Pourquoi une politique de confidentialité du personnel séparée ?
La plupart des entreprises ont une politique de confidentialité sur leur site web, destinée aux clients et visiteurs. Mais en tant qu’employeur, vous traitez aussi beaucoup de données personnelles de votre propre personnel, et le RGPD exige que vous les en informiez tout aussi rigoureusement.
Il est important de reconnaître que les données personnelles que vous collectez sur votre personnel sont souvent bien plus détaillées et sensibles que celles de vos clients. Pensez aux informations salariales, à la composition familiale, aux détails de pension, aux évaluations de performance, aux absences médicales, aux dossiers disciplinaires et aux données biométriques comme les empreintes digitales pour le contrôle d’accès. Cela fait de la politique de confidentialité du personnel non pas une simple formalité de conformité, mais un document véritablement important pour votre équipe.
Une politique de confidentialité du personnel (aussi appelée politique de vie privée interne) est le document qui remplit cette fonction. Elle est entièrement distincte de votre politique de confidentialité web et se concentre sur les traitements liés à la relation de travail.
Quand la remettre ?
Le bon moment est à l’embauche. Ajoutez la politique en annexe au contrat de travail. Ainsi, l’employé sait dès le premier jour quelles données vous traitez, pourquoi et quels sont ses droits.
Si vous modifiez la politique ultérieurement, par exemple parce que vous installez des caméras ou adoptez un nouveau système RH, vous devez informer tous les employés du changement.
Que doit-elle contenir ?
Une politique de confidentialité du personnel comprend globalement les mêmes sections qu’une politique de confidentialité web, mais adaptées à la relation de travail.
1. Qui est le responsable du traitement ?
Le nom de votre entreprise, son adresse et ses coordonnées. Si vous avez un Délégué à la Protection des Données (DPO), mentionnez également ses coordonnées.
2. Quelles données traitez-vous ?
Soyez spécifique. En tant qu’employeur, vous traitez généralement :
- Données d’identification : nom, adresse, date de naissance, numéro national
- Paie : coordonnées bancaires, fiches de paie, données fiscales
- Dossiers RH : contrat de travail, évaluations, formations, avertissements
- Absences maladie : déclarations d’absence, durée d’absence (attention : vous ne pouvez pas enregistrer de détails médicaux)
- Contrôle d’accès et badges : qui entre ou quitte le bâtiment et quand
- Vidéoprotection : si vous avez des caméras sur le lieu de travail
- Suivi GPS : si vous suivez la localisation des véhicules de l’entreprise
- Utilisation informatique : journaux, utilisation e-mail, utilisation internet (si vous surveillez cela)
3. Pourquoi traitez-vous ces données ?
Indiquez la finalité par catégorie de données. Exemples :
- Paie : exécution du contrat de travail et obligations légales
- Vidéoprotection : sécurité des biens et sécurité des employés
- Suivi GPS : planification d’itinéraires et gestion de l’efficacité
- Badges : contrôle d’accès et respect de la législation sur le temps de travail
4. Quelle est la base légale ?
Les bases légales les plus courantes pour les données du personnel :
- Exécution du contrat de travail (paie, gestion du contrat)
- Obligation légale (déclarations fiscales, sécurité sociale)
- Intérêt légitime (vidéoprotection, sécurité informatique)
Le consentement est rarement adapté dans un contexte professionnel, car un employé ne peut pas véritablement refuser “librement.”
5. Avec qui partagez-vous les données ?
Listez toutes les parties ayant accès :
- Secrétariat social ou prestataire de paie
- Service de médecine du travail
- Assureur
- Fournisseurs IT ayant accès aux systèmes RH
- Autorités publiques (administration fiscale, sécurité sociale)
6. Durées de conservation
Décrivez par type de donnée combien de temps vous les conservez :
- Données de paie : obligation légale de conservation de 7 ans
- Dossier du personnel : jusqu’à 5 ans après la fin de la relation de travail
- Images de vidéoprotection : maximum 1 mois (sauf incident)
- Données GPS : quelques semaines, selon la finalité
7. Droits des employés
Les employés ont les mêmes droits que les autres personnes concernées : accès, rectification, effacement, limitation, portabilité et opposition. Indiquez comment ils peuvent exercer ces droits et qui contacter.
Comment GDPRWise gère cela pour vous
Lorsque vous parcourez le dossier employés dans GDPRWise, des questions vous sont posées sur vos processus RH, la vidéoprotection, le suivi GPS et vos politiques IT. Sur la base de vos réponses, GDPRWise génère automatiquement une politique de confidentialité du personnel prête à être ajoutée en annexe au contrat de travail.
Votre situation évolue ? Mettez à jour vos réponses et le document est automatiquement actualisé.
GDPRWise pose des questions ciblées sur vos traitements RH et génère automatiquement une politique de confidentialité du personnel. Prête à être ajoutée en annexe au contrat de travail.