Voor de kleinste bedrijven met het kleinste budget
Als je een eenmanszaak runt, freelancet of een micro-onderneming met een handvol mensen hebt, klinkt GDPR-compliance al snel als een probleem voor grotere bedrijven. Dat is het niet. De verordening maakt geen uitzondering voor omvang, en de meeste solo-ondernemers verwerken meer persoonsgegevens dan ze denken: een klantenbestand, facturen, een nieuwsbrief, een website met een contactformulier.
Het goede nieuws is dat je hier geen consultant van 2.000 EUR voor nodig hebt, en zelfs geen betaald abonnement. Voor de kleinste bedrijven bestaat er een gratis weg. Dit artikel laat zien hoe die eruitziet, stap voor stap, en wat het minimum is dat je echt nodig hebt.
Waarom klein niet betekent vrijgesteld
Een hardnekkig misverstand: “ik ben te klein, de GBA kijkt echt niet naar mij.” De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA, in het Frans APD) heeft de afgelopen jaren boetes opgelegd aan eenmanszaken, lokale winkels en kleine dienstverleners. Handhaving start bovendien vaak niet bij een inspectie, maar bij een klacht: een klant die vraagt welke gegevens je van hem hebt, of een ex-medewerker die een punt wil maken.
Het minimum dat elke Belgische micro-onderneming die persoonsgegevens verwerkt op orde moet hebben:
- Een verwerkingsregister dat beschrijft welke gegevens je verwerkt, waarom en hoe lang je ze bewaart
- Een privacyverklaring op je website die klanten informeert over hun rechten
- Een cookie-overzicht als je website cookies of trackers gebruikt
Dat lijkt overzichtelijk, en voor een klein bedrijf is het dat ook, mits je niet met een blanco pagina hoeft te beginnen.
De gratis weg, stap voor stap
Zo word je als solo-ondernemer of micro-KMO compliant zonder een euro uit te geven:
Stap 1: scan je website (2 minuten)
Voer je website-URL in bij de Gratis Scan. De scanner detecteert automatisch je cookies, trackingscripts, formulieren en third-party diensten, en herkent je sector. Je hoeft niets handmatig op te zoeken.
Stap 2: laat de sectorbasis het zware werk doen
Op basis van je gedetecteerde sector laadt GDPRWise een voorgebouwd dossier met de verwerkingsactiviteiten die typisch zijn voor jouw type bedrijf. Een freelance grafisch ontwerper, een zelfstandige boekhouder en een webshop-eenmanszaak beginnen elk met een andere, passende basis in plaats van een leeg document.
Stap 3: beantwoord een paar gerichte vragen
Het platform stelt je een korte reeks vragen in gewone taal. Werk je alleen of heb je een enkele medewerker? Gebruik je een nieuwsbrieftool? Verwerk je betalingen via een externe provider? Voor een klein bedrijf is dit in een half uur tot een uur gepiept.
Stap 4: download je dossier
Je ontvangt een compleet dossier: verwerkingsregister, privacyverklaring, cookie-rapport, een personeelsprivacybeleid als je iemand in dienst hebt, en een actielijst. Geen account of creditcard nodig, inclusief 2 weken gratis proefperiode.
Stap 5: publiceer en klaar
Plaats je privacyverklaring op je website, stel je cookiebanner in op basis van het cookie-rapport en werk de actielijst af. Voor een stabiele micro-onderneming ben je hiermee in orde.
Wanneer gratis genoeg is - en wanneer niet
De gratis weg is voldoende voor de meeste solo-ondernemers en micro-KMO’s, omdat hun verwerkingsactiviteiten overzichtelijk en stabiel zijn. Je bent eigenaar van je dossier en kunt het handmatig bijwerken wanneer er iets verandert.
Betalen wordt pas interessant in specifieke gevallen:
- Je website verandert regelmatig. Nieuwe pagina’s, nieuwe plugins of een nieuw marketingscript kunnen nieuwe cookies introduceren. Peace of Mind (EUR 29 per maand) herscant automatisch en waarschuwt je.
- Je werkt met veel tools van derden. Hoe meer externe diensten, hoe groter de kans dat er iets wijzigt zonder dat je het merkt.
- Je wilt er simpelweg niet meer aan denken. Sommige ondernemers betalen graag een klein bedrag voor de zekerheid dat hun documentatie actueel blijft zonder handmatig werk.
Zolang je situatie stabiel is, is er geen reden om te betalen. Groeit je bedrijf of wordt het beweeglijker, dan is de stap naar een abonnement klein en de kosten laag. Voor een volledige kostenvergelijking van alle paden, zie wat GDPR-compliance kost voor een Belgische KMO.
Meertalig, ook voor de solo-ondernemer
Ook als eenmanszaak bedien je in Belgie mogelijk klanten in meerdere talen. GDPRWise ondersteunt Nederlands, Frans, Duits en Engels, zodat je je privacyverklaring kunt genereren in de taal die je klanten verwachten, allemaal vanuit hetzelfde gratis dossier.
Scan je website gratis en krijg een compleet GDPR-dossier zonder kosten en zonder creditcard. Ontworpen voor kleine bedrijven, klaar in een enkele sessie.