Recruiting erzeugt schnell Daten: Lebensläufe, Gesprächsnotizen, Mails, Assessments und Bewerberprofile. Ohne Löschprozess bleiben diese Dateien jahrelang über die Organisation verstreut.
Die DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten nicht länger als nötig aufbewahrt werden. Recruiting braucht also ebenso einen Abschlussprozess wie einen Bewerbungsprozess.
Beginnen Sie beim Zweck
Es gibt keinen einzelnen Zeitpunkt, zu dem alle Bewerberdaten stets zu löschen sind.
Fragen Sie, warum Sie sie noch haben.
Während des Verfahrens brauchen Sie Informationen, um Bewerber zu beurteilen und das Verfahren zu führen.
Danach kann ein Teil aus berechtigtem Grund für begrenzte Zeit aufbewahrt bleiben, auch mit Blick auf mögliche Ansprüche. Unser Beitrag dazu, wie lange Sie den Lebenslauf eines Bewerbers aufbewahren dürfen, arbeitet dieses Fenster aus.
Gelangt ein Bewerber in einen ordentlich geführten Talentpool, können relevante Informationen für diesen eigenen Zweck aufbewahrt bleiben.
Bleibt kein gültiger Zweck, sind die Daten zu löschen oder unumkehrbar zu anonymisieren.
Nicht jedes Dokument hat dieselbe Frist
Eine Bewerbungsakte kann vieles enthalten:
- Lebenslauf
- Anschreiben
- Gesprächsnotizen
- Testergebnisse
- Referenzangaben
- Mailkorrespondenz
- Ausweisdokumente
- Interne Bewertungsbögen
Nehmen Sie nicht an, dass die ganze Akte intakt bleiben muss, weil ein Bestandteil aufzubewahren ist.
Wenden Sie Datenminimierung über die gesamte Aufbewahrungsdauer an.
Was gilt für den eingestellten Bewerber?
Wird jemand eingestellt, wird ein Teil der Recruiting-Daten für das Arbeitsverhältnis relevant.
Das heißt nicht, dass die gesamte Akte automatisch Teil der dauerhaften Personalakte wird.
Übernehmen Sie das Erforderliche und löschen Sie, was keinem Zweck mehr dient, vorbehaltlich begründeter Aufbewahrungspflichten. Es gibt eine eigene Entscheidung in dem Moment, in dem ein Bewerber Beschäftigter wird.
Wo verstecken sich Bewerberdaten?
Löschen scheitert oft daran, dass Organisationen nur an das zentrale Personalsystem denken.
Prüfen Sie:
- Persönliche Postfächer
- Geteilte Personalpostfächer
- Ordner von Führungskräften
- Geteilte Laufwerke
- Bewerbermanagementsysteme
- Portale von Personalvermittlern
- Assessment-Plattformen
- Tabellen
- Heruntergeladene Lebensläufe
- Im Recruiting genutzte KI-Tools
Löscht Ihr offizielles System Bewerber nach einem Jahr, während Führungskräfte unbegrenzt Kopien behalten, funktioniert Ihre Richtlinie nicht.
Nutzen Sie Löschauslöser
Nützliche Auslöser:
- Stelle geschlossen
- Bewerber abgelehnt
- Bewerber eingestellt
- Aufbewahrungsfrist nach dem Verfahren abgelaufen
- Talentpool-Frist abgelaufen
- Widerruf der Einwilligung, sofern einschlägig
- Erfolgreiche Ausübung des Rechts auf Löschung, wenn die Voraussetzungen vorliegen
Automatisierung hilft, muss aber korrekt konfiguriert und getestet sein.
Dokumentieren Sie die Verantwortung
Jemand sollte wissen, wer für die Umsetzung des Aufbewahrungsplans zuständig ist.
Eine praxistaugliche Aufbewahrungsrichtlinie für das Recruiting benennt:
- Die Informationskategorien
- Die betreffenden Zwecke
- Die Fristen oder Kriterien
- Die betroffenen Systeme
- Die verantwortliche Person oder das Team
- Die Methode der Löschung oder Anonymisierung
GDPRWise hilft Organisationen, Aufbewahrungsfristen für ihre Verarbeitungstätigkeiten festzuhalten und die Verwaltung von Recruiting-Daten mit dem übergreifenden DSGVO-Prozess zu verbinden.
GDPRWise hält für jede Recruiting-Verarbeitung eine Aufbewahrungsfrist und eine verantwortliche Stelle fest, damit Löschen nicht mehr vom Gedächtnis abhängt.