Den Namen eines Bewerbers online zu suchen dauert Sekunden. Facebook, Instagram, TikTok, X und andere Plattformen zeigen womöglich weit mehr, als ein Lebenslauf je zeigen würde.
Genau deshalb erzeugt Social-Media-Screening DSGVO- und Diskriminierungsrisiken.
„Es ist öffentlich“ genügt nicht
Hat ein Bewerber einen Beitrag öffentlich sichtbar gemacht, können Sie ihn technisch sehen.
Das heißt nicht, dass ein Arbeitgeber ihn frei erheben und zu jedem Zweck nutzen darf.
Die DSGVO verlangt weiterhin eine rechtmäßige, faire und transparente Verarbeitung.
Warum Social-Media-Screening riskant ist
Private soziale Medien können Informationen offenlegen über:
- Gesundheit
- Religion
- Politische Meinungen
- Gewerkschaftsaktivität
- Sexuelle Orientierung
- Familienverhältnisse
- Ethnische Herkunft
Einige davon sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach der DSGVO. Sie können auch Merkmale berühren, die das Arbeits- und Antidiskriminierungsrecht schützt.
Hat eine Führungskraft diese Information einmal gesehen, wird schwer zu belegen, dass sie in der Entscheidung keine Rolle spielte.
Ist die Information relevant?
Angenommen, Sie stellen eine Buchhalterin ein.
Urlaubsfotos eines Bewerbers sagen wenig darüber, ob er die Arbeit erledigen kann.
Eine öffentliche fachliche Äußerung mit unmittelbarem Bezug zur Rolle kann anders liegen, aber auch dann prüfen Arbeitgeber Erforderlichkeit und Verhältnismäßigkeit.
Der Maßstab lautet nicht: „Können wir etwas finden?“
Er lautet: „Haben wir einen berechtigten und erforderlichen Grund, nach dieser Information zu suchen?“
Verlangen Sie keine Passwörter oder privaten Zugang
Zugang zu Informationen zu suchen, die der Bewerber bewusst privat gehalten hat, ist besonders eingriffsintensiv und kann gegen geltendes Recht und Plattformregeln verstoßen.
Verlangen Sie keine Passwörter und bitten Sie Bewerber nicht darum, Kontaktanfragen anzunehmen, nur um private Inhalte einzusehen.
Screenen Sie, dann zuerst Regeln
Legen Sie fest:
- Welche Rollen ein Screening rechtfertigen
- Welche Plattformen geprüft werden dürfen
- In welcher Phase das Screening erfolgt
- Welche Informationen relevant sind
- Wer das Screening durchführt
- Was festgehalten werden darf
- Wie Bewerber informiert werden
Einheitlichkeit senkt zudem das Risiko, dass einzelne Führungskräfte eigene unkontrollierte Suchen durchführen. Screenen Sie, muss Ihr Datenschutzhinweis für Bewerber das nennen.
Trennen Sie Relevantes von Unerheblichem
Ist ein Screening wirklich gerechtfertigt, erwägen Sie, es von einer benannten Person durchführen zu lassen, die nur stellenrelevante Erkenntnisse an die entscheidende Person weitergibt.
Das verringert die Berührung mit unerheblichen sensiblen Informationen.
Ihre DSGVO-Pflichten entfallen dadurch nicht, aber es ist eine nützliche organisatorische Schutzmaßnahme. Zu begrenzen, wer die Ergebnisse öffnen darf, so wie Sie Zugriffskontrolle auf andere personenbezogene Daten anwenden, verstärkt sie.
Social-Media-Screening sollte die Ausnahme sein
Eine routinemäßige Suche im privaten Onlineleben jedes Bewerbers lässt sich schwer mit Datenminimierung vereinbaren.
Professionelles Recruiting bleibt auf die Frage konzentriert, ob eine Person die Aufgabe erfüllen kann. Eine Prüfung beruflicher Netzwerkinformationen ist in der Regel leichter zu begründen als ein Durchkämmen privater Profile.
GDPRWise hilft Organisationen, Recruiting-Prozesse zu dokumentieren und zu erfassen, woher personenbezogene Daten stammen, auch aus externen und öffentlichen Quellen.
GDPRWise dokumentiert Ihre Recruiting-Verarbeitungen und die externen Quellen dahinter, damit Screening einer Richtlinie folgt statt einem Bauchgefühl.