La plupart des employeurs finissent par rédiger une notice de confidentialité pour les candidats. Beaucoup moins la font parvenir au candidat au bon moment, et c’est précisément là que le RGPD est précis.
Cet article traite du quand et du comment informer les candidats. Pour le contenu du document lui-même, voir ce que doit contenir une notice de confidentialité candidats.
Les données que vous collectez auprès du candidat
Lorsque le candidat vous transmet ses données directement, en remplissant votre formulaire, en envoyant son CV par courriel ou en postulant via votre page carrières, l’article 13 s’applique.
La règle est simple : l’information doit être fournie au moment où les données sont obtenues. Pas dans le courriel de refus, pas lorsque le candidat le demande.
En pratique, cela signifie que la notice de confidentialité candidats est accessible depuis le formulaire lui-même et visible avant que le candidat n’appuie sur envoyer.
Les données que vous recevez d’ailleurs
Lorsqu’un cabinet de recrutement, un site d’emploi, une plateforme professionnelle ou un apporteur vous transmet les données d’un candidat, c’est l’article 14 qui s’applique. Il fixe trois échéances, et la première qui survient est la vôtre :
| Événement déclencheur | Échéance |
|---|---|
| Réception des données | Dans un délai raisonnable, au plus tard un mois |
| Première communication avec le candidat | Au plus tard lors de cette première communication |
| Première communication à un autre destinataire | Au plus tard lors de cette première communication |
Le délai d’un mois est la limite extérieure. Ce n’est pas un délai de grâce, et en recrutement ce n’est presque jamais l’échéance réellement applicable, car vous contactez le candidat ou transmettez son dossier bien avant qu’un mois ne s’écoule.
À quoi cela ressemble en pratique
Un cabinet vous envoie trois CV le lundi. Le mercredi, vous écrivez à l’un de ces candidats pour l’inviter à un entretien.
Ce courriel du mercredi constitue votre première communication. L’information doit parvenir au candidat avec ce courriel ou avant, et non dans le mois qui suit le lundi. Concrètement : insérez le lien dans l’invitation, ou envoyez la notice séparément au préalable.
Supposons maintenant que le mardi, avant tout contact, vous transmettiez les trois CV à un responsable du recrutement d’une société sœur agissant comme responsable du traitement distinct. Il s’agit d’une communication à un autre destinataire, et elle avance votre échéance au mardi pour les trois candidats, y compris les deux que vous ne contacterez jamais.
La règle exploitable pour une équipe de recrutement : informez le candidat dès que son dossier entre dans votre système, et vous n’aurez jamais à déterminer quel déclencheur est survenu en premier.
Les exceptions sont plus étroites qu’il n’y paraît
L’article 14, paragraphe 5 lève l’obligation lorsque le candidat dispose déjà de l’information, lorsque sa fourniture se révèle impossible ou exigerait des efforts disproportionnés, ou lorsque l’obtention ou la communication est prévue par la loi.
Ne vous appuyez pas sur l’effort disproportionné. Vous disposez des coordonnées du candidat, vous comptez les utiliser, et envoyer un lien ne coûte rien. Lorsque le cabinet a réellement déjà communiqué votre identité et vos finalités au candidat, documentez-le plutôt que de le supposer.
Et si un cabinet vous envoie le CV ?
La notice du cabinet ne vous décharge pas de votre obligation.
Le cabinet explique ce que lui fait des données. Vous êtes responsable d’expliquer ce que votre organisation en fait dès lors que vous agissez en qualité de responsable du traitement.
Réglez deux points dans votre accord avec le cabinet :
- Qui est responsable de quel traitement, et si une partie de celui-ci fait de vous des responsables conjoints
- Si le cabinet remettra votre notice aux candidats pour votre compte, et comment vous en conservez la preuve
Si le cabinet traite les données sur vos instructions plutôt que pour ses propres finalités, votre accord de sous-traitance doit le refléter.
Comment transmettre l’information
L’obligation consiste à fournir l’information, pas à la placer là où elle pourrait théoriquement être trouvée.
Ce qui fonctionne :
- Un lien sur le formulaire de candidature et la page de l’offre, visible avant l’envoi
- Un lien dans l’accusé de réception automatique de votre système de suivi
- Un lien dans l’invitation à l’entretien, qui couvre du même coup le déclencheur de l’article 14
- Une notice à plusieurs niveaux : un résumé court avec l’essentiel, renvoyant au document complet
Ce qui ne fonctionne pas : une politique générale rédigée pour les clients, une notice accessible uniquement via le pied de page et trois clics supplémentaires, ou un PDF envoyé après la procédure.
Quelle que soit la voie d’entrée des candidats, l’information reçue doit être la même. Examinez ensemble votre page de candidature, vos modèles de courriels, votre plateforme et vos accords avec les cabinets.
Rendez-la lisible
Une notice de confidentialité candidats ne gagne rien à ressembler à un texte de loi.
Les candidats doivent pouvoir établir sans seconde lecture ce que vous utilisez, pourquoi, qui le reçoit, combien de temps vous le conservez et quels droits ils ont. Un langage clair et une structure logique servent davantage votre conformité que la longueur.
Soyez précis sur l’IA
Dès lors que des systèmes automatisés interviennent dans votre sélection, la transparence cesse d’être une formalité.
Les articles 13, paragraphe 2, f) et 14, paragraphe 2, g) exigent des informations utiles sur la logique sous-jacente, ainsi que sur l’importance et les conséquences prévues, lorsqu’il existe une décision automatisée au sens de l’article 22. Même lorsque le système n’y parvient pas, dites aux candidats ce qu’il fait. Un outil de présélection qu’un candidat découvre après son refus est une plainte en préparation.
Les candidats qui deviennent salariés
L’information fournie pendant le recrutement explique la procédure de candidature. Dès l’embauche, vous traitez nettement plus de données, à d’autres fins.
Gardez-les distinctes. Une politique de confidentialité pour le personnel couvre la relation de travail, et la notice candidats reste centrée sur le recrutement. Les nouveaux arrivants doivent recevoir cette politique au début de leur contrat, et non rester avec la notice de recrutement.
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