Ce que vous voyez ici
Cet écran se trouve sous Mon dossier personnel, onglet Processus. Le titre indique « Processus liés au personnel » et l’introduction vous demande de confirmer les interactions avec votre personnel et les éléments de données que vous y utilisez.
Le RGPD exige une bonne vue d’ensemble de toutes les données personnelles que vous utilisez, y compris celles de vos collaborateurs. Vous constaterez vite qu’il y en a beaucoup : numéro de registre national, salaire, compte bancaire, situation familiale, certificats médicaux. Savoir quelles données vous utilisez est la première étape pour les traiter avec soin.
L’écran fonctionne comme le dossier clients :
- Vos propres processus en haut, sous forme de cartes avec nom, description et les Éléments de données associés.
- À envisager en bas, avec les processus RH les plus courants déjà prêts : « Recrutement de collaborateurs », paie et rémunération, enregistrement du temps de travail, assurance accidents du travail, communication avec les parties prenantes. Ils sont regroupés sous « Priorité pour votre abonnement » et « Également suggéré pour vous ».
- La tuile Plus de processus… pour choisir dans la liste étendue ou créer votre propre processus.
Tant que vous n’avez rien ajouté, le haut de l’écran indique que vous n’avez pas encore ajouté de processus, avec l’invitation à en choisir un dans la liste.
Contrairement au dossier clients, vous ne verrez pas ici de résultats de scan : le scan du site web ne dit rien sur la façon dont vous traitez les données de votre personnel.
Ce qu’on attend de vous
- Cliquez sur chaque processus qui existe dans votre entreprise. Une fenêtre s’ouvre, par exemple « Ajouter le processus ‘Recrutement de collaborateurs’ à mon dossier », avec les onglets Général et Éléments de données. Sous Général, le Nom du processus, la Description, la Finalité (par exemple « Disposer d’un effectif adapté ») et la Base légale (par exemple « Intérêt légitime ») sont préremplis. Vous pouvez ajouter une note. Cliquez sur Suivant pour les éléments de données.
- Assurez-vous que la liste des éléments de données est correcte. Vérifiez que les éléments reflètent les données personnelles que vous utilisez vraiment sur vos collaborateurs. Ajoutez depuis les suggestions, depuis la bibliothèque, ou créez votre propre élément. Confirmez avec Confirmer les éléments de données.
- Demandez l’aide de votre secrétariat social. Il sait exactement quelles données il traite pour vous lors du calcul des salaires et des déclarations. Pensez aussi à le mentionner dans votre dossier tiers.
- Relisez la liste étendue via Plus de processus… pour être complet. Un processus qui ne concerne pas votre entreprise se supprime via l’icône corbeille.
Pas de personnel ? Jetez quand même un œil à la liste. Vous traitez aussi des données personnelles d’indépendants, d’administrateurs ou de stagiaires.
Tout est enregistré automatiquement, vous pouvez donc travailler par courtes sessions.
L’écran est terminé quand l’avertissement sur les processus manquants a disparu et qu’aucune carte n’attend encore Confirmer les éléments de données.
Étape suivante
Allez dans l’onglet Systèmes et listez les logiciels que vous utilisez pour votre administration du personnel. Ce que vous confirmez ici devient la base de la « Politique de confidentialité personnel » et du registre personnel sur la page Documents RGPD. Plus d’informations dans Politique de confidentialité pour les employés et Quels processus documenter.
Regardez la vidéo
En moins d’une minute, vous voyez comment ajouter un processus RH et vérifier les éléments de données de vos collaborateurs. La vidéo est disponible en anglais.