Créez une documentation RGPD complète avec GDPRWise

Le défi de la documentation

Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données, aussi connu sous le nom de GDPR en anglais) est, en son cœur, une obligation de documentation. Vous devez prouver que vous traitez correctement les données personnelles. Pas simplement l’affirmer - le prouver. Avec des documents, des registres, des politiques et des procédures qu’une autorité de surveillance peut examiner à tout moment.

Pour les grandes organisations disposant de départements juridiques, c’est geérable. Pour les petites et moyennes entreprises, c’est le plus grand obstacle à la conformité. Vous savez que vous devriez avoir un registre des traitements. Vous savez que votre politique de confidentialité doit être mise à jour. Vous savez que vous devriez documenter votre situation en matière de cookies. Mais rassembler tout cela, dans le bon format, couvrant tous les bons champs ? C’est là que la plupart des PME se retrouvent bloquées.

GDPRWise résout ce problème en générant votre documentation RGPD complète à partir d’un seul point de départ : le scan de votre site web.

Tout en un seul endroit

Votre dossier GDPRWise n’est pas un document unique. C’est une collection structurée de tout ce dont vous avez besoin pour démontrer votre conformité. Voici ce qu’il comprend et pourquoi chaque composant est important.

Registre des traitements (ROPA)

Le registre des activités de traitement est la base de votre documentation RGPD. Il liste chaque activité impliquant des données personnelles, de l’analyse du site web à l’administration de la paie.

GDPRWise génère votre registre automatiquement. Le scan détecte les traitements liés au site web. La base sectorielle ajoute les activités standard de l’industrie. Le raffinement guidé complète les traitements internes et hors ligne. Chaque entrée comprend la finalité, la base juridique, les catégories de données, les destinataires, les délais de conservation et les mesures de sécurité.

Le résultat est un registre qui répond aux exigences de l’article 30 du RGPD, prêt à être exporté et présenté.

Politique de confidentialité pour les clients

Votre politique de confidentialité informe les visiteurs et les clients sur les données que vous collectez, pourquoi, et quels sont leurs droits. GDPRWise la génère en se basant sur vos activités de traitement réelles, pas à partir d’un modèle générique.

Parce que la politique est construite à partir des résultats du scan et de vos réponses, elle décrit précisément ce qui se passe sur votre site web. Quand votre site utilise Google Analytics, la politique le mentionne. Quand votre formulaire de contact collecte des numéros de téléphone, la politique le précise. Pas de lacunes, pas de fiction.

Politique de confidentialité du personnel

La plupart des entreprises ignorent complètement ce point. Le RGPD exige que vous informiez vos employés sur la façon dont vous traitez leurs données personnelles. Paie, dossiers RH, congés maladie, vidéoprotection, suivi GPS, surveillance informatique - tout cela nécessite de la transparence.

GDPRWise génère une politique de confidentialité du personnel dédiée en se basant sur vos réponses concernant les pratiques RH. Ce document est prêt à être inclus comme annexe aux contrats de travail. C’est l’une des fonctionnalités uniques de GDPRWise : très peu d’outils sur le marché génèrent une politique de confidentialité à destination des employés.

Rapport sur les cookies

Le rapport sur les cookies fournit un inventaire détaillé de tous les cookies et trackers actifs sur votre site web. Pour chaque cookie, vous voyez le nom, l’origine, la catégorie (fonctionnel, analytique, marketing), la durée de vie et si le consentement est requis.

Ce rapport constitue la base pour la configuration de votre bandeau de cookies et votre politique en matière de cookies. Vous savez exactement quoi déclarer et quoi bloquer tant que le consentement n’est pas donné.

Liste d’actions

Tout ne peut pas être automatisé. Certains éléments nécessitent votre intervention : conclure un accord de sous-traitance avec un fournisseur, définir un délai de conservation pour une catégorie de données spécifique, ajuster votre bandeau de cookies, ou briefer votre personnel sur la procédure de violation de données.

La liste d’actions recueille ces éléments, priorisés par impact. Chaque action comprend une description, le niveau de priorité et des orientations sur la façon de la résoudre. Vous pouvez attribuer des actions à des collègues et suivre leur réalisation au sein de la plateforme.

Procédures de gestion des violations

Votre dossier comprend une section de gestion des violations de données avec un registre des violations, des modèles de notification et des modèles de communication pour les personnes concernées. Ceux-ci sont adaptés à votre secteur et à vos activités de traitement spécifiques.

Quand une violation survient, vous ne partez pas de zéro. Vous ouvrez GDPRWise, enregistrez l’incident et suivez la procédure guidée. Tout est documenté dans le format attendu par l’autorité de surveillance.

Score de conformité

Le score de conformité est un pourcentage indiquant où vous en êtes. Il est basé sur l’exhaustivité de votre registre, l’état de vos politiques de confidentialité, votre situation en matière de cookies et le nombre d’actions résolues.

Le score n’est pas une garantie juridique, mais un indicateur pratique. Il vous aide à prioriser et à suivre vos progrès au fil du temps.

Comment le modèle à trois couches garantit l’exhaustivité

La raison pour laquelle GDPRWise peut générer toute cette documentation de manière fiable est le modèle à trois couches.

La base sectorielle fournit le point de départ. Chaque industrie a des activités de traitement standard, des outils typiques et des flux de données courants. GDPRWise maintient des bases pré-construites pour des dizaines de secteurs, vous offrant un point de départ solide indépendamment de vos connaissances techniques.

Les résultats du scan IA ajoutent les spécificités. Le scan détecte exactement ce qui se passe sur votre site web : quels scripts se chargent, quels cookies sont placés, quels formulaires collectent des données. Ces constats sont traduits en entrées de registre, sections de politique et lignes de rapport sur les cookies. Les éléments confirmés par le scan portent l’étiquette “Détecté” pour que vous sachiez qu’ils sont vérifiés.

Le raffinement guidé complète le tableau. Des questions ciblées traitent les activités de traitement qui se déroulent en dehors de votre site web : données du personnel, dossiers clients, partage de données avec des partenaires, sécurité physique. Les éléments basés sur vos réponses portent l’étiquette “À vérifier” jusqu’à ce que vous les confirmiez.

Ensemble, ces trois couches garantissent l’exhaustivité. Rien n’est oublié.

Exporter, partager et présenter

Chaque composant de votre dossier peut être exporté individuellement ou comme un ensemble complet.

L’export PDF produit des documents formatteés professionnellement avec une mise en page soignée, des titres clairs et des tableaux structurés. Prêts à remettre à un inspecteur de l’autorité de surveillance, à inclure dans un dossier d’audit, ou à envoyer à votre conseiller juridique.

L’export Excel vous donne des tableurs modifiables pour un usage interne. Votre comptable peut examiner le registre des traitements. Votre équipe informatique peut vérifier le rapport sur les cookies. Votre responsable RH peut valider la politique de confidentialité du personnel.

Maintenir la documentation à jour

Le plus grand risque avec la documentation RGPD n’est pas de la créer - c’est de la laisser devenir obsolète. Un registre des traitements de 2023 qui ne mentionne pas les outils que vous avez ajoutés en 2025 est pire que pas de registre du tout. Cela suggère que vous ne surveillez pas votre conformité.

GDPRWise adresse ce problème à deux niveaux :

Scan Gratuit. Vous pouvez rescanner votre site web à tout moment et mettre à jour votre dossier. Quand le scan détecte des changements, ils sont présentés comme des suggestions que vous pouvez accepter ou rejeter.

Abonnement Peace of Mind. GDPRWise surveille votre site web en continu. Quand un nouveau script apparaît, qu’un cookie change, ou qu’un formulaire est ajouté, vous recevez une notification. La plateforme montre exactement ce qui a changé et quelle documentation doit être mise à jour. Vous examinez, approuvez, et votre dossier est de nouveau à jour.

Peace of Mind suit également les évolutions réglementaires pour que votre documentation reflète les attentes actuelles.

De fichiers éparpillés à une source unique de vérité

La plupart des PME ont une documentation RGPD éparpillée à différents endroits. Une politique de confidentialité rédigée par un avocat il y a deux ans. Un registre des traitements commencé dans Excel mais jamais terminé. Un bandeau de cookies installé sans documentation appropriée.

GDPRWise rassemble tout cela en un seul dossier structuré, maintenu et exportable. Vous savez où tout se trouve. Vous savez que c’est à jour. Et vous pouvez le prouver à quiconque le demande.