Jeder Arbeitgeber muss sein Personal darüber informieren, wie dessen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Die meisten Unternehmen haben eine ordentliche Datenschutzerklärung auf ihrer Website, aber die Version für die Mitarbeiter ist oft vergessen, veraltet oder eine nicht ausgefüllte Vorlage eines HR-Dienstleisters. Der kostenlose Mitarbeiterrichtlinien-Checker sagt Ihnen in zwei Minuten, wo Ihr Dokument wirklich steht.
So funktioniert es
Laden Sie Ihre Mitarbeiter-Datenschutzrichtlinie als PDF hoch (maximal 5 MB), mehr nicht. Der Checker extrahiert den Text, ersetzt E-Mail-Adressen und Telefonnummern durch Pseudonyme und bewertet das Dokument anhand von 12 DSGVO-Kontrollen. Pro Kontrolle erhalten Sie ein Urteil (bestanden, Hinweis oder durchgefallen), eine kurze Erklärung und wörtliche Zitate aus Ihrem eigenen Text als Beleg. Keine generischen Checklisten-Tipps: Sie sehen genau, welcher Satz in Ihrem Dokument eine Anforderung abdeckt oder nicht. Der vollständige Bericht steht meist innerhalb von zwei Minuten auf dem Bildschirm, und Sie laden ihn als PDF herunter, um ihn intern zu teilen.
Die 12 Kontrollen
Die Kontrollen decken ab, was eine Mitarbeiter-Datenschutzrichtlinie nach der DSGVO enthalten muss:
- Verantwortlicher und Geltungsbereich: wer verantwortlich ist und für wen die Richtlinie gilt
- Kategorien personenbezogener Daten: welche Mitarbeiterdaten Sie verarbeiten
- Verarbeitungszwecke: warum Sie jede Kategorie verarbeiten
- Rechtsgrundlagen: die richtige Grundlage pro Zweck (Einwilligung funktioniert im Arbeitsverhältnis selten)
- Besondere Datenkategorien: Gesundheitsdaten und die strengeren Regeln dafür
- Empfänger und Auftragsverarbeiter: Lohnbüro, Versicherer, IT-Anbieter
- Übermittlungen außerhalb des EWR: wohin Daten gehen und unter welchen Garantien
- Speicherfristen: wie lange jede Kategorie aufbewahrt wird
- Rechte der Mitarbeiter: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch, und wie sie ausgeübt werden
- Sicherheit und Kontaktstelle: getroffene Maßnahmen und an wen man sich wendet
- Klarheit und Lesbarkeit: kann ein Nicht-Jurist sie verstehen
- Fertiges und konsistentes Dokument: eine echte Richtlinie, keine Vorlage mit Leerfeldern
Den Hintergrund zu jeder dieser Anforderungen finden Sie in unserem Leitfaden dazu, was eine Mitarbeiter-Datenschutzrichtlinie enthalten muss.
Was das Urteil bedeutet
Keinerlei Probleme: bestanden. Hinweise, aber keine grundlegenden Lücken: bestanden mit Hinweisen. Fällt eine Kernkontrolle durch, etwa Rechtsgrundlagen oder Mitarbeiterrechte, lautet das Gesamturteil durchgefallen. Es bleibt eine automatisierte Bewertung durch KI, keine Rechtsberatung; verstehen Sie sie als strukturiertes zweites Paar Augen, nicht als gerichtsfestes Zertifikat.
Was mit Ihrem Dokument geschieht
Die PDF wird nicht gespeichert. Vor Beginn der Analyse werden E-Mail-Adressen und Telefonnummern durch Pseudonyme ersetzt, sodass sie das KI-Modell nie in lesbarer Form erreichen. Nur der bewertete Bericht bleibt erhalten; deshalb können Zitate in Ihrem Bericht Pseudonyme statt der ursprünglichen Kontaktdaten zeigen.
Wenn ein Checker nicht ausreicht
Ein Checker sagt Ihnen, was an Ihrem vorhandenen Dokument nicht stimmt. Er kann nicht das Dokument schreiben, das Sie brauchen. Fällt Ihre Richtlinie durch, oder haben Sie noch keine, generiert GDPRWise eine vollständige Mitarbeiter-Datenschutzrichtlinie aus Ihrer tatsächlichen HR-Situation: Ihre Systeme, Ihre Entscheidungen zu Kameras und Ortung, Ihre Speicherfristen. Sie wird zusammen mit Datenschutzerklärung, Verarbeitungsverzeichnis und dem Rest Ihrer DSGVO-Dokumentation generiert, sodass sich Ihre Dokumente nie widersprechen.
Laden Sie Ihre PDF hoch und erhalten Sie innerhalb von zwei Minuten den vollständigen Bericht mit allen 12 Kontrollen. Kostenlos, ohne Konto.