Ce que vous voyez ici
Cet écran se trouve sous Mon dossier clients, onglet Processus. Le titre indique « Processus liés aux clients » et l’introduction vous demande de confirmer les interactions avec vos clients et les éléments de données que vous y utilisez.
Le RGPD exige que vous ayez une vue d’ensemble et le contrôle des données personnelles que votre entreprise traite. Cet écran est l’endroit où vous cartographiez cela pour vos clients.
L’écran comporte deux parties :
- Vos propres processus en haut, sous forme de cartes. Chaque carte affiche le nom et la description du processus, puis les Éléments de données qui s’y rattachent, par exemple « Nom du client », « Adresse du domicile » ou « Relevé de paiement, compte client ». Un processus fraîchement ajouté affiche à droite un bouton Confirmer les éléments de données, avec une note indiquant que le processus a été ajouté pour vous et que vous devriez vérifier ses éléments.
- À envisager en bas. Selon votre secteur, des processus sont prêts ici, regroupés sous « Priorité pour votre abonnement » et « Également suggéré pour vous ». Par exemple « Prospection clients », « Newsletter / promotion clients » ou « Paiements par carte ou application ». Tout en bas se trouve la tuile Plus de processus… pour choisir dans la liste étendue ou créer votre propre processus.
Si vous n’avez encore rien ajouté, un message en haut indique que vous n’avez pas encore ajouté de processus, avec l’invitation à en choisir un dans la liste ci-dessous.
Si vous êtes arrivé via le scan du site web, l’écran vous signale les résultats du scan qui doivent encore rejoindre votre dossier clients. Consulter dans le dossier vous y amène directement.
Ce qu’on attend de vous
- Ajoutez les processus qui concernent votre entreprise. Cliquez sur une carte suggérée. Une fenêtre s’ouvre avec deux onglets : Général (Nom du processus, Description, Finalité, Base légale, éventuellement une note) et Éléments de données. Cliquez sur Suivant pour passer aux éléments de données.
- Vérifiez les éléments de données de chaque carte. Contrôlez que les éléments listés correspondent à ce que vous utilisez vraiment. Ajoutez des éléments depuis la liste de suggestions ou la bibliothèque, ou créez le vôtre s’il manque quelque chose. Confirmez ensuite avec Confirmer les éléments de données.
- Supprimez ce qui ne s’applique pas. Un processus que votre entreprise ne connaît pas, vous le retirez simplement via l’icône corbeille de la carte. L’écran vous demande de confirmer la suppression.
- Prenez votre temps. Tout est enregistré automatiquement. Vous n’êtes pas obligé de tout faire en une fois : commencez et revenez dans quelques jours pour affiner.
Vous hésitez sur les processus à documenter ? Lisez Quels processus documenter. Pour changer l’ordre de vos cartes, voyez Réorganiser les processus.
L’écran est terminé quand l’avertissement sur les processus manquants a disparu, que chaque carte affiche des éléments de données confirmés et qu’aucun bouton Confirmer les éléments de données ne reste ouvert. L’action correspondante sur votre tableau de bord passe alors à « Terminé ».
Étape suivante
Allez dans l’onglet Systèmes du même dossier et listez les logiciels que vous utilisez pour vos interactions clients. S’il y a des outils cloud ou SaaS, mentionnez aussi le fournisseur dans Mon dossier tiers. Ce que vous remplissez ici constitue la base de votre registre des traitements et de votre politique de confidentialité sur la page Documents RGPD. L’ensemble est expliqué dans Que contient le dossier GDPRWise.
Regardez la vidéo
En une minute et demie, vous voyez comment construire votre dossier clients, des processus suggérés à la vérification des éléments de données. La vidéo est disponible en anglais.