Vous n’avez pas à tout faire seul
La conformité RGPD n’est pas un travail solitaire. Peut-être souhaitez-vous que votre responsable administratif remplisse les dossiers du personnel, ou que votre comptable vérifie le dossier des tiers. GDPRWise rend cela possible avec un système de rôles simple.
Il existe trois rôles, chacun avec ses propres responsabilités et son niveau d’accès.
Les trois rôles expliqués
Propriétaire du Compte
Le Propriétaire du Compte est la personne qui a créé le compte GDPRWise, généralement le dirigeant ou le directeur. Ce rôle a un accès complet: gérer l’abonnement, inviter des membres, consulter tous les dossiers et télécharger les documents. Il y a toujours exactement un Propriétaire du Compte par compte d’entreprise.
Coordinateur RGPD
Le Coordinateur RGPD dirige le processus RGPD. Dans les petites entreprises, c’est souvent la même personne que le Propriétaire du Compte. Dans les entreprises plus grandes, ce peut être un responsable administratif, un responsable conformité ou un collaborateur RH.
Que peut faire le Coordinateur RGPD?
- Remplir et gérer les trois dossiers (clients, personnel, tiers)
- Générer et télécharger les documents (registre des traitements, politique de confidentialité, contrats de sous-traitance)
- Suivre le score de conformité et attribuer des actions aux membres de l’équipe
Cette personne n’a pas besoin d’être un expert en protection des données - GDPRWise guide chaque étape - mais il est utile qu’elle connaisse bien les processus de l’entreprise.
Coordinateur de Dossier
Le Coordinateur de Dossier est destiné au support externe, comme votre comptable, avocat ou conseiller externe en protection des données.
Que peut faire le Coordinateur de Dossier?
- Accéder aux dossiers spécifiques que vous ouvrez pour lui
- Ajouter et modifier des informations et laisser des commentaires
- Pas d’accès à la gestion de l’abonnement ni aux autres dossiers
Idéal pour quelqu’un que vous souhaitez impliquer temporairement ou partiellement. Votre comptable n’a pas besoin de voir l’ensemble de votre compte, juste le dossier où il peut contribuer.
Qui reçoit quel rôle?
Voici quelques recommandations pratiques:
| Personne | Rôle recommandé |
|---|---|
| Dirigeant / directeur | Propriétaire du Compte |
| Responsable administratif / RH | Coordinateur RGPD |
| Comptable | Coordinateur de Dossier (dossier tiers) |
| Avocat / conseiller juridique | Coordinateur de Dossier (dossier spécifique) |
| Partenaire IT | Coordinateur de Dossier (dossier tiers) |
| Conseiller externe en protection des données | Coordinateur RGPD ou Coordinateur de Dossier |
Dans une petite entreprise, vous êtes probablement à la fois Propriétaire du Compte et Coordinateur RGPD. C’est tout à fait normal.
Comment inviter quelqu’un
Inviter un membre d’équipe se fait en trois étapes:
- Rendez-vous dans Paramètres de votre tableau de bord GDPRWise
- Cliquez sur Équipe puis sur Inviter un membre
- Saisissez l’adresse e-mail, choisissez le rôle et sélectionnez éventuellement les dossiers auxquels vous souhaitez accorder l’accès
La personne invitée reçoit un e-mail avec un lien pour se connecter ou créer un compte. Dès qu’elle accepte l’invitation, elle peut commencer à travailler.
Modifier ou révoquer des rôles
Vous pouvez modifier ou révoquer des rôles à tout moment depuis vos paramètres d’équipe. Les membres retirés perdent immédiatement leur accès, mais leurs contributions dans les dossiers sont conservées.
Invitez votre équipe, comptable ou conseiller juridique dans GDPRWise. Chacun travaille dans les dossiers correspondant à son rôle.