Wat zie je hier
Je vindt dit scherm onder Mijn Personeel Dossier, tab Processen. De titel luidt “Personeel gerelateerde processen” en de intro vraagt je om “de interacties met uw personeel en de data items die u daarin gebruikt” te bevestigen.
De GDPR (AVG) vereist een goed overzicht van alle persoonsgegevens die je gebruikt, ook die van je medewerkers. Je zult merken dat dat er snel veel zijn: rijksregisternummer, loon, bankrekening, gezinssituatie, ziekteattesten. Weten welke gegevens je gebruikt, is de eerste stap om er zorgvuldig mee om te gaan.
Het scherm werkt zoals het klantendossier:
- Je eigen processen bovenaan, als kaarten met naam, beschrijving en de bijhorende Data Items.
- Overweeg toe te voegen onderaan, met de meest gangbare HR-processen klaargezet: “Aanwerving werknemers”, verloning en remuneratie, werkurenregistratie, arbeidsongevallenverzekering, communicatie met stakeholders. Ze staan gegroepeerd onder “Prioriteit voor jouw abonnement” en “Ook voorgesteld voor jou”.
- De tegel Meer processen… om uit de uitgebreide lijst te kiezen of een eigen proces aan te maken.
Zolang je niets toevoegde, staat bovenaan “U heeft nog geen processen toegevoegd!” met de hint om iets uit de lijst te kiezen.
Anders dan bij het klantendossier zie je hier geen scanbevindingen: de websitescan zegt niets over hoe je personeelsgegevens verwerkt.
Wat wordt van je verwacht
- Klik op elk proces dat in jouw bedrijf bestaat. Er opent een venster “Voeg proces ‘Aanwerving werknemers’ toe aan mijn dossier” met de tabs Algemeen en Data items. Onder Algemeen staan Proces naam, Beschrijving, Doel (bijvoorbeeld “Zorgen voor een geschikt personeelsbestand”) en Rechtsgrond (bijvoorbeeld “Gerechtvaardigd Belang”) al ingevuld. Je kunt een notitie toevoegen. Klik op Volgende voor de data items.
- Zorg dat de lijst met data items klopt. Controleer of de items weergeven welke persoonsgegevens je echt van je medewerkers gebruikt. Voeg toe uit de suggesties, uit de bibliotheek of maak zelf een item aan. Bevestig met Bevestig Data items.
- Vraag hulp aan je sociaal secretariaat. Zij weten precies welke gegevens ze voor je verwerken bij loonberekening en aangiftes. Vermeld hen trouwens ook in je derden dossier.
- Kijk de uitgebreide lijst nog eens na via Meer processen… voor de volledigheid. Een proces dat niet op jouw bedrijf slaat, verwijder je via het prullenbakje.
Heb je geen personeel? Werp toch een blik op de lijst. Ook van zelfstandige medewerkers, bestuurders of stagiairs verwerk je persoonsgegevens.
Alles wordt automatisch opgeslagen, dus je kunt in korte sessies werken.
Het scherm is klaar als de waarschuwing over ontbrekende processen weg is en er geen kaart meer wacht op Bevestig Data items.
Volgende stap
Ga naar de tab Systemen en lijst de software op waarmee je je personeelsadministratie voert. Wat je hier bevestigt, wordt de basis voor de “Privacy Verklaring Personeel” en het personeelsregister op de pagina GDPR Documenten. Meer daarover in Personeelsprivacybeleid en Welke processen moet je documenteren.
Bekijk de video
In minder dan een minuut zie je hoe je een HR-proces toevoegt en de data items van je medewerkers nakijkt.