposition vorliegen.
Das knüpft an den allgemeinen Grundsatz an, nur angemessene Bewerberdaten zu erheben.
Welche Informationen sollte der Arbeitgeber erhalten?
Erhalten Sie normalerweise die gesetzlich zulässige Schlussfolgerung und die Informationen, die für ihre Umsetzung notwendig sind, beispielsweise:
- Ob die Person die konkrete Arbeit ausführen kann und welche Einschränkungen erforderlich sind.
- Anpassungen von Aufgaben, Exposition, Ausrüstung oder Arbeitszeit.
- Die relevante Dauer oder den Termin einer erneuten Beurteilung.
Diagnosen, ausführliche Testergebnisse und klinische Notizen bleiben normalerweise beim medizinischen Fachpersonal. Der Leitfaden der französischen Datenschutzaufsicht CNIL für arbeitsmedizinische Dienste erläutert die Bedeutung von Vertraulichkeit und kontrolliertem Zugang zu medizinischen Akten.
Eine Angabe wie eine Expositionsbeschränkung kann bereits Gesundheitsinformationen offenlegen. Schützen Sie sie entsprechend. Eine Führungskraft muss möglicherweise wissen, welche Aufgabe nicht zugewiesen werden darf, während bestimmte Mitarbeitende der Personalabteilung die notwendige Verwaltung übernehmen.
Ein Arbeitgeber kann rechtmäßig eine begrenzte Schwangerschaftsmitteilung benötigen, um Mutterschutz auszulösen oder eine Freistellung zu organisieren. Versprechen Sie nicht, dass die Personalabteilung niemals von einer Schwangerschaft erfahren darf. Erklären Sie, wer es wissen muss, warum und über welchen vertraulichen Weg.
Was gilt, wenn die Beurteilung ein Risiko aufzeigt?
Befolgen Sie das geltende Schutzverfahren. Der EU-Rahmen für schwangere Arbeitnehmerinnen sieht zunächst die Anpassung von Arbeitsbedingungen oder Arbeitszeiten zur Risikovermeidung vor, anschließend erforderlichenfalls eine geeignete andere Tätigkeit und eine Schutzfreistellung, wenn beides nicht möglich ist, nach Maßgabe der nationalen Umsetzung. Bestimmte Expositionen sind ausdrücklich verboten.
Beispielsweise umfasst eine Produktionstätigkeit einen Stoff, der als Schwangerschaftsrisiko eingestuft wurde. Die relevante Beurteilung und Mitteilung führen zu einer vorübergehenden Expositionsbeschränkung. Der Arbeitgeber prüft sichere Anpassungen oder andere Arbeit und befolgt, falls das nicht möglich ist, die geltenden Regeln zur Schutzfreistellung oder Aussetzung der Arbeit. Die Führungskraft setzt die Einschränkung um, ohne unnötige klinische Einzelheiten zu erhalten.
Dieses Beispiel bedeutet nicht, dass jede medizinische Einschränkung dieselben arbeitsrechtlichen Folgen hat. Unterscheiden Sie vorübergehenden Schwangerschaftsschutz von anderen Eignungsfeststellungen. Prüfen Sie die geltenden Anforderungen an Anpassung, Beteiligung und erneute Beurteilung, bevor Sie eine Beschäftigungsentscheidung treffen.
Gestalten Sie das Verfahren praxistauglich
- Beurteilen Sie die Stelle: dokumentieren Sie Gefahren, Schutzmaßnahmen und etwaige gesetzliche Anforderungen an die arbeitsmedizinische Überwachung.
- Erklären Sie das Verfahren: informieren Sie Bewerber über relevante Aufgaben, Beurteilungen, Datenverarbeitung und den vertraulichen Kontaktweg.
- Trennen Sie Zugriffe: halten Sie klinische Informationen aus dem gewöhnlichen Bewerbermanagementsystem und den Auswahlnotizen heraus.
- Setzen Sie die Schlussfolgerung um: führen Sie Einschränkungen und Anpassungen vor der Exposition ein; behandeln Sie die Beurteilung nicht als Erlaubnis zur Diskriminierung.
- Gehen Sie sorgfältig mit Mitteilungen um: gibt jemand freiwillig medizinische Einzelheiten an, vermeiden Sie deren Verbreitung, verweisen Sie an das zuständige Fachpersonal und speichern Sie nur das rechtmäßig Notwendige.
- Begrenzen Sie die Dokumentation: halten Sie Maßnahme, autorisierte Zugriffe und Überprüfungstermin fest; wenden Sie begründete Aufbewahrungsregeln auf die Unterlagen des Arbeitgebers an. Für medizinische Akten und gesetzliche Expositionsverzeichnisse können andere Anforderungen gelten.
Stimmen Sie die Datenschutzinformation für Bewerber, die Datenschutzinformation für Beschäftigte und die Aufbewahrungsrichtlinie auf dieses Verfahren ab. Prüfen Sie Zugriffe erneut, wenn aus der Bewerbung ein Arbeitsverhältnis wird.
Quellen und örtliche Umsetzung
Dieser Artikel erläutert die DSGVO und die EU-Grundsätze. Prüfen Sie mit Ihrem arbeitsmedizinischen Dienst die örtlichen Regeln zu Beschäftigung, Gleichbehandlung, Arbeitsmedizin und Mutterschutz, bevor Sie ein Untersuchungsverfahren gestalten.
- DSGVO-Artikel 5, 6, 7 und 9, offizielle Wiedergabe durch die CNIL.
- Zusammenfassung des Gerichtshofs zu Mahlburg, C-207/98.
- EU-OSHA-Erläuterung der Richtlinie für schwangere Arbeitnehmerinnen.
- CNIL-Leitfaden für arbeitsmedizinische Dienste.
Nutzen Sie GDPRWise, um Ihre Verarbeitungstätigkeiten für Recruiting und Personal zu dokumentieren und die Datenschutzinformationen für Ihr Team vorzubereiten.