LinkedIn is gemaakt voor professioneel netwerken, dus het profiel van een kandidaat bekijken voelt als een natuurlijk onderdeel van rekruteren. Maar een openbaar profiel blijft een persoonsgegeven, en de GDPR blijft gelden.
De kernvraag is niet of je de informatie kunt zien, maar of je een gerechtvaardigde reden hebt om ze in je rekruteringsbeslissing te gebruiken.
Openbaar betekent niet GDPR-vrij
Een veelvoorkomend misverstand is dat online gepubliceerde informatie voor elk doeleinde gebruikt mag worden.
Zo werkt de GDPR niet.
Bekijk, noteer, vergelijk of gebruik je identificeerbare informatie uit het LinkedIn-profiel van een kandidaat als onderdeel van je rekrutering, dan verwerk je persoonsgegevens.
Je hebt dus nog altijd een doeleinde, een rechtsgrond en passende transparantie nodig.
Is LinkedIn anders dan privésociale media?
Mogelijk wel.
Een professioneel netwerkprofiel is specifiek gemaakt om beroepservaring, vaardigheden en loopbaaninformatie te tonen.
Een kandidaat zal er dus eerder rekening mee houden dat een mogelijke werkgever zijn LinkedIn-profiel bekijkt dan zijn vakantiefoto’s op Instagram of privéberichten op Facebook.
Maar die verwachting is niet onbeperkt.
Houd de controle relevant
Focus op professionele informatie die echt met de vacature te maken heeft.
Bijvoorbeeld:
- Werkverleden
- Beroepskwalificaties
- Vaardigheden
- Gepubliceerd vakwerk
- Relevante sectorervaring
Vermijd dat een eenvoudige professionele check een onderzoek naar het privéleven van de kandidaat wordt.
Wat als je tegenstrijdige informatie vindt?
Stel dat het cv zegt dat de kandidaat ergens vijf jaar werkte, terwijl LinkedIn drie jaar vermeldt.
Ga niet automatisch uit van oneerlijkheid.
Onlineprofielen kunnen verouderd, onvolledig of onjuist zijn. Weegt het verschil door, geef de kandidaat dan de kans om het toe te lichten.
Mag je informatie van LinkedIn bewaren?
Informatie opslaan of kopiëren is een bijkomende verwerking.
Vraag je af of je echt screenshots, geëxporteerde profielen of notities over alles wat je vond nodig hebt.
Moet een hiring manager alleen een bepaald beroepsfeit nagaan, dan is een volledige kopie van het profiel bewaren vaak overbodig.
Zeg kandidaten waar informatie vandaan kan komen
Waar de GDPR dat vraagt, legt je privacyverklaring voor kandidaten uit dat rekruteringsgegevens ook uit professionele netwerkplatformen of andere openbare beroepsbronnen kunnen komen.
Transparantie weegt extra zwaar wanneer onlineonderzoek een systematisch onderdeel van je procedure vormt.
Maak er een consistente regel van
Zonder richtlijn bekijkt de ene hiring manager alleen LinkedIn terwijl de andere elke kandidaat over meerdere platformen doorzoekt.
Een eenvoudig rekruteringsbeleid kan bepalen:
- Welke bronnen bekeken mogen worden
- In welke fase
- Voor welke functies
- Welke informatie relevant is
- Wat genoteerd mag worden
- Wie de controle mag uitvoeren
GDPRWise helpt werkgevers rekruteringsactiviteiten en de bronnen van persoonsgegevens die ze gebruiken te documenteren, zodat onlinecontroles deel worden van een beheerst proces.
GDPRWise legt vast welke bronnen je rekruteringsproces voeden, zodat onlinecontroles gedocumenteerd zijn in plaats van geïmproviseerd.