AI-geletterdheid voor je medewerkers: wat de AI Act vraagt en hoe GDPRWise helpt

Gebruikt je team AI-tools op het werk, van ChatGPT tot de Copilot-knop in je kantoorsoftware, dan vraagt de Europese AI Act dat je maatregelen neemt die hun AI-geletterdheid ondersteunen. Voor een klein bedrijf betekent dat geen opleidingsprogramma. Het betekent duidelijke regels over welke tools en gegevens toegelaten zijn, en een korte, praktische opleiding voor iedereen die ze gebruikt. GDPRWise biedt daar een gratis cursus voor aan, en het officiële examen in de app.

Wat de AI Act vraagt: artikel 4 over AI-geletterdheid

Artikel 4 van de AI Act (Verordening (EU) 2024/1689) gaat over AI-geletterdheid. Het geldt sinds 2 februari 2025, en de digitale omnibus over AI (Verordening (EU) 2026/1744) herschreef het in juli 2026. De huidige tekst zegt dat aanbieders en gebruiksverantwoordelijken van AI-systemen maatregelen moeten nemen die de ontwikkeling van AI-geletterdheid ondersteunen bij hun personeel en bij andere personen die namens hen AI-systemen bedienen.

Drie punten zijn belangrijk voor een klein bedrijf:

• Je bent een gebruiksverantwoordelijke. Wie een AI-systeem onder eigen verantwoordelijkheid voor het werk gebruikt, is gebruiksverantwoordelijke (artikel 3, punt 4). Een bakkerij waarvan het personeel producteksten schrijft met ChatGPT is er een. Alleen zuiver persoonlijk, niet-beroepsmatig gebruik valt erbuiten.
• De maatregelen moeten passen bij je situatie. Het artikel vraagt dat je rekening houdt met de technische kennis, ervaring, opleiding en training van je medewerkers, de context waarin de AI gebruikt wordt en de personen voor wie hij gebruikt wordt. Een team dat e-mails opstelt met AI heeft minder nodig dan een team dat AI gebruikt om sollicitanten te screenen.
• Je hoeft geen resultaat te garanderen. Sinds de wijziging van 2026 staat in de tekst dat je geen bepaald niveau van AI-geletterdheid per persoon hoeft te garanderen. De plicht is een echte inspanning leveren, en je moet kunnen tonen wat je gedaan hebt.

De Europese Commissie en de lidstaten moeten bedrijven daarbij ondersteunen, met bijzondere aandacht voor kleine en middelgrote ondernemingen, onder meer via praktijkvoorbeelden die de Commissie publiceert.

Waarom de GDPR hier ook telt

De AI Act vervangt de GDPR (in Nederland ook AVG genoemd) niet. Zodra een medewerker persoonsgegevens in een AI-tool typt, geldt de GDPR volledig: je hebt een rechtsgrond nodig, een verwerkersovereenkomst met de aanbieder als die de gegevens in jouw opdracht verwerkt (artikel 28), en passende beveiligingsmaatregelen (artikel 32). Artikel 32, lid 4, vraagt ook dat je ervoor zorgt dat wie onder jouw gezag werkt, persoonsgegevens alleen op jouw instructie verwerkt.

In de praktijk zit het grootste risico niet in de AI zelf, maar in wat medewerkers erin stoppen: een klantenlijst in een gratis consumentenaccount, een cv in een tool zonder verwerkersovereenkomst. Daarom horen AI-geletterdheid en GDPR-bewustzijn samen. Ons artikel over AI-tools en de GDPR legt de privacyvragen in detail uit.

Hoe evenredige AI-geletterdheid eruitziet voor een klein team

Voor de meeste kleine bedrijven volstaan vier elementen:

1. Duidelijke regels. Een AI-beleid dat zegt welke tools toegelaten zijn, met welk type account en welke gegevens. Zonder regels heeft een opleiding niets om naar te verwijzen.
2. Een korte opleiding voor iedereen die AI gebruikt. Praktisch, met herkenbare situaties: wat je mag intypen, hoe je het resultaat controleert, wanneer je een klant vertelt dat AI meehielp.
3. Meer diepgang waar het risico hoger is. Medewerkers die AI gebruiken voor beslissingen over mensen, zoals bij rekrutering, hebben meer nodig dan de basis.
4. Een overzicht. Wie de opleiding volgde, wanneer, en welke versie van het beleid hij of zij bevestigde.

De gratis cursus Veilig AI gebruiken

GDPRWise biedt de cursus Veilig AI gebruiken gratis aan. Hij loopt in de browser, vraagt geen account en duurt ongeveer 30 minuten. Hij is beschikbaar in het Nederlands, Engels, Frans en Duits. De zeven modules behandelen:

• Welkom: AI op het werk - waar AI-tools goed voor zijn, en wat veilig gebruik betekent in je organisatie.
• Wat gebeurt er met wat je intypt? - waar je tekst en bestanden naartoe gaan, en het verschil tussen een gratis of persoonlijk account en een zakelijk account.
• Wat mag je erin zetten? - groene, oranje en rode gegevens, en waar persoonsgegevens zich verstoppen in alledaagse documenten.
• Het resultaat controleren - jij tekent af, niet de AI: fouten, vooringenomenheid en echte menselijke controle.
• Open zijn over AI - wanneer je zegt dat AI meehielp, en hoe je omgaat met het opnemen en uitschrijven van vergaderingen.
• AI tegen jou gebruikt - nagemaakte stemmen, deepfake-videogesprekken en nep-AI-apps, en waarom je via een tweede kanaal controleert.
• Als het misgaat, en nieuwe tools - wat je doet als je iets intypte dat er niet in hoorde, waarom elk uur telt, en hoe je toestemming vraagt voor een nieuwe tool.

De cursus eindigt met een gratis oefenquiz, zodat iedereen kan nagaan wat hij of zij geleerd heeft.

Het officiële examen en het deelnamebewijs in de app

Het officiële examen maakt deel uit van de opleidingsfunctie in de GDPRWise-app, die in de betalende plannen zit. Medewerkers leggen het examen af in de app en bevestigen daarbij het AI-beleid van je organisatie. Wie het afrondt, krijgt een deelnamebewijs op zijn of haar naam.

De gratis cursus en de app doen elk iets anders:

• De oefenquiz op de website heeft vijf vragen om jezelf te testen. Er wordt niets bijgehouden en er is geen deelnamebewijs.
• Het officiële examen in de app heeft 20 vragen uit een aparte reeks die niet op de website staat, een slaagdrempel van 70%, en de bevestiging van je AI-beleid. Elke medewerker die slaagt, krijgt een deelnamebewijs dat je als bewijs kunt bewaren.

In de app wijst de accounteigenaar de opleiding toe aan medewerkers en volgt per persoon de voortgang, de afronding en de score. Dat is het overzicht uit punt 4 hierboven, zonder aparte lijst.

Dat sluit aan bij de rest van je AI-compliance in GDPRWise. Eerst stel je je AI-beleid in: je zet de AI-tools die je medewerkers gebruiken op een lijst, koppelt hun leveranciers en legt per tool een regel vast. Onze gids voor het beleid toelaatbaar gebruik van AI begeleidt je daarbij. Het volgende actiepunt in de app, over AI-opleiding voor medewerkers, behandelt dan de opleiding zelf.

Het deelnamebewijs toont deelname en de bevestiging van je beleid. Het is geen professionele certificering, en de cursus alleen maakt je AI-gebruik niet in orde. Het is één goed gedocumenteerde maatregel naast de andere die hierboven staan.

Starten in vijf stappen

1. Maak een inventaris van de AI-tools die je team gebruikt, ook de AI-functies in bestaande software.
2. Stel je AI-beleid in: welke tools toegelaten zijn, met welk account en welke gegevens.
3. Vraag iedereen die AI gebruikt om de gratis cursus te volgen. Nieuwe collega’s volgen hem bij hun start.
4. Laat medewerkers het officiële examen in de app afleggen en het beleid bevestigen, zodat je een overzicht hebt.
5. Herhaal jaarlijks, en telkens als je een nieuwe tool toelaat of het beleid wijzigt.