Personenbezogene Daten sind der Kern der Immobilienbranche
Immobilientransaktionen drehen sich um Menschen und ihre Daten. Als Makler, Vermieter oder Immobilienverwalter verarbeiten Sie täglich personenbezogene Daten: Ausweise von Käufern und Mietern, Finanzdaten für Bonitätsprüfungen, Mietverträge mit personenbezogenen Angaben und oft auch Fotos von Bewohnern.
Die DSGVO stellt Anforderungen an den Umgang mit diesen Daten.
Schritt 1: Erfassen Sie Ihre Verarbeitungen
Mieter und Käufer:
- Identitätsdaten: Name, Adresse, Geburtsdatum, Ausweiskopie
- Finanzdaten: Einkommensnachweise, Bankverbindung, Miethistorie
- Mietverträge und Anlagen
- Kommunikationsverlauf
Verkäufer und Vermieter:
- Eigentumsdaten und Grundbuchinformationen
- Kontaktdaten und Kommunikation
- Finanzdaten im Zusammenhang mit dem Verkauf
Geschäftsbetrieb:
- Personaldaten der eigenen Mitarbeiter
- Website mit Kontaktformular und Immobiliensuchfunktion
- CRM-System mit Kontakten
Schritt 2: Bereinigen Sie Ihre Akten
Immobilienbüros bewahren oft mehr Daten auf als nötig und länger als erlaubt:
- Löschen Sie Ausweiskopien, für die Sie keine Rechtsgrundlage mehr haben
- Bereinigen Sie ehemalige Mieterakten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
- Entfernen Sie Daten abgelehnter Mietbewerber nach Abschluss des Auswahlverfahrens
- Räumen Sie Ihr CRM auf - Kontakte, zu denen Sie keine Beziehung mehr haben
Schritt 3: Erstellen Sie Ihre Dokumente
- Datenschutzerklärung für Ihre Website und Ihr Büro
- Verarbeitungsverzeichnis mit allen Verarbeitungstätigkeiten
- Auftragsverarbeitungsverträge mit Ihrem CRM-Anbieter, Steuerberater und IT-Partner
- Aufbewahrungsrichtlinie pro Aktentyp
- Mieterinformation darüber, welche Daten Sie erheben und warum
Schritt 4: Schulen Sie Ihr Team und pflegen Sie die Compliance
Mitarbeiter, die Mieterakten verwalten, müssen wissen, welche Daten sie erheben dürfen, wie lange sie diese aufbewahren und wie sie auf Auskunftsersuchen reagieren. Planen Sie eine jährliche Auffrischung und verbinden Sie diese mit der Aktenbereinigung.
GDPRWise hilft Immobilienprofis, ihre Verarbeitungen zu dokumentieren und die richtigen Dokumente zu erstellen.