Vous partagez plus de données que vous ne le pensez
Posez-vous la question : avec combien de parties externes partagez-vous les données personnelles de vos clients, employés ou visiteurs de votre site ? La plupart des entrepreneurs estiment trois ou quatre. En réalité, une PME moyenne partage des données avec 10 à 30 parties.
Votre comptable voit les données clients. Votre outil d’e-mailing traite des adresses e-mail. Votre CRM stocke l’historique des contacts. Votre site envoie des données à Google Analytics. Votre hébergeur a accès aux journaux du serveur. Sans parler de votre service de santé au travail, de votre assureur ou de votre outil de facturation.
En vertu du RGPD, vous êtes responsable de ce que toutes ces parties font avec les données. Cela commence par savoir qui elles sont.
Quatre catégories pour y voir clair
GDPRWise classe vos tiers en quatre catégories, ce qui facilite un travail systématique.
1. Prestataires professionnels
Des parties que vous engagez pour des tâches spécifiques impliquant des données personnelles :
- Comptable - voit les données financières, fiches de paie, numéros de TVA
- Avocat ou conseiller juridique - reçoit les dossiers en cas de litige
- Service de santé au travail - traite les données de santé des employés
- Assureur - reçoit les données du personnel et de l’entreprise
2. Outils en ligne et logiciels
Les outils numériques que vous utilisez au quotidien et qui stockent ou traitent des données :
- Système CRM - données clients, historique des contacts, notes
- Outil d’e-mailing - adresses e-mail, taux d’ouverture et de clic, listes
- Logiciel comptable - données de facturation, clients et fournisseurs
- Gestion de projet - descriptions de tâches, communication d’équipe
- Stockage cloud - documents, fichiers, sauvegardes
3. Réseaux sociaux et publicité
Des plateformes où vous partagez des données, souvent sans vous en rendre compte :
- Facebook et Instagram - pixels, audiences personnalisées, formulaires de prospects
- LinkedIn - analytics de page entreprise, ciblage publicitaire
- Google Ads - suivi des conversions, remarketing, données de mots-clés
- TikTok et YouTube - pixels, analytics, campagnes publicitaires
4. Hébergement et infrastructure
La base technique sur laquelle votre entreprise fonctionne :
- Hébergeur web - journaux du serveur, adresses IP, trafic e-mail
- Administrateur informatique - accès aux systèmes et aux données
GDPRWise génère vos accords de sous-traitance
Pour chaque tiers qui traite des données personnelles pour votre compte, vous avez besoin d’un accord de sous-traitance (DPA). C’est une obligation légale. GDPRWise simplifie les choses : la plateforme génère automatiquement un DPA professionnel que vous pouvez envoyer directement au tiers concerné.
Chaque accord généré couvre tous les éléments obligatoires :
- Quelles données sont traitées
- La finalité du traitement
- Les mesures de sécurité attendues
- Ce qui se passe à la fin de la collaboration
De nombreux grands éditeurs de logiciels disposent déjà de leur propre DPA. GDPRWise vous aide aussi à le demander et à l’enregistrer dans votre dossier.
Construisez votre dossier étape par étape
Vous n’avez pas besoin de recenser tous les tiers en une fois. Travaillez catégorie par catégorie :
- Commencez par vos outils en ligne - vérifiez votre outil d’e-mailing, votre CRM et votre logiciel comptable
- Ajoutez vos prestataires professionnels - comptable, avocat, service de santé au travail
- Vérifiez votre site - GDPRWise détecte automatiquement de nombreux scripts et outils externes
- N’oubliez pas l’hébergement - votre hébergeur et votre administrateur informatique traitent presque toujours des données
Pour chaque partie, indiquez quelles données elles traitent, pourquoi, et si vous disposez déjà d’un DPA. GDPRWise suit les accords manquants et vous envoie des rappels.
Ce n’est pas compliqué et tout ne doit pas être fait en une fois. L’essentiel, c’est de commencer.
GDPRWise vous aide à identifier chaque partie externe ayant accès à vos données personnelles, avec des accords de sous-traitance générés automatiquement.