Recht auf Berichtigung: Personenbezogene Daten Korrigieren

Was ist ein Berichtigungsantrag?

Gemäß Artikel 16 der DSGVO hat jede Person das Recht, unrichtige personenbezogene Daten unverzüglich berichtigen zu lassen, das sogenannte Recht auf Berichtigung oder Datenberichtigung. Außerdem hat sie das Recht, unvollständige Daten vervollständigen zu lassen.

Dies ist eines der 8 Betroffenenrechte unter der DSGVO. In der Praxis ist es oft einfach: “Mein Nachname ist in Ihrem System falsch geschrieben” oder “Sie haben noch meine alte Adresse.” Eine korrekte Bearbeitung erfordert jedoch einen klaren Prozess.

Kurz gesagt: Sie haben einen Monat Zeit, unrichtige Daten nach einem gültigen Antrag zu korrigieren. Identität prüfen, in allen Systemen korrigieren, etwaige Empfänger informieren (Artikel 19) und die Änderung der betroffenen Person schriftlich bestätigen.

Wie schnell müssen Sie reagieren?

Artikel 12(3) setzt die Frist auf einen Monat ab Eingang des Antrags. Bei komplexen oder zahlreichen Anträgen können Sie diese einmalig um bis zu zwei weitere Monate verlängern, müssen die betroffene Person aber innerhalb des ersten Monats informieren und begründen.

Bei einer einfachen Korrektur (ein Tippfehler, eine geänderte Adresse) ist ein Monat reichlich. Die meisten Organisationen bearbeiten einfache Berichtigungsanträge innerhalb weniger Werktage.

Häufige Szenarien

Szenario	Was zu tun ist
Tippfehler im Namen	In allen Systemen korrigieren, in der Regel kein Nachweis erforderlich
Veraltete Adresse	Bestätigung der neuen Adresse anfordern, überall aktualisieren
Falsche E-Mail-Adresse	Über die korrekte E-Mail-Adresse verifizieren, alle Listen aktualisieren
Unvollständige Daten	Fehlende Informationen ergänzen (z.B. fehlender zweiter Vorname)
Namensänderung nach Heirat	Angemessen, ein Begleitdokument zu verlangen
Bestrittene Sachdaten	Beweise bewerten, Einschränkung während der Prüfung erwägen

Schritt 1: Antrag registrieren

Sobald der Antrag eingeht, notieren Sie:

• Wer den Antrag stellt
• Wann Sie ihn erhalten haben (die Monatsfrist beginnt jetzt)
• Über welchen Kanal er eingegangen ist
• Welche Daten als fehlerhaft angegeben werden
• Was die korrekten Daten sein sollen

Schritt 2: Identität überprüfen

Bevor Sie Daten ändern, müssen Sie sicherstellen, dass der Antrag von der richtigen Person stammt. Wenn sich jemand als Kunde ausgibt und die E-Mail-Adresse ändern lässt, handelt es sich um eine Datenschutzverletzung.

Wie Sie die Identität überprüfen:

• Wenn die Person ein Konto hat: Lassen Sie den Antrag über dieses Konto bestätigen
• Wenn Sie die Person kennen (z.B. ein Mitarbeiter): Eine Bestätigung über die bekannte E-Mail-Adresse genügt
• Bei unbekannten Personen: Bitten Sie um eine Kopie eines Ausweisdokuments mit geschwärzter Ausweisnummer und geschwärztem Foto

Schritt 3: Richtigkeit der Korrektur prüfen

Dieser Schritt wird oft übersehen. Prüfen Sie vor der Änderung, ob die neuen Daten tatsächlich korrekt sind.

Praktische Beispiele:

• Bei einer Adressänderung können Sie um eine aktuelle Versorgerrechnung oder ein offizielles Dokument bitten
• Bei einer Namensänderung (z.B. nach Heirat) ist eine Heiratsurkunde oder ein aktualisierter Ausweis angemessen
• Bei einem einfachen Tippfehler ist der Kontext in der Regel ausreichend

Sie müssen nicht für jede kleine Korrektur einen Nachweis verlangen. Halten Sie es verhältnismäßig. Ein Tippfehler im Vornamen erfordert nicht dasselbe Beweisniveau wie die Änderung eines vollständigen Identitätsdatensatzes.

Schritt 4: Korrektur durchführen

Aktualisieren Sie die Daten in allen Systemen, in denen die fehlerhaften Daten gespeichert sind:

• CRM-System - Kundendaten, Notizen
• E-Mail-Marketing - Verteilerlisten, Kontaktdaten
• Buchhaltung - Rechnungen, Zahlungsdaten
• HR-System - wenn es einen Mitarbeiter betrifft
• Website - Kontoprofile, Formulardaten
• Papierakten - Verträge, Korrespondenz

Seien Sie gründlich. Wenn Sie die Daten in Ihrem CRM korrigieren, aber die Verteilerliste vergessen, verarbeiten Sie weiterhin unrichtige Daten.

Schritt 5: Empfänger informieren (Artikel 19)

Dies ist der Schritt, den die meisten Organisationen übersehen. Gemäß Artikel 19 müssen Sie jeden Empfänger, dem Sie die fehlerhaften Daten mitgeteilt haben, benachrichtigen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden.

Denken Sie an:

• Partner oder Auftragsverarbeiter, die die Daten erhalten haben
• Dritte, mit denen Sie die Daten geteilt haben (z.B. ein Lieferdienst mit der falschen Adresse)
• Andere Konzerngesellschaften, die eine Kopie haben

Sie müssen die betroffene Person auf Anfrage auch über diese Empfänger informieren.

Schritt 6: Der betroffenen Person antworten

Senden Sie innerhalb eines Monats eine klare Antwort:

• Bestätigen Sie, welche Daten korrigiert wurden
• Erklären Sie, was Sie geändert haben und in welchen Systemen
• Erwähnen Sie, dass die Empfänger informiert wurden (oder erklären Sie, warum nicht)

Was, wenn die Daten von einem Dritten stammen?

Wenn Sie die Daten nicht selbst erhoben, sondern von einer anderen Quelle erhalten haben, müssen Sie sie dennoch korrigieren. Sie sollten auch die Quelle über die Unrichtigkeit informieren, damit diese ihre eigenen Aufzeichnungen korrigieren kann.

Wenn Sie die Richtigkeit der neuen Daten nicht überprüfen können, weil Sie von der ursprünglichen Quelle abhängig sind, erklären Sie dies der betroffenen Person und erwägen Sie, die Verarbeitung der bestrittenen Daten einzuschränken, bis die Angelegenheit geklärt ist.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich einen Berichtigungsantrag ablehnen?

Nur wenn Sie nachweisen können, dass die Daten tatsächlich korrekt sind. Zum Beispiel, wenn ein Kunde behauptet, sein Geburtsdatum sei falsch, Ihre Unterlagen aber mit der ursprünglichen Identitätsprüfung übereinstimmen. Dokumentieren Sie immer Ihre Begründung und informieren Sie den Antragsteller über sein Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Was, wenn ich mit der Korrektur nicht einverstanden bin?

Wenn die Richtigkeit der Daten bestritten wird, kann die betroffene Person eine Einschränkung der Verarbeitung verlangen, während Sie prüfen. Bewerten Sie die Beweise fair. Wenn Sie nach der Prüfung weiterhin ablehnen, erklären Sie schriftlich, warum.

Muss ich Daten in Backups korrigieren?

Sie müssen nicht jedes historische Backup rückwirkend ändern. Stellen Sie jedoch sicher, dass bei einer Wiederherstellung die korrigierten Daten die fehlerhafte Version überschreiben. Dokumentieren Sie Ihren Ansatz zur Backup-Korrektur in Ihren Verarbeitungsverfahren.