Veilig omgaan met gegevens

Goede accounts en up-to-date systemen helpen alleen als je ook in je dagelijkse acties zorgvuldig bent: hoe je iets deelt, wat er op je bureau ligt, wat er nog ergens in een mailbox staat, en welke afspraken er bij jullie gelden.

Het juiste kanaal voor het juiste bericht

Een snel berichtje is makkelijk, maar niet elk kanaal is geschikt voor persoonsgegevens. Vuistregel: hoe gevoeliger de informatie, hoe beter je het kanaal kiest.

• WhatsApp en sms zijn handig voor afspraken, maar geen werktool voor klant- of personeelsgegevens. Berichten staan vaak ook op privé-toestellen van collega’s, blijven jarenlang in iemands chatgeschiedenis, en de scheiding tussen werk en privé vervaagt.
• Persoonlijke e-mail (gmail, hotmail) gebruik je nooit voor werk-gegevens. Gebruik altijd je bedrijfsmail.
• Werk-e-mail is meestal goed genoeg, maar wees voorzichtig met het plaatsen van meerdere name in het TO en CC veld. Gebruik BCC bij mailings naar meerdere klanten om hun privacy te beschermen.
• Zakelijke samenwerkingstools (Microsoft Teams, Google Workspace, een gedeelde map) zijn meestal het veiligst, omdat toegang en logging preofessioneel is ingericht.
• Heel gevoelige gegevens (medisch, financieel, personeelsdossiers, kopie van een identiteitskaart) horen in een tool die er specifiek voor gebouwd én door je organisatie goedgekeurd is. Denk aan een HR-systeem, een klant- of dossier-portaal, of een afgeschermde document-tool (Box, Tresorit, ShareFile, een eigen vault). Niet een “tijdelijke map” of een ad-hoc oplossing. Twijfel je welk kanaal hoort bij welke gegevens? Vraag het na, dat is geen overkill maar professionalisme.

Papier vergeten we vaak, maar het telt mee

Een datalek begint niet altijd in een systeem. Een dossier dat openligt, een afdruk in de printer, een notitie in de prullenbak: allemaal even zichtbaar voor wie er toevallig langsloopt.

• Clean desk: ruim dossiers met persoonsgegevens op als je je werkplek verlaat. Berg gevoelige stukken op in een afgesloten kast of lade.
• Vergrendel je scherm zodra je opstaat. Eén toetscombinatie volstaat (Windows-toets + L op Windows, Control + Command + Q op Mac).
• Print bewust: haal je afdrukken meteen op. Een vergeten afdruk in een gedeelde printer is een datalek in wording.
• Vernietigen: oude documenten met persoonsgegevens gaan door de papierversnipperaar, niet zomaar in de papierbak.

Niet langer bewaren dan nodig

Een van de pijlers van de GDPR is dat je persoonsgegevens niet langer bewaart dan nodig voor het doel waarvoor je ze verzamelde. Wat je nog hebt, kan ook nog lekken.

In de praktijk:

• Sollicitanten die je niet aanwerft: na een redelijke termijn (vaak 2 jaar bij toestemming) verwijderen.
• Klantgegevens: bewaar zolang de relatie loopt en zolang fiscale of wettelijke termijnen vragen (boekhouding 7 jaar), daarna opruimen.
• Werknemersdossiers: volgens de wettelijke bewaartermijn na uitdiensttreding.
• Tijdelijke bestanden in je downloads, op je bureaublad, in je mailbox: regelmatig opruimen, ook al lijken ze onbelangrijk.

De gedragscode, jullie spelregels

Veel organisaties hebben een gedragscodeinfo Gedragscode privacy Een interne richtlijn die afspraken bundelt over hoe medewerkers met persoonsgegevens omgaan: welke kanalen gebruiken, welke gegevens je deelt en met wie, wat te doen bij een incident. Het is geen wettelijke verplichting, maar wel een sterke manier om verwachtingen helder te maken en consistent gedrag aan te moedigen. of een privacy-charter dat de afspraken bundelt: welke tools mag je gebruiken, welke gegevens deel je met wie, en wat doe je bij een incident.

• Lees hem minstens één keer door als je in dienst komt of als hij wordt herzien.
• Bij twijfel telt hij als jouw houvast: hij beschrijft wat van jou verwacht wordt.
• Heeft jouw organisatie er geen? Dan kan dit een goed moment zijn om het thema op tafel te leggen.

Een klantadres via WhatsApp?

Even snel een koffie

Wat je onthoudt uit module 4

Module 4 voltooid 🎉

Goed bezig. Je weet hoe je gegevens veilig deelt, papier respecteert en niet meer bewaart dan nodig. In module 5 sluiten we af met wat je doet als het toch misgaat: een datalek herkennen en snel melden.