Pouvez-vous imposer le partage de localisation en direct aux salariés ?

Organiser une équipe mobile n’exige pas automatiquement sa localisation en direct toute la journée. Le RGPD impose d’adapter le contrôle à votre besoin concret.

Pourquoi le RGPD couvre-t-il aussi la localisation en direct ?

Même sans conservation, consulter en direct une localisation liée à un salarié identifiable constitue un traitement de données personnelles. Choisissez délibérément entre une notification de statut, une localisation ponctuelle et une localisation continue.

Quand le contrôle de localisation peut-il être justifié ?

Pour un employeur privé, l’intérêt légitime, article 6(1)(f) du RGPD, peut fournir une base juridique. Répondez au préalable à trois questions :

1. Quel intérêt ? Précisez votre besoin : missions urgentes, risque de sécurité démontrable ou contrôle des prestations. La curiosité ne suffit pas.
2. La localisation est-elle nécessaire ? Comparez avec un planning, un appel ou un relevé par mission.
3. Votre intérêt l’emporte-t-il sur l’impact ? Évaluez fréquence, précision, durée, accès et protection des moments privés.

Documentez la mise en balance. Limiter le contrôle aux heures de travail ne suffit pas ; il n’existe pas de fréquence universellement admise.

Pourquoi le consentement est-il rarement la solution ?

Le CEPD rappelle que le salarié ne peut souvent pas refuser librement. Le consentement est donc généralement inadapté au contrôle. Activer soi-même le partage ne prouve pas un libre choix ; signer la réception de votre politique ne constitue pas un consentement.

Pourquoi le téléphone personnel et la messagerie sont-ils particulièrement sensibles ?

Le téléphone personnel accompagne aussi son propriétaire dans ses moments privés. L’Autorité belge de protection des données (APD) alerte donc sur la géolocalisation des appareils personnels.

Un groupe du personnel peut donner accès à des destinataires inutiles. Selon le centre d’aide WhatsApp, la dernière localisation actualisée reste aussi consultable via le message après l’arrêt du partage. Ce n’est pas un historique complet des trajets, mais l’arrêt n’efface pas toutes les informations.

Prévoyez de préférence un outil professionnel ou une alternative sans téléphone personnel. Un téléphone professionnel ou une application spécialisée ne rend pas non plus licite un contrôle excessif.

Que retenir des décisions de l’APD belge ?

Dans sa décision 61/2025 du 25 mars 2025, l’APD a admis l’intérêt légitime pour certains traitements de localisation de techniciens itinérants. La nécessité des données et l’accès limité pendant les heures effectivement travaillées ont compté. Elle a néanmoins constaté des infractions : le contrôle réel du travail n’était pas suffisamment annoncé et l’information sur le traitement était insuffisante.

L’APD a aussi critiqué l’enregistrement continu par le fournisseur. Elle n’a pas constaté d’infraction sur ce point, faute d’informations suffisantes sur l’enregistrement effectif. Limitez donc tant la collecte que la consultation. Promettre de ne pas consulter en permanence ne suffit pas.

Dans sa décision 15/2023 du 21 février 2023, l’APD a notamment souligné les déplacements professionnels pendant le travail, les données nécessaires, l’accès restreint et la consultation pour un motif concret. Ce dossier concernait des véhicules communaux et une éventuelle base juridique d’intérêt public. Un employeur privé ne peut pas simplement reprendre cette base.

Ces deux dossiers concernaient des véhicules. Ils n’autorisent pas de manière générale le suivi en direct sur téléphone personnel. Les orientations générales de l’APD considèrent en principe le contrôle permanent avec consultation systématique comme disproportionné.

Quelles solutions moins intrusives pouvez-vous examiner ?

Partez des informations nécessaires à votre véritable objectif :

Vous souhaitez savoir	Examinez d’abord
Une mission a-t-elle commencé ou pris fin ?	Une notification d’arrivée et de fin avec le numéro de mission.
Combien de temps a été consacré à une mission ?	Un enregistrement du début et de la fin, avec possibilité d’expliquer les erreurs.
Qui peut prendre une mission urgente ?	Les disponibilités, le planning et, si nécessaire, une localisation actuelle ponctuelle.
Comment protéger une personne travaillant seule ?	Un contact convenu ou une alarme ; le partage de localisation uniquement dans la mesure exigée par le risque concret.

Ces alternatives doivent aussi être nécessaires. Évitez qu’une notification d’arrivée déclenche discrètement un enregistrement continu en arrière-plan.

Comment mettre en place une méthode proportionnée ?

1. Décrivez l’objectif et l’utilisation. Précisez si les données servent à la planification, la facturation, la sécurité ou au contrôle des prestations. Ne parlez pas uniquement de “planification” si vous contrôlez aussi les horaires. Une autre utilisation ultérieure exige une nouvelle analyse et une information préalable.

2. Limitez techniquement l’enregistrement. Choisissez les moments et la précision nécessaires. Empêchez le suivi des pauses, déplacements privés et périodes hors du travail concerné. Testez aussi la collecte du fournisseur en arrière-plan. Une fonction de désactivation par le salarié est utile ; ne lui faites pas porter seul la responsabilité des bons réglages.

3. Limitez l’accès et sécurisez les données. Définissez qui en a besoin pour ses fonctions. Utilisez des comptes individuels, sécurisez l’accès et évitez la diffusion inutile dans des groupes de messagerie. Évaluez le fournisseur et concluez un contrat de sous-traitance lorsque requis.

4. Fixez des durées de conservation précises. Ne conservez pas automatiquement une localisation aussi longtemps que les relevés horaires. Il n’existe pas de durée universelle pour toutes les données de localisation. Définissez la suppression par objectif, couvrez les copies et sauvegardes, et vérifiez l’exécution. Un litige concret peut justifier la conservation de données pertinentes, pas un archivage illimité de tous les déplacements.

5. Informez et consultez au préalable. Expliquez clairement qui est responsable, les données collectées, les objectifs, la base juridique, les accès, la durée de conservation et les droits des salariés. Mentionnez les éventuels transferts hors EEE et leurs garanties. Respectez les règles nationales applicables à la concertation avec les salariés et aux règlements de travail. Une mention générale selon laquelle “un contrôle GPS est possible” ne suffit pas.

6. Organisez les questions et oppositions. En cas d’intérêt légitime, un salarié peut s’opposer pour des raisons tenant à sa situation particulière. Examinez chaque cas selon l’article 21 du RGPD. Vous devez cesser le traitement, sauf à démontrer les motifs légitimes impérieux requis ou sa nécessité pour des droits en justice. Prévoyez aussi la rectification des données inexactes.

7. Documentez et évaluez. Inscrivez le traitement régulier dans votre registre des activités de traitement. Avant le démarrage, déterminez si une analyse d’impact (AIPD) est obligatoire. Elle l’est en cas de risque élevé probable ou si le traitement figure sur une liste obligatoire. La liste belge vise notamment le traitement systématique de données de localisation qui n’est pas strictement nécessaire à un service demandé par la personne concernée. Si votre système est visé, réalisez une AIPD au préalable, même pour une petite équipe. Vérifiez ensuite si les données restent nécessaires et si la désactivation et la suppression fonctionnent.

Et si l’enregistrement des présences est légalement obligatoire ?

Vérifiez exactement ce que la loi exige d’enregistrer. En Belgique, Check In and Out at Work peut concerner certaines activités de nettoyage, dont le nettoyage de vitres, selon les conditions et seuils applicables. L’enregistrement porte sur le début, la fin et les pauses de repos. Cette obligation ne justifie pas, en soi, un suivi continu en direct par l’employeur.

Que faire si tout le monde partage déjà sa localisation toute la journée ?

Suspendez toute consigne générale injustifiable. Identifiez les destinataires et données conservées, puis déterminez ce que vous devez licitement conserver ou supprimer. Finalisez l’analyse, les réglages et l’information du personnel avant d’introduire une méthode plus limitée.

Que consigner dans votre dossier GDPRWise ?

Pour la localisation des salariés, ajoutez le processus Employee geolocation during working hours sous Mon dossier personnel → Processus, au besoin via Plus de processus…. Suivez l’aide sur les processus du personnel.

1. Général : alignez description et finalité sur le processus et la finalité propres à votre entreprise, par exemple un partage ponctuel pour une intervention urgente. Vérifiez la base juridique ; documentez votre mise en balance en cas d’intérêt légitime. Si notre processus standard de géolocalisation demande trop de modifications, créez votre propre processus via Plus de processus….
2. Éléments de données : sélectionnez uniquement les données nécessaires, comme l’identification du salarié, la localisation et l’horodatage. Retirez le superflu et cliquez sur Confirmer les éléments de données. Le dossier doit refléter le traitement réel.
3. Règles : modifiez le processus et utilisez la fonction Ajouter une note pour consigner les règles convenues : votre évaluation des outils et des mesures, la fréquence, qui a accès et toute autre règle qui protège la vie privée de votre personnel, comme la précision, la durée de conservation et la désactivation pendant les moments privés. Configurez aussi l’application de localisation en conséquence.
4. Systèmes et documents : indiquez l’application sous Systèmes et vérifiez le registre du personnel et sa politique de confidentialité sous Documents RGPD. Ajouter le processus ne remplace ni l’examen de nécessité ni l’AIPD éventuellement requise.