DSGVO im Mietsektor: keine Ausnahme
Als Vermieter arbeiten Sie täglich mit personenbezogenen Daten. Name, Adresse, Einkommensnachweise, Kopie des Personalausweises, Bankdaten - Sie erheben alles. Und das bedeutet, dass die DSGVO auf Sie zutrifft.
Dennoch gehen viele Vermieter, besonders private, davon aus, dass die DSGVO nicht für sie gilt. “Ich bin kein Unternehmen,” hört man dann. Oder: “Ich habe nur zwei Wohnungen.” Aber die DSGVO unterscheidet nicht zwischen groß und klein. Sie unterscheidet zwischen persönlich und professionell.
Der spanische Fall: 1.200 EUR Bußgeld für einen Vermieter
Im Jahr 2022 verhoengte die spanische Aufsichtsbehörde (AEPD) ein Bußgeld von 1.200 EUR gegen einen privaten Vermieter. Der Grund: Der Vermieter hatte personenbezogene Daten eines Mieters (Ausweis, Einkommensnachweise, Bankdaten) erhoben, ohne den Mieter über die Verarbeitung zu informieren.
Konkret fehlte Folgendes:
- Keine Information über den Zweck der Datenverarbeitung
- Keine Angabe der Rechtsgrundlage
- Keine Information über die Aufbewahrungsfrist
- Kein Verweis auf die Rechte des Mieters (Auskunft, Berichtigung, Löschung)
Der Vermieter hätte einfach ein kurzes Datenschutzdokument dem Mietvertrag beifügen sollen. Das hätte ihn eine halbe Stunde gekostet. Das Bußgeld kostete ihn 1.200 EUR.
Dies ist kein Einzelfall. Aufsichtsbehörden in ganz Europa schauen zunehmend auf den Immobiliensektor, gerade weil vielen Vermietern ihre Pflichten nicht bewusst sind.
Die Haushaltsausnahme: wann gilt sie?
Die DSGVO kennt eine “Haushaltsausnahme” (Artikel 2(2)(c)). Diese besagt, dass die DSGVO nicht für Verarbeitungen durch eine Person im Rahmen rein persönlicher oder haushaltsbezogener Tätigkeiten gilt.
Aber wann ist Vermietung “rein persönlich”?
Möglicherweise ausgenommen:
- Sie vermieten ein Zimmer in Ihrer eigenen Wohnung an einen Mitbewohner
- Sie vermieten gelegentlich ein Ferienhaus an Familie oder Freunde
Nicht ausgenommen:
- Sie vermieten strukturell mehrere Objekte an Dritte
- Sie arbeiten mit einem Makler oder Immobilienverwalter
- Sie schalten Anzeigen auf Plattformen wie ImmoScout24, Immowelt oder WG-Gesucht
- Sie führen eine strukturierte Verwaltung von Mietern und Zahlungen
Die Faustregel: Sobald Ihre Vermietungstätigkeit einen organisierten Charakter hat, gilt die DSGVO. Sie vermieten 10 Wohnungen? Keine Diskussion. Sie vermieten 1 über eine Plattform? Wahrscheinlich auch.
Welche Daten dürfen Sie erheben?
Der Grundsatz der Datenminimierung (Artikel 5 DSGVO) legt fest, dass Sie nur Daten erheben dürfen, die für den Zweck erforderlich sind. Für die Vermietung bedeutet das:
Erlaubt
- Name und Kontaktdaten - für den Mietvertrag erforderlich
- Personalausweis - zur Identitätsprüfung (einsehen, nicht kopieren, es sei denn gesetzlich vorgeschrieben)
- Einkommensnachweise - zur Beurteilung, ob der Mieter die Miete bezahlen kann (Gehaltsabrechnungen, Arbeitsvertrag)
- Bankdaten - für den Mieteinzug
- Miethistorie/Referenzen - relevant für die Mieterbeurteilung
Nicht erlaubt
- Medizinische Daten - nicht relevant für die Vermietung
- Religion, politische Präferenz, sexuelle Orientierung - besondere Kategorien, die Sie nie erfragen dürfen
- Social-Media-Profile - nicht für den Mietvertrag erforderlich
- Führungszeugnis - private Vermieter dürfen dies nicht anfordern
- Übermäßiges Kopieren - eine vollständige Akte mit allen Kontoauszügen der letzten 5 Jahre ist unverhältnismäßig
Was müssen Sie als Vermieter regeln?
1. Informieren Sie Ihre Mieter
Fügen Sie dem Mietvertrag ein kurzes Datenschutzdokument bei. Geben Sie an:
- Welche Daten Sie erheben und warum
- Die Rechtsgrundlage (in der Regel: Erfüllung des Mietvertrags)
- Wie lange Sie die Daten aufbewahren
- Die Rechte des Mieters (Auskunft, Berichtigung, Löschung)
- Ihre Kontaktdaten für Datenschutzfragen
2. Begrenzen Sie, was Sie erheben
Fragen Sie nur, was Sie wirklich benötigen. Eine Gehaltsabrechnung zur Einkommensprüfung? In Ordnung. Alle Kontoauszüge des letzten Jahres? Übertrieben.
3. Legen Sie Aufbewahrungsfristen fest
- Während des Mietvertrags: alle für die Erfüllung erforderlichen Daten
- Nach Ende des Mietvertrags: Finanzunterlagen maximal 7 Jahre (Steuergesetzgebung), alle übrigen Daten löschen
- Abgelehnte Mietinteressenten: Daten innerhalb von 4 Wochen löschen, es sei denn, eine längere Frist wurde vereinbart
4. Sichern Sie die Daten
Speichern Sie Mieterakten nicht in einem ungesicherten Ordner auf Ihrem Desktop. Verwenden Sie mindestens:
- Passwortschutz für digitale Dateien
- Eingeschränkten Zugriff (nur Sie und gegebenenfalls Ihr Verwalter)
- Einen abschließbaren Schrank für Papierakten
5. Vorsicht bei Immobilienplattformen
Wenn Sie eine externe Plattform oder einen Makler nutzen, der Zugang zu Mieterdaten hat, benötigen Sie möglicherweise einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Prüfen Sie, ob die Plattform bereits einen in ihren AGB anbietet.
Zusammenfassung: die drei großen Fehler von Vermietern
- Nicht informieren - Mieter nicht darüber informieren, was Sie mit ihren Daten tun (genau der Fehler aus dem spanischen Fall)
- Zu viel erheben - alles “vorsichtshalber” anfordern, obwohl es nicht erforderlich ist
- Nie löschen - Mieterakten jahrelang nach Vertragsende aufbewahren
Keiner dieser Fehler ist schwer zu vermeiden. Ein kurzes Datenschutzdokument, eine bewusste Datenauswahl und eine jährliche Bereinigung reichen aus, um die Grundlagen in Ordnung zu bringen.
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