Sensible Daten als tägliches Geschäft
Anwälte und Rechtsberater verarbeiten von Natur aus hochsensible personenbezogene Daten. Strafakten, medizinische Gutachten bei Personenschaden, Finanzdaten bei Insolvenzverfahren, Familiendetails bei Scheidungen - es ist der Kern Ihrer Arbeit.
Das macht DSGVO-Compliance nicht optional. Es ist ein grundlegender Bestandteil der Sorgfaltspflicht, die Sie als Jurist bereits haben.
Schritt 1: Erfassen Sie Ihre Verarbeitungen
Mandantenakten:
- Kontaktdaten von Mandanten und Gegenparteien
- Gerichtsunterlagen mit personenbezogenen Daten Dritter
- Finanzdaten (Inkasso, Insolvenz, Scheidung)
- Strafrechtliche Daten (bei Strafverfahren)
- Medizinische Daten (bei Personenschaden)
Kanzleiverwaltung:
- Personaldaten von Mitarbeitern und Referendaren
- Rechnungsstellung und Debitorenverwaltung
- Fremdgeldverwaltung
Digitale Mittel:
- Website mit Kontaktformular
- E-Mail-Kommunikation mit Mandanten
- Dokumentenmanagementsystem
Schritt 2: Verstärken Sie Ihre Aktensicherheit
Angesichts der Sensibilität der von Ihnen verarbeiteten Daten sind die Sicherheitsanforderungen höher:
- Verschlüsselung digitaler Akten und E-Mail-Kommunikation
- Physische Sicherheit von Papierakten in verschlossenen Räumen
- Strikte Zugangskontrolle - nur beteiligte Mitarbeiter haben Zugang zu einer Akte
- Sichere Kommunikation mit Mandanten (sichere Portale, verschlüsselte E-Mail)
- Vernichtung von Akten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
Schritt 3: Erstellen Sie Ihre Dokumente
- Datenschutzerklärung spezifisch für Ihre Kanzlei
- Verarbeitungsverzeichnis mit allen Verarbeitungstätigkeiten
- Auftragsverarbeitungsverträge mit IT-Dienstleistern, Cloud-Speicher, externem Sekretariat
- Aufbewahrungsrichtlinie pro Aktentyp (die Berufsordnung schreibt Mindestfristen vor)
- Datenpannen-Verfahren einschließlich der Rolle des Berufsgeheimnisses bei der Meldung
Schritt 4: Schulen Sie Ihr Team
Mitarbeiter, Sekretariate und Referendare müssen wissen, wie sie mit vertraulichen Daten umgehen. Das geht über das Berufsgeheimnis hinaus: Es umfasst auch digitale Hygiene, Clean-Desk-Richtlinien und das Erkennen von Phishing-Versuchen.
GDPRWise hilft Juristen beim Aufbau ihrer DSGVO-Dokumentation. Inklusive Verarbeitungsverzeichnis und Auftragsverarbeitungsverträge.