Le recrutement produit vite des données : CV, notes d’entretien, courriels, évaluations et profils de candidats. Sans processus de suppression, ces fichiers restent dispersés dans l’organisation pendant des années.
Le RGPD exige que les données personnelles ne soient pas conservées plus longtemps que nécessaire. Le recrutement a donc besoin d’un processus de fin de vie autant que d’un processus de candidature.
Commencez par la finalité
Il n’existe pas de moment unique où toute donnée de candidat doit systématiquement être supprimée.
Demandez-vous pourquoi vous la détenez encore.
Pendant le recrutement, vous avez besoin d’informations pour évaluer les candidats et gérer la procédure.
Ensuite, certaines informations peuvent être conservées pour une durée limitée avec une raison légitime, y compris au regard d’éventuelles contestations. Notre article sur combien de temps conserver le CV d’un candidat détaille cette fenêtre.
Si un candidat rejoint un vivier correctement géré, les informations pertinentes peuvent être conservées pour cette finalité distincte.
Lorsqu’il ne reste plus de finalité valable, les données doivent être supprimées ou anonymisées de manière irréversible.
Tous les documents n’ont pas la même durée
Un dossier de recrutement peut contenir beaucoup d’éléments :
- CV
- Lettre de motivation
- Notes d’entretien
- Résultats de tests
- Informations de référence
- Correspondance électronique
- Documents d’identité
- Grilles d’évaluation internes
Ne présumez pas que l’intégralité du dossier doit rester intacte parce qu’un élément doit être conservé.
Appliquez la minimisation pendant toute la durée de conservation.
Et le candidat retenu ?
Lorsqu’une personne est recrutée, une partie des données devient pertinente pour la relation de travail.
Cela ne signifie pas que l’intégralité du dossier doit automatiquement rejoindre le dossier permanent du personnel.
Transférez ce qui est nécessaire et supprimez ce qui ne sert plus aucune finalité, sous réserve d’obligations de conservation justifiées. Il y a une décision distincte à prendre au moment où un candidat devient salarié.
Où se cachent les données de candidats ?
La suppression échoue souvent parce que les organisations ne pensent qu’au système RH central.
Vérifiez :
- Les messageries individuelles
- Les boîtes RH partagées
- Les dossiers des responsables du recrutement
- Les disques partagés
- Les systèmes de suivi des candidatures
- Les portails des cabinets de recrutement
- Les plateformes d’évaluation
- Les tableurs
- Les CV téléchargés
- Les outils d’IA utilisés pendant le recrutement
Si votre système officiel supprime les candidats après un an mais que les responsables conservent des copies indéfiniment, votre politique ne fonctionne pas.
Utilisez des déclencheurs de suppression
Des déclencheurs utiles :
- Poste clôturé
- Candidat refusé
- Candidat recruté
- Durée de conservation post-recrutement expirée
- Durée du vivier expirée
- Retrait du consentement lorsqu’il s’applique
- Exercice réussi du droit à l’effacement lorsque les conditions légales sont réunies
L’automatisation aide, mais elle doit être correctement configurée et testée.
Documentez les responsabilités
Quelqu’un doit savoir qui est chargé d’appliquer le calendrier de conservation.
Une politique de conservation pour le recrutement opérationnelle identifie :
- Les catégories d’informations
- Les finalités concernées
- Les durées ou critères
- Les systèmes concernés
- La personne ou l’équipe responsable
- La méthode de suppression ou d’anonymisation
GDPRWise aide les organisations à enregistrer les durées de conservation de leurs traitements et à garder la gestion des données de recrutement connectée au processus RGPD global.
GDPRWise enregistre une durée de conservation et un responsable pour chaque traitement de recrutement, pour que la suppression ne dépende plus de la mémoire de quelqu'un.