Arbeitgeber sammeln Lebensläufe an. Manche gehören zu laufenden Bewerbungen, andere zu Personen, die vor Monaten oder Jahren geschrieben haben. Nach der DSGVO dürfen Lebensläufe jedoch nicht einfach unbegrenzt gespeichert bleiben.
Es gibt keine einzelne DSGVO-Frist, die für jeden Lebenslauf gilt. Die richtige Frist hängt davon ab, warum Sie ihn aufbewahren.
Während des Bewerbungsverfahrens
Solange eine Stelle offen ist, lässt sich die Aufbewahrung leicht begründen: Sie brauchen die Unterlagen, um Bewerber zu beurteilen und das Verfahren zu führen.
Das kann Lebenslauf, Anschreiben, Gesprächsnotizen, Assessments und Korrespondenz umfassen.
Mit Abschluss des Verfahrens ändert sich dieser ursprüngliche Zweck oder entfällt.
Was gilt nach einer Absage?
Sie müssen nicht die Unterlagen jedes abgelehnten Bewerbers in der Minute löschen, in der die Stelle besetzt ist.
Es kann einen berechtigten Grund geben, bestimmte Informationen für begrenzte Zeit aufzubewahren, etwa um Fragen zum Verfahren zu beantworten oder Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder abzuwehren. Diese Begründung stützt sich auf eine der sechs Rechtsgrundlagen, halten Sie also fest, auf welche.
Die angemessene Frist hängt auch vom anwendbaren nationalen Arbeits- und Antidiskriminierungsrecht ab.
Deshalb bestimmen Organisationen ihre Fristen besser aus dem eigenen rechtlichen Kontext heraus, statt eine beliebige Zahl aus dem Internet zu übernehmen.
Dürfen Sie den Lebenslauf für künftige Stellen aufbewahren?
Das ist möglich, aber es ist ein anderer Zweck.
Der Bewerber hat Ihnen seinen Lebenslauf ursprünglich für eine bestimmte Stelle gegeben. Ihn aufzubewahren, weil Sie ihn zu künftigen Möglichkeiten ansprechen wollen, macht die Unterlagen zum Teil eines Talentpools.
Seien Sie über diesen Zweck in Ihrem Datenschutzhinweis für Bewerber transparent und legen Sie eine angemessene Frist fest.
Verwandeln Sie nicht automatisch jede abgelehnte Bewerbung in eine dauerhafte Bewerberdatenbank.
Sind zwei Jahre immer richtig?
Nein.
Im Netz kursieren häufig konkrete Fristen, aber die DSGVO selbst sagt nirgends, dass jeder Arbeitgeber jeden Lebenslauf abgelehnter Bewerber eine feste Anzahl Monate oder Jahre aufbewahren darf.
Die Aufbewahrung ist aus dem Zweck und gegebenenfalls aus nationalem Recht zu begründen.
Eine international tätige Organisation kann daher in verschiedenen Ländern unterschiedliche praktische Regeln brauchen.
Was gilt für Initiativbewerbungen?
Dieselben Grundsätze.
Schickt Ihnen jemand einen Lebenslauf, ohne sich auf eine bestimmte Stelle zu bewerben, entscheiden Sie, was Sie damit tun.
Wollen Sie Initiativbewerbungen für künftige Stellen aufbewahren, erklären Sie Bewerbern, wie das abläuft und wie lange ihre Daten gespeichert bleiben.
Vergessen Sie die Kopien nicht
Einen Bewerber aus Ihrer Recruiting-Plattform zu löschen entfernt nicht zwingend alle Kopien.
Lebensläufe können auch liegen in:
- Personalpostfächern
- Postfächern von Führungskräften
- Geteilten Laufwerken
- Download-Ordnern
- Portalen von Personalvermittlern
- Gesprächsnotizen
- Tabellen
- KI- oder Assessment-Tools
Ihre Richtlinie deckt den gesamten Recruiting-Prozess ab, so wie eine Richtlinie zu Aufbewahrungsfristen den Rest Ihrer Organisation abdeckt.
Automatisieren Sie die Löschung, wo möglich
Aufbewahrungsregeln wirken nur, wenn sie umgesetzt werden.
Bewerbermanagementsysteme erlauben oft, Lösch- oder Prüftermine zu setzen. Nutzen Sie diese Funktionen, statt darauf zu bauen, dass jemand daran denkt, alte Bewerbungen manuell aufzuräumen.
Dokumentieren Sie Ihre Aufbewahrungsregeln
Legen Sie für das Recruiting mindestens fest:
- Wie lange laufende Bewerbungen aufbewahrt werden
- Wie lange Unterlagen abgelehnter Bewerber nach dem Verfahren aufbewahrt werden
- Wie lange Talentpool-Informationen aufbewahrt werden
- Wann Fristen überprüft werden
- Wer für die Löschung verantwortlich ist
GDPRWise hilft Organisationen, Aufbewahrungsfristen als Teil ihrer Verarbeitungstätigkeiten zu dokumentieren, damit aus „wir speichern nicht zu lange“ eine echte Regel wird.
GDPRWise hält für jede Recruiting-Verarbeitung eine Aufbewahrungsfrist fest, damit Löschen zur dokumentierten Regel wird statt zum guten Vorsatz.