DSGVO in 4 Schritten - Grafikbranche

Personenbezogene Daten in der Grafikbranche

Als Grafikunternehmen arbeiten Sie täglich mit Kundendateien. Viele dieser Dateien enthalten personenbezogene Daten: Adresslisten für Mailings, Personalisierung für Rechnungen, Visitenkarten mit Kontaktdaten, Jahresberichte mit Mitarbeiterfotos.

Dazu kommen Ihre eigenen Kunden- und Mitarbeiterdaten. Die DSGVO gilt also definitiv auch für Sie.

Schritt 1: Erfassen Sie Ihre Verarbeitungen

Ermitteln Sie, welche personenbezogenen Daten Sie verarbeiten:

Als Verantwortlicher (Ihre eigenen Daten):

• Kundendaten: Ansprechpartner, Rechnungsdaten, Angebotshistorie
• Mitarbeiterdaten: Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Krankmeldungen
• Lieferantendaten: Ansprechpartner bei Papierlieferanten, Freelancer

Als Auftragsverarbeiter (Daten Ihrer Kunden):

• Adresslisten für personalisierte Mailings
• Dateien mit personenbezogenen Daten für Drucksachen (Zertifikate, Diplome, Ausweise)
• Fotos und Bildmaterial mit erkennbaren Personen

Schritt 2: Regeln Sie Ihre Auftragsverarbeitungsverträge

Wenn Sie personenbezogene Daten im Auftrag von Kunden verarbeiten, sind Sie Auftragsverarbeiter. Sie benötigen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit jedem Kunden, der Ihnen personenbezogene Daten liefert. Der Vertrag regelt:

• Welche Daten Sie verarbeiten und warum
• Wie Sie die Daten sichern
• Was Sie mit den Daten nach dem Auftrag machen
• Wie Sie mit Datenschutzverletzungen umgehen

GDPRWise erstellt diese Verträge automatisch.

Schritt 3: Sichern Sie Ihre Systeme und Dateien

Grafikunternehmen arbeiten mit großen Dateien, die oft per FTP, WeTransfer oder E-Mail ausgetauscht werden. Sorgen Sie für:

• Sicheren Dateitransfer - verwenden Sie verschlüsselte Verbindungen
• Zugangskontrolle - nicht jeder Mitarbeiter muss auf jede Kundendatei zugreifen können
• Löschung nach Lieferung - legen Sie eine Richtlinie für die Löschung von Kundendateien nach dem Auftrag fest
• Backup-Richtlinie - auch Backups mit personenbezogenen Daten müssen nach der Aufbewahrungsfrist bereinigt werden

Schritt 4: Dokumentieren und pflegen

Erstellen Sie Ihr Verarbeitungsverzeichnis, veröffentlichen Sie eine Datenschutzerklärung und schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit personenbezogenen Daten. Planen Sie eine jährliche Überprüfung, um alles aktuell zu halten.