Wat zie je hier
Je vindt dit scherm onder Mijn Klanten Dossier, tab Processen. De titel luidt “Klant gerelateerde processen” en de intro vraagt je om “de interacties met uw klanten en de gegevensitems die u daarin gebruikt” te bevestigen.
De GDPR (ook bekend als AVG) vereist dat je zicht hebt op de persoonsgegevens die je bedrijf verwerkt. Dit scherm is de plek waar je dat voor je klanten in kaart brengt.
Het scherm bestaat uit twee delen:
- Je eigen processen bovenaan, als kaarten. Elke kaart toont de naam en beschrijving van het proces en daaronder de Data Items die erbij horen, bijvoorbeeld “Naam van de klant”, “Thuisadres” of “Betalingsoverzicht, klantenrekening”. Bij een pas toegevoegd proces staat rechts een knop Bevestig Data items met de melding dat het proces voor jou werd toegevoegd en dat je de data items best nakijkt.
- Overweeg toe te voegen onderaan. Op basis van je sector staan hier processen klaar, gegroepeerd onder “Prioriteit voor jouw abonnement” en “Ook voorgesteld voor jou”. Denk aan “Klanten prospectie”, “Cliënten Nieuwsbrief / promotie” of “Kaart of app betalingen door klanten”. Helemaal onderaan staat de tegel Meer processen… om uit de uitgebreide lijst te kiezen of een eigen proces aan te maken.
Heb je nog niets toegevoegd, dan zie je bovenaan de melding “U heeft nog geen processen toegevoegd!” met de hint dat je er eenvoudig een kiest uit de lijst eronder.
Kwam je hier via de websitescan, dan wijst het scherm je op de scanbevindingen die nog in je klantdossier thuishoren. Via Bekijken in dossier ga je er rechtstreeks naartoe.
Wat wordt van je verwacht
- Voeg de processen toe die op jouw bedrijf slaan. Klik op een voorgestelde kaart. Er opent een venster “Voeg proces … toe aan mijn dossier” met twee tabs: Algemeen (Proces naam, Beschrijving, Doel, Rechtsgrond, eventueel een notitie) en Data items. Klik op Volgende om naar de data items te gaan.
- Kijk per kaart de data items na. Controleer of de opgesomde items overeenkomen met wat je echt gebruikt. Voeg items toe uit de suggestielijst of uit de bibliotheek, of maak zelf een item aan als iets ontbreekt. Bevestig daarna met Bevestig Data items.
- Verwijder wat niet van toepassing is. Een proces dat je bedrijf niet kent, haal je gewoon weg via het prullenbakje op de kaart. Het scherm vraagt dan “Ben je zeker dat je dit Process wil verwijderen?”.
- Neem je tijd. Alles wordt automatisch opgeslagen. Je hoeft niet alles in één keer te doen: maak een begin en kom over een paar dagen terug om verder te verfijnen.
Weet je niet zeker welke processen je moet documenteren, lees dan Welke processen moet je documenteren. Wil je de volgorde van je kaarten aanpassen, dan helpt Processen rangschikken.
Het scherm is klaar als de waarschuwing over ontbrekende processen verdwenen is, elke kaart bevestigde data items toont en er geen knop Bevestig Data items meer openstaat. Op je Dashboard springt de bijhorende actie dan op “Voltooid”.
Volgende stap
Ga naar de tab Systemen in hetzelfde dossier en lijst de software op die je voor je klantinteracties gebruikt. Zitten daar cloud- of SaaS-tools bij, vermeld de leverancier dan ook in Mijn Derden Dossier. Wat je hier invult, vormt de basis voor je verwerkingsregister en je privacyverklaring op de pagina GDPR Documenten. Meer over de samenhang lees je in Wat zit er in het GDPRWise dossier.
Bekijk de video
In anderhalve minuut zie je hoe je je klantendossier opbouwt, van de voorgestelde processen tot het nakijken van de data items.