Sie müssen nicht alles allein machen
DSGVO-Compliance ist keine Einzelaufgabe. Vielleicht möchten Sie, dass Ihr Büroleiter die Personaldossiers ausfüllt oder Ihr Steuerberater das Drittanbieter-Dossier überprüft. GDPRWise macht das mit einem einfachen Rollensystem möglich.
Es gibt drei Rollen, jede mit eigenen Verantwortlichkeiten und Zugangsstufen.
Die drei Rollen erklärt
Account-Inhaber
Der Account-Inhaber ist die Person, die das GDPRWise-Konto erstellt hat, in der Regel der Geschäftsinhaber oder Geschäftsführer. Diese Rolle hat vollen Zugriff: Abonnement verwalten, Teammitglieder einladen, alle Dossiers einsehen und Dokumente herunterladen. Es gibt immer genau einen Account-Inhaber pro Unternehmenskonto.
DSGVO-Koordinator
Der DSGVO-Koordinator leitet den DSGVO-Prozess. Bei kleineren Unternehmen ist dies oft dieselbe Person wie der Account-Inhaber. Bei größeren Unternehmen kann es ein Büroleiter, Compliance-Beauftragter oder HR-Mitarbeiter sein.
Was kann der DSGVO-Koordinator?
- Alle drei Dossiers ausfüllen und verwalten (Kunden, Personal, Dritte)
- Dokumente generieren und herunterladen (Verarbeitungsverzeichnis, Datenschutzerklärung, AVV)
- Den Compliance-Score verfolgen und Aktionen an Teammitglieder zuweisen
Diese Person muss kein Datenschutzexperte sein - GDPRWise führt durch jeden Schritt - aber es hilft, wenn sie die Geschäftsprozesse gut kennt.
Dossier-Koordinator
Der Dossier-Koordinator ist für externe Unterstützung gedacht, etwa Ihren Steuerberater, Anwalt oder externen Datenschutzberater.
Was kann der Dossier-Koordinator?
- Zugang zu bestimmten Dossiers, die Sie für ihn freigeben
- Informationen hinzufügen, bearbeiten und Kommentare hinterlassen
- Kein Zugang zur Abonnementverwaltung oder anderen Dossiers
Ideal für jemanden, den Sie zeitweise oder teilweise einbeziehen möchten. Ihr Steuerberater muss nicht Ihr gesamtes Konto sehen, sondern nur das Dossier, bei dem er helfen kann.
Wer bekommt welche Rolle?
Hier einige praktische Empfehlungen:
| Person | Empfohlene Rolle |
|---|---|
| Geschäftsinhaber / Geschäftsführer | Account-Inhaber |
| Büroleiter / HR-Mitarbeiter | DSGVO-Koordinator |
| Steuerberater | Dossier-Koordinator (Drittanbieter-Dossier) |
| Anwalt / Rechtsberater | Dossier-Koordinator (bestimmtes Dossier) |
| IT-Partner | Dossier-Koordinator (Drittanbieter-Dossier) |
| Externer Datenschutzberater | DSGVO-Koordinator oder Dossier-Koordinator |
Bei einem kleinen Unternehmen sind Sie wahrscheinlich sowohl Account-Inhaber als auch DSGVO-Koordinator. Das ist völlig in Ordnung.
So laden Sie jemanden ein
Ein Teammitglied einladen geht in drei Schritten:
- Gehen Sie zu Einstellungen in Ihrem GDPRWise-Dashboard
- Klicken Sie auf Team und dann auf Teammitglied einladen
- Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, wählen Sie die Rolle und wählen Sie optional die spezifischen Dossiers aus, zu denen Sie Zugang gewähren möchten
Die eingeladene Person erhält eine E-Mail mit einem Link zum Anmelden oder Erstellen eines Kontos. Sobald sie die Einladung annimmt, kann sie sofort loslegen.
Rollen ändern oder entziehen
Sie können Rollen jederzeit in den Teameinstellungen ändern oder entziehen. Entfernte Teammitglieder verlieren sofort ihren Zugang, aber ihre Beiträge in den Dossiers bleiben erhalten.
Laden Sie Ihr Team, Ihren Steuerberater oder Rechtsberater in GDPRWise ein. Jeder arbeitet in den Dossiers, die zu seiner Rolle passen.