Een mobiele ploeg plannen vereist niet vanzelfsprekend de hele dag live locatie. De GDPR (in Nederland ook AVG genoemd) vraagt dat je controle afstemt op je concrete behoefte.
Waarom vallen ook live locatiegegevens onder de GDPR?
Ook live raadplegen zonder opslag is een verwerking van persoonsgegevens als je de locatie aan een herkenbare werknemer kunt koppelen. Kies bewust tussen een statusmelding, een eenmalige locatie en doorlopende locatiegegevens.
Wanneer kan locatiecontrole gerechtvaardigd zijn?
Voor een private werkgever kan gerechtvaardigd belang, artikel 6(1)(f) GDPR, een rechtsgrond bieden. Je moet vooraf drie vragen beantwoorden:
- Welk belang? Benoem je concrete behoefte: dringende opdrachten, een aantoonbaar veiligheidsrisico of prestatiecontrole. Louter nieuwsgierigheid volstaat niet.
- Is locatie noodzakelijk? Vergelijk met planning, telefonisch overleg of registratie per opdracht.
- Weegt jouw belang op tegen de impact? Beoordeel frequentie, nauwkeurigheid, duur, toegang en afscherming van privémomenten.
Documenteer de afweging. Beperken tot werkuren volstaat niet; er bestaat geen algemeen toegestane controlefrequentie.
Waarom is toestemming meestal geen oplossing?
Volgens de EDPB kan een werknemer vaak niet vrij weigeren. Toestemming is daarom doorgaans ongeschikt voor controle. Zelf de locatiedeling starten bewijst geen vrije keuze; een handtekening voor ontvangst van je beleid is geen toestemming.
Wat maakt een privételefoon of chatapp extra gevoelig?
Een privételefoon gaat ook mee tijdens privémomenten. De Belgische GBA waarschuwt daarom voor geolokalisatie bij privétoestellen.
Een personeelsgroep kan onnodige ontvangers toegang geven. Volgens het WhatsApp Help Center blijft bovendien de laatst bijgewerkte locatie raadpleegbaar via het locatiebericht na het stoppen. Dat is geen volledige routehistoriek, maar stoppen wist niet alle informatie.
Voorzie bij voorkeur een werkmiddel of alternatief zonder privételefoon. Ook een werktelefoon of professionele app maakt overmatige controle niet rechtmatig.
Wat leren de beslissingen van de Belgische GBA?
In beslissing 61/2025 van 25 maart 2025 aanvaardde de GBA gerechtvaardigd belang voor bepaalde locatieverwerkingen bij buitendiensttechnici. De noodzakelijke gegevens en de beperkte toegang tijdens werkelijke werkuren speelden mee. Toch stelde zij inbreuken vast: de daadwerkelijke arbeidscontrole was onvoldoende aangekondigd en de informatie over de verwerking schoot tekort.
De GBA bekritiseerde ook voortdurende registratie door de leverancier. Zij stelde op dat punt geen inbreuk vast wegens onvoldoende zicht op de feitelijke registratie. Je moet dus zowel de verzameling als de raadpleging begrenzen. Alleen beloven dat je niet voortdurend kijkt, is onvoldoende.
In beslissing 15/2023 van 21 februari 2023 benadrukte de GBA onder meer professionele verplaatsingen binnen werktijd, noodzakelijke gegevens, beperkte toegang en raadpleging bij een concrete aanleiding. Dat dossier betrof gemeentelijke dienstwagens en een mogelijke rechtsgrond van algemeen belang. Een private werkgever kan die rechtsgrond niet zomaar overnemen.
Beide dossiers betroffen voertuigen. Ze geven geen algemene goedkeuring voor live volgen via privételefoons. De algemene GBA-richtlijn beschouwt permanente controle met systematische uitlezing in beginsel als disproportioneel.
Welke minder ingrijpende oplossing kun je onderzoeken?
Begin bij de informatie die je voor je werkelijke doel nodig hebt:
| Je wilt weten | Onderzoek eerst |
|---|---|
| Is een opdracht gestart of afgerond? | Een aankomst- en afrondingsmelding met het opdrachtnummer. |
| Hoeveel tijd is aan een opdracht besteed? | Een begin- en eindregistratie, met een mogelijkheid om fouten toe te lichten. |
| Wie kan een dringende opdracht opnemen? | Beschikbaarheid, de werkplanning en zo nodig een eenmalige actuele locatie. |
| Hoe bescherm je iemand die alleen werkt? | Een afgesproken contactmoment of alarmfunctie; locatie delen alleen voor zover het concrete risico dat vereist. |
Ook deze alternatieven moeten noodzakelijk zijn. Voorkom dat een aankomstmelding ongemerkt voortdurende achtergrondregistratie activeert.
Hoe voer je een proportionele werkwijze in?
1. Beschrijf doel en gebruik. Maak expliciet of je gegevens gebruikt voor planning, facturatie, veiligheid of prestatiecontrole. Noem iets niet uitsluitend “planning” als je er ook werktijden mee controleert. Een later ander gebruik vereist opnieuw beoordeling en voorafgaande informatie.
2. Beperk de registratie technisch. Kies de nodige momenten en nauwkeurigheid. Zorg dat pauzes, privéverplaatsingen en perioden buiten het relevante werk niet worden gevolgd. Test ook wat de leverancier op de achtergrond verzamelt. Een mogelijkheid voor de werknemer om zelf uit te schakelen helpt; maak hem niet als enige verantwoordelijk voor correcte instellingen.
3. Beperk toegang en beveilig de gegevens. Wijs aan wie de informatie voor zijn taak nodig heeft. Gebruik persoonlijke accounts, beveilig de toegang en voorkom onnodige verspreiding in groepschats. Beoordeel de leverancier en sluit waar vereist een verwerkersovereenkomst.
4. Bepaal concrete bewaartermijnen. Bewaar een actuele locatie niet automatisch even lang als de urenregistratie. Er bestaat geen algemene standaardtermijn voor alle locatiegegevens. Leg per doel vast wanneer je verwijdert, regel ook kopieën en back-ups en controleer de uitvoering. Een concrete betwisting kan bewaring van relevante gegevens rechtvaardigen, geen onbeperkt archief van alle verplaatsingen.
5. Informeer en overleg vooraf. Leg in begrijpelijke taal uit wie verantwoordelijk is, wat je verzamelt, waarom, op welke rechtsgrond, wie toegang krijgt, hoelang je bewaart en welke rechten werknemers hebben. Vermeld eventuele doorgiften buiten de EER en de bijbehorende waarborgen. Volg de toepasselijke nationale regels voor werknemersoverleg en arbeidsreglementen. Een algemene zin dat “GPS-controle mogelijk is” volstaat niet.
6. Regel vragen en bezwaar. Bij gerechtvaardigd belang kan een werknemer wegens zijn specifieke situatie bezwaar maken. Beoordeel dat individueel volgens artikel 21 GDPR. Je moet de verwerking staken, tenzij je de vereiste dwingende gerechtvaardigde gronden of noodzaak voor rechtsvorderingen kunt aantonen. Voorzie ook een manier om onjuiste gegevens te corrigeren.
7. Documenteer en evalueer. Neem de structurele verwerking op in je verwerkingsregister. Beoordeel vóór de start of een DPIA verplicht is. Dat is het geval bij een waarschijnlijk hoog risico of wanneer je verwerking op een verplichte lijst staat. De Belgische lijst vermeldt onder meer systematische verwerking van locatiegegevens die niet strikt noodzakelijk is voor een door de betrokkene gevraagde dienst. Valt jouw systeem daaronder, voer dan vooraf een DPIA uit, ook bij een klein team. Controleer na invoering of de gegevens nog nodig zijn en of uitschakelen en verwijderen werken.
Wat als aanwezigheidsregistratie wettelijk verplicht is?
Onderzoek precies welke registratie de wet vraagt. In België kan Check In and Out at Work gelden voor bepaalde schoonmaakactiviteiten, waaronder ruitenreiniging, afhankelijk van de toepasselijke voorwaarden en drempels. De registratie betreft begin, einde en rustpauzes. Zo’n verplichting rechtvaardigt op zichzelf geen doorlopend live toezicht door de werkgever.
Wat doe je als iedereen nu al de hele dag live deelt?
Schort een niet te verantwoorden algemene instructie op. Inventariseer ontvangers en opgeslagen gegevens; bepaal wat je rechtmatig moet bewaren of verwijderen. Regel de beoordeling, instellingen en personeelsinformatie voordat je een beperktere werkwijze invoert.
Wat leg je vast in je GDPRWise-dossier?
Gebruik je locatiegegevens van medewerkers, voeg dan in Mijn Personeel Dossier → Processen het staff process Employee geolocation during working hours toe, zo nodig via Meer processen…. Volg de schermhulp voor personeelsprocessen.
- Algemeen: stem beschrijving en doel af op je eigen werkwijze en doel, bijvoorbeeld een eenmalige locatie voor een dringende interventie. Controleer de rechtsgrond; leg bij gerechtvaardigd belang je afweging vast. Wijkt je werkwijze te sterk af van ons standaardproces voor geolocatie, maak dan via Meer processen… je eigen proces aan.
- Data items: selecteer alleen noodzakelijke gegevens, bijvoorbeeld identificatie van de werknemer, locatie en tijdstip. Verwijder overbodige suggesties en klik op Bevestig Data items. Laat registratie en werkelijke gegevensverwerking overeenstemmen.
- Afspraken: wijzig het proces en leg met Voeg notitie toe de gemaakte afspraken vast: je beoordeling van tools en maatregelen, de frequentie, wie toegang heeft en andere afspraken die de privacy van je medewerkers beschermen, zoals nauwkeurigheid, bewaartermijn en uitschakeling tijdens privémomenten. Stel ook de locatie-app volgens die afspraken in.
- Systemen en documenten: vermeld de gebruikte app onder Systemen en controleer onder GDPR Documenten het personeelsregister en de privacyverklaring voor personeel. Het proces toevoegen vervangt de noodzakelijkheidstoets en eventuele DPIA niet.
Breng met GDPRWise je privacyverplichtingen in kaart en ontdek welke afspraken en documenten je organisatie nodig heeft.