Der Bewerber unterschreibt den Vertrag. Das Recruiting ist beendet. Es liegt nahe, die gesamte Bewerbungsmappe in die Personalakte zu schieben und dort zu belassen.
Nach der DSGVO macht eine Einstellung nicht automatisch jedes Recruiting-Datum für die weitere Beschäftigung erforderlich.
Recruiting und Beschäftigung sind unterschiedliche Zwecke
Im Recruiting verarbeiten Sie Informationen, um über eine Einstellung zu entscheiden.
Wird die Person Beschäftigte, verschieben sich Ihre Zwecke.
Sie brauchen Informationen dann für Themen wie:
- Lohnabrechnung
- Personalverwaltung
- Leistungen
- Arbeitsplanung
- Leistungsmanagement
- Weiterbildung
- Rechtliche und regulatorische Pflichten
- Sicherheit am Arbeitsplatz
Ein Teil der Recruiting-Informationen bleibt relevant. Ein anderer nicht. Beides als getrennte Verarbeitungstätigkeiten im Verzeichnis zu behandeln macht diese Unterscheidung leichter durchzuhalten.
Was darf in die Personalakte?
Je nach Rolle und anwendbarem Recht kann das umfassen:
- Identifikations- und Kontaktdaten
- Für die Stelle relevante Qualifikationen
- Berufsverlauf, soweit weiterhin erforderlich
- Angaben zur Vorbereitung des Vertrags
- Nachweise erforderlicher beruflicher Befähigungen
- Einschlägige Recruiting-Korrespondenz
Dass Informationen im Recruiting rechtmäßig erhoben wurden, rechtfertigt nicht automatisch eine dauerhafte Aufbewahrung.
Was sollte geprüft werden?
Prüfen Sie, ob Sie noch brauchen:
- Informelle Notizen der Gesprächsführenden
- Alte Bewerberrankings
- Verworfene Assessment-Entwürfe
- Angaben zu anderen Stellen
- Überflüssige Kopien des Lebenslaufs
- Informationen aus Online-Recherchen
- Testdaten, die ihren Zweck erfüllt haben
Ein Teil davon kann für eine bestimmte Zeit aufzubewahren sein, etwa mit Blick auf mögliche Ansprüche. Das heißt nicht, dass er in die dauerhafte Personalakte gehört, und Ihre Aufbewahrungsrichtlinie sollte sagen, wo er liegt und wie lange.
Aktualisieren Sie die Datenschutzinformation
Bewerber haben Informationen zur Recruiting-Verarbeitung erhalten.
Beschäftigte brauchen Informationen zu der Verarbeitung, die während der Beschäftigung stattfindet.
Das kann Lohnabrechnung, Abwesenheitsverwaltung, IT-Systeme, Zugriffskontrolle, Leistungsmanagement, Weiterbildung, Leistungen und weitere Personalprozesse umfassen, und dafür gibt es die Datenschutzrichtlinie für Mitarbeitende.
Gehen Sie nicht davon aus, dass der Bewerberhinweis alles abdeckt, was nach der Einstellung geschieht.
Aktualisieren Sie die Zugriffsrechte
Bewerbungsakten sind mitunter für Gesprächsführende oder externe Vermittler zugänglich, die nach Abschluss des Verfahrens keinen Zugriff mehr brauchen.
Prüfen Sie die Berechtigungen, wenn der Bewerber eingestellt ist.
Der Grundsatz bleibt gleich: Personenbezogene Daten sollen nur für Personen zugänglich sein, die sie für ihre Rolle brauchen.
Halten Sie den Übergang gesteuert
Ein nützlicher Onboarding-Schritt ist:
- Bestimmen, welche Recruiting-Daten noch erforderlich sind.
- Sie für den passenden Zweck übernehmen oder aufbewahren.
- Die richtige Aufbewahrungsfrist anwenden.
- Überflüssige Kopien löschen.
- Systemberechtigungen aktualisieren.
- Die Datenschutzinformation übergeben.
GDPRWise hilft Organisationen, zwischen Recruiting- und Personalverarbeitungen zu unterscheiden, damit personenbezogene Daten über den gesamten Beschäftigtenlebenszyklus steuerbar bleiben.
GDPRWise trennt Recruiting und Personalverarbeitung in Ihrem Verzeichnis, damit jede Akte den Zweck und die Frist erhält, die zu ihr gehören.