Que contient votre dossier GDPRWise ?

Tout ce dont vous avez besoin pour gérer et démontrer votre conformité au RGPD

Votre dossier GDPRWise contient tout ce dont vous avez besoin pour gérer et démontrer votre conformité au RGPD. Des définitions de processus et données personnelles à vos tiers, actions de conformité et score.

1. Dossier clients

Le dossier clients est l’endroit où vous gérez tous les processus métier impliquant des données clients. Pensez à votre CRM, email marketing, traitement des commandes, support client, analytics web et formulaires de contact.

Pour chaque processus, le dossier enregistre :

• Ce que fait le processus et pourquoi (finalité et base juridique)
• Quelles données personnelles sont impliquées (noms, emails, coordonnées bancaires, etc.)
• Combien de temps vous conservez les données
• Quelles mesures de sécurité sont en place

GDPRWise pré-remplit le dossier clients en fonction de votre secteur d’activité et des résultats de votre scan. Vous vérifiez, ajustez et enrichissez avec le contexte spécifique de votre entreprise.

2. Dossier personnel

Le dossier personnel couvre tous les processus métier impliquant des données des employés et du personnel. Paie, administration RH, suivi des congés maladie, évaluations de performance, gestion des accès, vidéoprotection, appareils de l’entreprise - tout cela implique des données personnelles soumises au RGPD.

Beaucoup de chefs d’entreprise se concentrent uniquement sur les données clients et oublient que les données du personnel sont tout aussi réglementées. En fait, les données que vous collectez sur votre personnel sont souvent bien plus détaillées et sensibles que celles de vos clients - informations salariales, composition familiale, détails de retraite, évaluations de performance, absences médicales, et plus encore. Le dossier personnel vous garantit que tout cela est couvert, y compris une politique de confidentialité pour les employés qui informe votre personnel sur la manière dont leurs données sont traitées.

3. Dossier tiers

Le dossier tiers répertorie tous les traitements de données personnelles impliquant des tiers. Chaque service externe qui traite des données personnelles pour votre compte doit être documenté : votre hébergeur, service email, plateforme CRM, processeur de paiement, comptable, stockage cloud, outils d’analytics, et plus encore.

Pour chaque tiers, le dossier suit :

• Quelles données ils traitent et pourquoi
• Où ils sont situés (UE ou en dehors)
• Si un accord de sous-traitance (DPA) est en place
• Le type de relation (sous-traitant, responsable conjoint, responsable indépendant)

Cet aperçu est essentiel pour votre registre des traitements et vous aide à identifier où des accords de sous-traitance manquent.

4. Documents RGPD

Depuis l’écran documents RGPD, vous pouvez générer les documents officiels nécessaires à la conformité. Ceux-ci sont construits à partir des données de vos dossiers clients, personnel et tiers, afin de refléter fidèlement votre situation réelle.

Les documents que vous pouvez générer incluent :

• Politique de confidentialité - adaptée à vos activités de traitement, prête à placer sur votre site
• Registre des traitements - le registre formel Article 30, exportable en PDF ou Excel
• Politique de confidentialité des employés - un document destiné aux employés expliquant comment vous traitez leurs données
• Politique cookies - basée sur les cookies et trackers détectés par votre scan

Ce ne sont pas des modèles génériques. Ils sont générés à partir de vos données de dossier, ils correspondent donc à ce que vous faites réellement.

5. Tableau de bord et actions de conformité

Votre tableau de bord vous donne un aperçu clair de votre situation et de ce qu’il reste à faire. Il affiche votre score de conformité et une liste priorisée d’actions indispensables pour atteindre un niveau de base de conformité RGPD.

Chaque action comprend :

• Une description de ce qui doit être fait
• Le niveau de priorité
• Un lien vers les conseils dans la base de connaissances

Actions typiques : conclure un accord de sous-traitance avec un tiers, compléter une définition de processus manquante, définir des durées de conservation, ou examiner des éléments signalés lors de votre scan.

Le score de conformité n’est pas une garantie juridique, mais un indicateur pratique. Il vous aide à suivre votre progression, à vous concentrer sur l’essentiel et à démontrer aux contrôleurs que vous gérez activement votre conformité.